Zrzuty ekranu
Karta kontrahenta — przegląd
Każdy kontrahent w bazie ma pełną kartę z chronologiczną historią wszystkich interakcji. To centralne miejsce, gdzie znajdziesz wszystko co dotyczy danej firmy/osoby.
Dostępność: Lista firm + podstawowe dane od pakietu Free. Pełne CRM (timeline, tagi, lejek, role) — pakiet MAX.
Dodawanie kontrahenta
Krok 1: Przejdź do listy firm
- Z menu wybierz CRM → Lista firm
- Kliknij + Dodaj firmę
Krok 2: Auto-pobranie z GUS
Wpisz NIP i kliknij Pobierz z GUS — system automatycznie wypełni:
- Nazwę firmy
- Adres (ulica, kod, miasto)
- REGON, KRS, formę prawną, PKD
- Status aktywny w VAT (biała lista MF)
Dla kontrahentów z UE: weryfikacja VAT-UE w VIES dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (WDT/WNT/OSS).
Krok 3: Dodaj BDO i EORI
Dla firm prowadzących gospodarkę odpadami (BDO) lub eksport poza UE (EORI):
- Pole Numer BDO (z rejestru BDO)
- Pole Numer EORI (z systemu EORI Komisji Europejskiej)
Te numery będą automatycznie dodawane do faktur dla tego kontrahenta.
Timeline aktywności
Chronologiczna oś wszystkich zdarzeń związanych z kontrahentem:
- Wystawione faktury — automatycznie z dokumentów sprzedażowych
- Zarejestrowane płatności — z KP i wyciągów bankowych
- Korespondencja — wysłane maile (mass-mailing, faktury, wezwania)
- Telefony — ręcznie dodawane notatki z rozmów
- Spotkania — terminy z kalendarza
- Notatki wewnętrzne — uwagi handlowca, ustalenia
Dodawanie aktywności ręcznej
- Otwórz kartę kontrahenta
- Tab Timeline → + Dodaj aktywność
- Wybierz typ (Notatka / Telefon / Spotkanie / E-mail)
- Wpisz datę, opis, opcjonalnie tag
- Zapisz — pojawi się w timeline z autorem (kto dodał)
Notatki, tagi i status w lejku
Notatki wewnętrzne
Tab Notatki w karcie kontrahenta:
- Formatowanie (bold, listy, linki)
- Dostępne dla całego zespołu
- Filtrowanie po dacie i autorze
Tagi
Szybka kategoryzacja kontrahentów — np. VIP, premium, problematyczny, B2B, B2C:
- Karta kontrahenta → ikona tagu obok nazwy
- Wpisz nowy tag lub wybierz z istniejących
- Filtrowanie listy po tagach
Status w lejku sprzedażowym
Każdy kontrahent ma status z lejka konwersji:
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Lead | Potencjalny klient, jeszcze nie kupił |
| Aktywny | Klient z bieżącymi transakcjami |
| Śpiący | Brak transakcji od X dni (konfigurowalne 30/60/90/180) |
| Utracony | Świadomie odpisany (zrezygnował, do konkurencji) |
Status zmienia się ręcznie w karcie albo automatycznie (cron sprawdza i przesuwa Aktywny → Śpiący po X dniach bez faktury).
Wiele osób kontaktowych
Każdy kontrahent może mieć wiele osób kontaktowych z rolami:
- Karta kontrahenta → tab Osoby kontaktowe → + Dodaj osobę
- Imię + nazwisko + telefon + email + rola:
- Decydent (CEO, dyrektor)
- Księgowa
- Zakupy
- Magazyn
- Inne (własna nazwa)
Przy wysyłce maili (faktury, oferty) wybierasz konkretną osobę zamiast ogólnego adresu firmy.
Anti-fraud i weryfikacja
Sprawdzenie zadłużenia (KRD / BIG / ERIF)
Karta kontrahenta → Sprawdź zadłużenie (wymaga własnego klucza API rejestru):
- Status: czysta / zadłużona
- Liczba i kwota wpisów
- Data ostatniej aktualizacji
- Pełny raport PDF
Wymagane: konto w KRD/BIG InfoMonitor/ERIF + klucz API. Mobilna Faktura nie pobiera opłat za zapytanie — płacisz bezpośrednio operatorowi.
Auto-aktualizacja danych z GUS (cron)
Włączone w Ustawienia → GUS auto-refresh:
- Codziennie o 3:00 cron sprawdza bazę GUS dla wszystkich kontrahentów (max 1000/dzień zgodnie z limitami GUS)
- Aktualizuje: adres, formę prawną, status w VAT, datę zawieszenia/zakończenia działalności
- Powiadomienia: nowy alert “Kontrahent zmienił adres” lub “Kontrahent wykreślony z KRS”
Limit kredytowy
Karta kontrahenta → Ustawienia handlowe → Limit kredytowy:
- Wpisz max kwotę zadłużenia (np. 5000 zł)
- System ostrzega przy wystawianiu nowej faktury jeśli sumarycznie zaległe + nowa > limit
- Możliwość blokady (twardy limit) lub tylko ostrzeżenie
Domyślne warunki handlowe per kontrahent
Karta kontrahenta → Warunki handlowe:
- Termin płatności (np. 14 dni)
- Domyślny rabat (np. 5%)
- Grupa cenowa (Detal / Hurt / VIP — jeśli używasz różnych cenników)
- Sposób płatności (przelew / gotówka / karta)
- Forma wysyłki (kurier / odbiór osobisty)
Te wartości będą automatycznie ustawiane przy każdej nowej fakturze dla tego kontrahenta.
Import kontrahentów masowo
- CRM → Lista firm → Import
- Wybierz format: Excel/CSV lub XML (z innego programu fakturowego)
- Wgraj plik
- Mapowanie kolumn — system inteligentnie dopasuje pola
- Walidacja — sprawdzenie NIP-ów, deduplikacja
- Podgląd → Importuj
System obsługuje również JST (Jednostki Samorządu Terytorialnego) — z odpowiednim oznaczeniem do faktur ustrukturyzowanych.
Wyszukiwanie i filtrowanie
Lista firm wspiera inteligentne wyszukiwanie:
- Po nazwie, NIP, REGON, adresie
- Wyszukiwanie rozmyte (typo-tolerant)
- Filtrowanie po: tagach, statusie, dacie ostatniej transakcji, regionie, branży PKD
Eksport listy do PDF/CSV/Excel — z aktualnym filtrem.