Handel, zamówienia i serwis v2.105.3

Kompleksowy moduł zarządzania zamówieniami — zarówno zamówieniami od klientów (ZK) jak i zamówieniami do dostawców (ZD). Dostępny w pakiecie MAX.

Typy dokumentów:

• ZK — Zamówienia od Klientów — przyjmowanie zamówień sprzedażowych z automatyczną numeracją i śledzeniem statusu
• ZD — Zamówienia do Dostawców — składanie zamówień zakupowych do kontrahentów-dostawców

Workflow i statusy:

• 5 stanów: Robocze → Potwierdzone → W Realizacji → Zrealizowane → Anulowane
• Płynne przejścia między statusami — do przodu i wstecz
• Tylko zamówienia Robocze można usunąć; Anulowane są terminalnym stanem

Realizacja dokumentów:

• ZK → Faktura VAT, Paragon, Faktura bez VAT, Marża, Promo, WZ (Wydanie Zewnętrzne)
• ZD → Faktura Zakupu, PZ (Przyjęcie Zewnętrzne)
• Automatyczne przepisanie pozycji i ilości; pełna realizacja ustawia status na Zrealizowane
• Numer zamówienia widoczny na wygenerowanym dokumencie

Magazyn i rezerwacje:

• Dynamiczne rezerwacje magazynowe — obliczane na bieżąco z otwartych zamówień (statusy Potwierdzone i W Realizacji)
• Widok Asortyment zamówiony — przegląd pozycji na aktywnych zamówieniach
• Widok Towary wyczerpujące się — wykrywa braki i umożliwia jednym kliknięciem utworzenie ZD do dostawcy
• Obsługa wielu magazynów

PDF, email i przypomnienia:

• Generowanie PDF zamówienia z własnym szablonem (mPDF)
• Wysyłka zamówienia emailem do kontrahenta
• Automatyczne przypomnienia email przed terminem realizacji (1, 3 lub 7 dni wcześniej)
• Deduplikacja przypomnień — każde wysyłane tylko raz

Operacje masowe i eksport:

• Masowa zmiana statusów, masowy PDF, masowy email, masowe usuwanie
• Eksport listy zamówień do CSV i Excel (XLS)
• Masowa realizacja zamówień

Pola własne:

• Definiowanie własnych pól dodatkowych per zamówienie (JSON)
• Alfanumeryczne klucze, wartości tekstowe — rozszerzenie danych bez zmian w bazie

Pełny moduł ofert handlowych z kanban'em w stylu pipeline'u sprzedażowego. Dostępny w pakiecie MAX.

Pipeline 5 etapów (Kanban drag-and-drop):

• Robocza — oferta w przygotowaniu, jeszcze nie wysłana do klienta
• Wysłana — przesłana do klienta (PDF mailem), czekamy na reakcję
• Negocjacje — klient odpowiedział, trwają ustalenia warunków
• Zaakceptowana — klient zatwierdził, gotowa do konwersji na zamówienie
• Odrzucona / Anulowana — terminalny stan, oferta nie doszła do skutku
• Drag-and-drop między kolumnami z automatyczną zmianą statusu (Sortable.js)

Workflow akceptacji:

• Wysyłka oferty mailem do klienta z linkiem do akceptacji online
• Klient klika "Akceptuję" → status automatycznie zmienia się na Zaakceptowana
• Powiadomienie e-mail do opiekuna handlowca (handlowca przypisanego do oferty)
• Historia komunikacji: kto, kiedy zmienił status, kto akceptował

Załączniki z wersjonowaniem:

• Załączniki do oferty (specyfikacja techniczna, projekt, cennik, zdjęcia produktu)
• Wersjonowanie — kolejne wersje załącznika zachowują historię (v1, v2, v3...)
• Pobieranie konkretnej wersji lub najnowszej

Konwersja na zamówienie:

• Jednym kliknięciem oferta zaakceptowana → Zamówienie ZK od klienta
• Automatyczne przepisanie: kontrahent, pozycje, ceny, terminy
• Powiązanie zwrotne — w zamówieniu widać numer oferty źródłowej
• Status oferty po konwersji: Zrealizowana (źródło zamówienia ZK)

Kreator oferty:

• Wybór kontrahenta z bazy CRM, automatyczne uzupełnienie adresu
• Pozycje z magazynu (towary i usługi) z aktualnymi cenami
• Daty wystawienia i ważności oferty (domyślnie +30 dni)
• Opiekun handlowca (przypisanie do konkretnego pracownika)
• Pole "Uwagi" na warunki specjalne, rabat, terminy płatności

Moduł prowadzi całe zlecenie naprawy — od przyjęcia sprzętu od klienta, przez diagnozę i wymianę części, aż po wydanie i fakturę. Dostępny w pakiecie MAX.

Bez modułu Serwis naprawę da się zafakturować tylko jako zwykłą pozycję „usługa" na fakturze — ginie wtedy to, co przy naprawie najważniejsze: co było zepsute, kto to naprawiał, jakie części poszły i czy sprzęt był na gwarancji.

Przyjęcie zlecenia:

• Klient z bazy kontrahentów lub wpisany ręcznie
• Urządzenie z kartoteki albo opis ręczny + numer seryjny
• Opis usterki, diagnoza, wykonane czynności
• Uwagi wewnętrzne — niewidoczne dla klienta, nie trafiają na protokół
• Serwisant (pracownik z modułu Kadry), priorytet, termin realizacji
• Znacznik naprawy gwarancyjnej (bezpłatnej)
• Numeracja automatyczna: ZS numer/rok, osobna na każdy rok

Statusy naprawy (7 etapów):

• Nowe → Diagnoza → Oczekiwanie na części → W naprawie → Gotowe → Wydane
• Anulowane — stan końcowy dla zleceń odrzuconych
• Statusy robocze można zmieniać w dowolnej kolejności (korekta pomyłki)
• Historia statusów — kto, kiedy i z jakim komentarzem zmienił status

Części z magazynu i robocizna:

• Części wybierane z asortymentu (cena i VAT z kartoteki towaru)
• Robocizna rozliczana w godzinach, wpisywana ręcznie
• Przejście w status Gotowe tworzy dokument WZ i zdejmuje części ze stanu magazynowego
• Operacja jest jednorazowa — powrót do „W naprawie" i ponowne zamknięcie nie zdejmie stanu drugi raz
• Synchronizacja stanów do sklepów (WooCommerce, Shopify), jeśli są podłączone

Protokół serwisowy:

• Wydruk dla klienta: dane stron, urządzenie, usterka, diagnoza, wykonane czynności
• Rozdzielone tabele użytych części i robocizny
• Miejsce na podpis serwisanta i klienta (odbiór sprzętu)
• Przy naprawie gwarancyjnej pozycja „Do zapłaty" pokazuje 0,00

Faktura ze zlecenia:

• Jednym kliknięciem: Faktura VAT, faktura uproszczona / rachunek lub paragon
• Wszystkie pozycje (części + robocizna) przepisywane automatycznie — bez ponownego wpisywania
• W uwagach dokumentu numer zlecenia i opis usterki
• Zabezpieczenia: zlecenie można rozliczyć tylko raz, naprawy gwarancyjnej nie da się zafakturować

Kartoteka urządzeń i historia napraw:

• Sprzęt klientów: producent, model, numer seryjny, numer rejestracyjny (serwisy pojazdów)
• Data zakupu i koniec gwarancji — aktywna gwarancja oznaczona etykietą na liście
• Karta urządzenia z historią wszystkich napraw tego egzemplarza, licznikiem i łączną kwotą
• Przy kolejnej wizycie klienta od razu widać, co już było naprawiane

Zgłoszenia zwrotu, reklamacji i wymiany od klienta oraz zwroty do dostawcy — cały proces od zgłoszenia do zamknięcia sprawy.

• Zgłoszenie z faktury jednym kliknięciem — pozycje wczytują się same, zmniejszasz ilości do faktycznie zwracanych
• Statusy: Zgłoszony → Przyjęty / wydany magazynowo → Rozpatrzony → Zamknięty; reklamację można rozpatrzyć bez przyjmowania towaru
• Przyjęcie towaru wystawia dokument magazynowy ZW (od klienta) lub RZ (do dostawcy)
• Decyzja (uznana / odrzucona / częściowo), sposób załatwienia (zwrot pieniędzy, wymiana, naprawa, obniżka), protokół PDF dla klienta
• Korekta faktury z karty zgłoszenia; termin 14 dni dla reklamacji z podświetleniem przeterminowanych

Polityka cenowa B2B, z której korzysta faktura, zamówienie, oferta i panel B2B. Program bierze pierwszą pasującą regułę:

1. Cena indywidualna kontrahenta na towar (opcjonalnie z okresem od–do)
2. Promocja czasowa: rabat % na cały asortyment, grupę towarów albo jeden towar
3. Próg ilościowy z kartoteki: od ilości X cena netto albo rabat %
4. Poziom cen kontrahenta (detal / hurt / specjalna) + rabat grupy cenowej lub rabat kontrahenta

Dymek przy cenie netto pokazuje, skąd wzięła się cena (np. „Promocja: Wyprzedaż (10%)"); zmiana ilości przelicza próg.

• Adresy dostaw kontrahenta (wiele, z paczkomatem) i osobny adres dostawy na zamówieniu ZK
• Przesyłka z zamówienia, faktury albo zwrotu — odbiorca, pobranie i zawartość podpowiadają się same
• Nadanie ręczne dla każdego kuriera: numer listu → link do śledzenia i etykieta adresowa A6
• Nadanie przez API: InPost ShipX (Paczkomat 24/7, kurier) i Apaczka (DPD, DHL, UPS, GLS, FedEx, Pocztex) — etykieta PDF od brokera, status odświeżany automatycznie
• Kilka paczek w przesyłce, waga/wymiary lub gabaryt A/B/C, pobranie (COD), ubezpieczenie; statusy od „nadana" do „dostarczona"

Osobny panel dla Twoich klientów hurtowych pod /panel/b2b — logowanie e-mailem i hasłem, bez dostępu do Twojego panelu.

• Katalog z cenami klienta (ceny indywidualne, promocje, progi, poziom cen, rabat) i dostępnością „dostępny / na zamówienie"
• Koszyk i zamówienie z datą realizacji i adresem dostawy — trafia do Ciebie jako ZK „Robocze" ze znacznikiem Panel B2B, z powiadomieniem e-mail
• Status zamówień i przesyłek (numer listu z linkiem śledzenia)
• Faktury na NIP klienta z wpłatami z rozrachunków, saldo „do zapłaty" i „po terminie", PDF do pobrania
• Włączenie dostępu z karty kontrahenta (link aktywacyjny 7 dni), ustawienia: komunikat, minimalna wartość zamówienia, termin realizacji; limit kredytowy blokuje zamówienie

Program analizuje historię i sam wskazuje kontrahentów, którym wystawiasz faktury regularnie co miesiąc — w zbliżonym dniu, przez co najmniej trzy miesiące.

Jednym kliknięciem zamieniasz taką sugestię we wzorzec cykliczny: kolejne faktury powstają automatycznie. Odrzucona podpowiedź nie wraca.