Zwolnienie chorego pracownika – co wolno pracodawcy w 2026?

Źródło: Vitaly Gariev na Unsplash

Spis treści

• Czy pracodawca może zwolnić chorego pracownika?
• Kiedy częsta absencja uzasadnia wypowiedzenie?
• Jak prawidłowo przeprowadzić zwolnienie?
• Ochrona pracownika – co ogranicza pracodawcę?
• Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
• FAQ

---

Czy pracodawca może zwolnić chorego pracownika?

Temat zwalniania pracowników, którzy często przebywają na zwolnieniach lekarskich, budzi wiele emocji po obu stronach. Przedsiębiorcy czują się bezradni, gdy absencja chorobowa dezorganizuje pracę całego zespołu, generuje dodatkowe koszty i uniemożliwia realizację planów biznesowych. Z drugiej strony pracownicy obawiają się, że choroba stanie się przyczyną utraty zatrudnienia.

W 2026 roku sytuacja prawna jest jednoznaczna – polskie sądy pracy wielokrotnie potwierdzały, że celem stosunku pracy nie jest zapewnienie pracownikowi stałego źródła utrzymania niezależnie od jego dyspozycyjności. Pracodawca ma prawo oczekiwać, że pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki. Jeśli jednak ktoś bardzo często choruje i przez to nie może rzetelnie wywiązywać się ze swojej roli – pracodawca może podjąć kroki zmierzające do rozwiązania umowy.

Brzmi surowo? Niekoniecznie. Przepisy wyznaczają bardzo konkretne granice tej możliwości i bezwzględnie trzeba je znać, zanim podejmie się jakiekolwiek działanie. Błąd formalny może kosztować pracodawcę wypłatę odszkodowania lub nawet przywrócenie pracownika do pracy.

Kiedy częsta absencja uzasadnia wypowiedzenie?

Długotrwała choroba a częste krótkie zwolnienia – ważna różnica

Prawo pracy w Polsce rozróżnia dwa zupełnie różne scenariusze i stosuje do nich odmienne zasady. Jako pracodawca musisz wiedzieć, z którą sytuacją masz do czynienia.

Scenariusz 1 – długotrwała, ciągła choroba. Jeśli pracownik choruje nieprzerwanie przez bardzo długi czas, Kodeks pracy (art. 53) daje pracodawcy prawo do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia – ale dopiero po upływie określonych terminów ochronnych. W 2026 roku obowiązują następujące limity:

• 3 miesiące ochrony – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• łączny okres zasiłkowy (zazwyczaj 182 dni, a przy gruźlicy lub ciąży – 270 dni) plus ewentualny czas pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy lub choroba była wynikiem wypadku przy pracy.

Dopiero po przekroczeniu tych limitów, i tylko wtedy gdy pracownik nadal nie stawia się do pracy, możliwe jest rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Scenariusz 2 – częste, krótkie zwolnienia. To sytuacja trudniejsza dla pracodawcy, ale też przez sądy lepiej “rozumiana” z perspektywy interesów firmy. Chodzi o pracownika, który regularnie – co kilka tygodni – bierze kilkudniowe lub kilkunastodniowe zwolnienie. Każde L4 jest krótkie, więc żaden limit ochronny formalnie nie mija, ale pracownik faktycznie nie jest dyspozycyjny przez znaczną część roku.

W takim przypadku pracodawca może wręczyć zwykłe wypowiedzenie umowy o pracę, powołując się na brak dyspozycyjności pracownika jako uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia.

Co mówią sądy w 2026 roku?

Linia orzecznicza polskich sądów pracy jest w tej kwestii spójna i trwała. Sądy potwierdzają, że:

• dezorganizacja pracy spowodowana częstymi nieobecnościami jest uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia,
• konieczność stałego zastępowania pracownika generuje realne koszty i może być uznana za argument przemawiający za rozwiązaniem umowy,
• pracodawca nie musi czekać aż pracownik “przekroczy” jakiś limit – jeśli absencja realnie zaburza funkcjonowanie firmy, może działać,
• sama choroba nie chroni automatycznie przed wypowiedzeniem – ochrona dotyczy okresu, kiedy pracownik przebywa na zwolnieniu w danej chwili.

Ten ostatni punkt jest szczególnie ważny: wypowiedzenie wręczone podczas zwolnienia lekarskiego jest nieważne. Pracodawca musi poczekać, aż pracownik wróci do pracy lub jego zwolnienie wygaśnie.

Jak prawidłowo przeprowadzić zwolnienie?

Sformułowanie przyczyny – klucz do sukcesu

Największy błąd, jaki popełniają pracodawcy, to zbyt ogólne lub nieprecyzyjne sformułowanie przyczyny wypowiedzenia. Napisanie po prostu “częste nieobecności” to za mało. Sąd będzie wymagał konkretu.

Dobra przyczyna wypowiedzenia powinna zawierać:

• konkretne daty i okresy absencji – np. “pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim łącznie przez X dni w ciągu ostatnich 12 miesięcy, w tym w następujących okresach: …”
• opis wpływu na funkcjonowanie firmy – np. “powyższe nieobecności powodowały konieczność reorganizacji pracy działu, angażowania innych pracowników jako zastępstwo oraz opóźnienia w realizacji projektów”
• odniesienie do stanowiska pracy – szczególnie jeśli chodzi o stanowisko kluczowe lub wymagające specjalistycznej wiedzy

Pamiętaj: im bardziej konkretna i udokumentowana przyczyna, tym mniejsze ryzyko, że sąd uzna wypowiedzenie za bezpodstawne.

Dokumentacja – absolutna podstawa

Przed wręczeniem wypowiedzenia zadbaj o kompletną dokumentację. W 2026 roku, kiedy e-dokumentacja jest standardem, nie ma wymówki dla braków w papierach:

• Ewidencja czasu pracy – musi precyzyjnie odnotowywać każdą nieobecność wraz z jej przyczyną.
• Zestawienie absencji – przygotuj czytelne zestawienie wszystkich zwolnień z ostatnich 12 (a najlepiej 24) miesięcy.
• Korespondencja wewnętrzna – e-maile lub notatki służbowe dokumentujące problemy z zastępstwem i reorganizacją pracy.
• Zwolnienia lekarskie – kopie wszystkich ZUS ZLA lub ich odpowiedników przekazanych przez pracownika.

Dokumentacja to twoja tarcza obronna na wypadek odwołania pracownika do sądu pracy. Bez niej nawet słuszne merytorycznie wypowiedzenie może zostać podważone.

Procedura krok po kroku

Oto uproszczona lista czynności, które powinieneś wykonać jako pracodawca:

1. Sprawdź, czy pracownik aktualnie przebywa na zwolnieniu – jeśli tak, poczekaj z wręczeniem dokumentu.
2. Skompletuj dokumentację absencji za ostatni rok lub dwa lata.
3. Przygotuj pisemne wypowiedzenie z precyzyjną, konkretną przyczyną.
4. Skonsultuj treść z prawnikiem lub doświadczonym kadrowym – to inwestycja, która może zaoszczędzić znacznie więcej.
5. Sprawdź, czy pracownik nie podlega szczególnej ochronie (patrz następna sekcja).
6. Wręcz wypowiedzenie w czasie, gdy pracownik jest obecny w pracy.
7. Poinformuj pracownika o możliwości odwołania do sądu pracy (sąd rejonowy, wydział pracy, w terminie 21 dni).

Ochrona pracownika – co ogranicza pracodawcę?

Okresy i przypadki objęte ochroną

Nawet jeśli masz pełne prawo do rozwiązania umowy ze względu na absencję, istnieją kategorie pracowników i sytuacje, które całkowicie lub czasowo blokują tę możliwość. W 2026 roku bezwzględnie nie możesz wypowiedzieć umowy:

• pracownicy w trakcie urlopu – każdego rodzaju (wypoczynkowy, macierzyński, ojcowski, rodzicielski itp.)
• pracownice w ciąży – ochrona trwa przez cały okres ciąży i urlopu macierzyńskiego
• pracownicy w wieku przedemerytalnym – ochrona obejmuje 4 lata przed osiągnięciem wieku emerytalnego
• pracownicy na zwolnieniu lekarskim – w trakcie trwania zwolnienia nie możesz wręczyć wypowiedzenia (możesz natomiast przygotować je i doręczyć pierwszego dnia po powrocie)
• działacze związkowi – wymagana jest zgoda organizacji związkowej

Jeśli w twojej firmie działają związki zawodowe, masz też obowiązek konsultacji wypowiedzenia z organizacją związkową, zanim wręczysz dokument pracownikowi.

Uważaj na zarzut dyskryminacji

W praktyce sądowej coraz częściej pojawia się argument, że wypowiedzenie z powodu choroby stanowi dyskryminację ze względu na stan zdrowia. Sądy badają, czy pracodawca traktował podobnie innych pracowników w analogicznej sytuacji. Jeśli regularnie tolerujesz absencję jednych pracowników, a zwalniasz tylko jednego – narażasz się na taki zarzut.

Spójność i konsekwencja w polityce kadrowej to twoja najlepsza obrona.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Wprowadź jasną politykę absencji

Najlepszym zabezpieczeniem jest prewencja. Zanim sięgniesz po rozwiązanie umowy, warto wprowadzić w firmie jasne zasady dotyczące absencji. Dobrze skonstruowany regulamin pracy lub wewnętrzna polityka absencyjna powinny określać:

• sposób informowania o nieobecności (czas i formę),
• procedurę weryfikacji zwolnień,
• konsekwencje nadmiernej lub nieuzasadnionej absencji.

Pracownik, który od samego początku zna te zasady, nie może twierdzić, że działałeś wobec niego niespodziewanie.

Przeprowadzaj rozmowy wyjaśniające

Zanim wręczysz wypowiedzenie, rozważ rozmowę wyjaśniającą z pracownikiem. Takie rozmowy pełnią podwójną funkcję:

1. Mogą rozwiązać problem – pracownik może mieć trudną sytuację życiową, a odpowiednie wsparcie (elastyczny czas pracy, zmiana zakresu obowiązków) może poprawić sytuację.
2. Dokumentują twoją dobrą wolę – przed sądem możesz wykazać, że podejmowałeś próby rozwiązania problemu bez rozwiązywania umowy.

Każdą taką rozmowę warto udokumentować notatką służbową, podpisaną przez uczestników spotkania.

Policz realne koszty absencji

Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, ile faktycznie kosztuje ich nieobecność pracownika. W 2026 roku, przy rosnących kosztach zatrudnienia, warto to policzyć:

• wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni w roku (14 dni w przypadku pracowników po 50. roku życia) – płaci pracodawca,
• koszty zastępstwa – nadgodziny innych pracowników lub praca agencyjna,
• straty wydajności i opóźnienia w projektach,
• koszty rekrutacji i wdroż