KPiR — przegląd

Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR) to podstawowa ewidencja podatkowa dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą rozliczających się na zasadach ogólnych (skala podatkowa 12% / 32%) lub podatkiem liniowym (19%).

Dostępność: pakiet MAX.

Mobilna Faktura prowadzi KPiR automatycznie na podstawie:

Wystawionych faktur sprzedażowych (przychód)
Wprowadzonych faktur zakupowych (koszty operacyjne)
Dokumentów wewnętrznych (KP/KW, wynagrodzenia)
Amortyzacji środków trwałych

Struktura KPiR (16 kolumn)

KPiR ma standardową strukturę określoną przepisami:

Kolumna	Nazwa	Co tu wpisujemy
1	Lp.	Numer porządkowy
2	Data zdarzenia	Data księgowania
3	Numer dokumentu	NR faktury / dowodu
4	Imię i nazwisko / firma	Kontrahent
5	Adres	Adres kontrahenta
6	Opis zdarzenia	Krótki opis
7	Przychód ze sprzedaży	Sprzedaż towarów/usług
8	Pozostałe przychody	Odsetki, dotacje
9	Razem przychód	Suma kol. 7+8
10	Zakup towarów handlowych	Towary do dalszej odsprzedaży
11	Koszty uboczne zakupu	Transport, cło
12	Wynagrodzenia	Pracownicy + ZUS
13	Pozostałe wydatki	Czynsz, media, paliwo, materiały
14	Razem wydatki	Suma kol. 10+11+12+13
15	Zaszłości	Korekty, dopiski
16	Uwagi	Dodatkowe notatki

System automatycznie wpisuje każdy dokument do odpowiedniej kolumny.

Księgowanie sprzedaży — dzieje się samo

Wystawienie faktury tworzy wpis w KPiR — bez klikania czegokolwiek. Obejmuje to również faktury cykliczne, importowane (EPP, JPK_FA) i odebrane z KSeF.

Przychód trafia do kolumny 7 (wartość sprzedanych towarów i usług), pod datą wyliczoną zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT — wcześniejszą z dat: sprzedaży albo wystawienia.

Do księgi nie trafiają faktury pro-forma ani dokumenty zakupowe po stronie przychodu.

Szczegóły, w tym dlaczego data KSeF nie ma tu znaczenia: Automatyczne księgowanie faktur.

Przycisk „Uzupełnij z faktur”

Na pasku nad tabelą (ikona różdżki) znajdziesz „Uzupełnij z faktur”. Służy do:

dociągnięcia faktur wystawionych przed wdrożeniem automatu
przeliczenia całego miesiąca, gdy chcesz się upewnić, że nic nie umknęło

Możesz go używać wielokrotnie — nie tworzy duplikatów. Wpisy dodane ręcznie oraz pochodzące z amortyzacji pozostają nietknięte.

Jeśli firma rozlicza się ryczałtem, przycisk odmówi z komunikatem, że przychody trafiają do Ewidencji Przychodów, nie do KPiR.

Data księgowania jest edytowalna

Automat obsługuje przypadek typowy, ale nie zna wyjątków (np. usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych czy korekt wstecznych). Datę ujęcia możesz poprawić w samym wpisie — ponowne zapisanie faktury jej nie nadpisze.

Zakupy — propozycje kolumny KPiR

Faktura zakupowa trafia do księgi dopiero wtedy, gdy ma wskazaną kolumnę KPiR. Program jej nie zgaduje, bo błędne przypisanie zniekształca remanent i roczny dochód.

Żeby nie zostawiać takich dokumentów bez ruchu, panel proponuje kolumnę, a Ty ją zatwierdzasz. Lista propozycji: Wystawianie dokumentów → Propozycje kategorii kosztów (/panel/koszty_propozycje).

Skąd bierze się propozycja

Historia dostawcy — jeśli ten sam NIP był u Ciebie księgowany co najmniej dwa razy w jednej kolumnie, propozycja powstaje od razu przy zapisie faktury. Działa w każdym pakiecie.
Model językowy — gdy historii nie ma. Pakiet Mini i wyższe. Model dostaje wyłącznie nazwę i NIP sprzedawcy, pozycje faktury oraz profil Twojej firmy (PKD, forma opodatkowania, status VAT). Nie widzi danych nabywcy ani numerów rachunków.

Co możesz zrobić z propozycją

Akcja	Skutek
Akceptuj	zapisuje kolumnę na dokumencie i księguje go w KPiR
zmiana kolumny w liście, potem Akceptuj	zapisuje Twój wybór, nie propozycję
Odrzuć	dokument zostaje bez kolumny, automat nie zaproponuje jej ponownie
Zaakceptuj zaznaczone / wszystkie	zbiorczo, każdy dokument swoją propozycją
Zaproponuj brakujące	sprawdza do 15 zakupów bez kolumny i bez propozycji

Przy każdej propozycji widać źródło (historia albo model), pewność w procentach i jednozdaniowe uzasadnienie.

Nic nie księguje się samo. Bez akceptacji dokument zostaje tam, gdzie był.

Kiedy propozycje powstają

przy zapisie faktury zakupowej (tylko z historii dostawcy),
w nocy o 4:30, po pobraniu faktur kosztowych z KSeF,
na żądanie, przyciskiem „Zaproponuj brakujące”.

Model nie jest wołany dla faktur bez pozycji — sama nazwa sprzedawcy to za mało, żeby wskazać kolumnę.

Gdy wybierzesz kolumnę ręcznie w formularzu faktury, otwarta propozycja zamyka się sama: zgodna z Twoim wyborem jako zaakceptowana, inna jako odrzucona.

Wyświetlanie KPiR

Księgowość → KPiR
Wybierz okres: miesiąc / kwartał / rok (domyślnie bieżący miesiąc)
Tabela z 16 kolumnami + sumy na dole

Dostępne widoki

Pełny widok — wszystkie 16 kolumn (do druku/eksportu)
Skrócony — tylko Data, Dokument, Kontrahent, Przychód, Wydatek, Saldo (przeglądowy)
Filtry: po kategorii kosztu, kontrahencie, kwocie

Zamknięcie miesiąca

Pod koniec każdego miesiąca:

Księgowość → KPiR → Zamknij miesiąc
System wyświetla podsumowanie:
- Razem przychód
- Razem wydatki
- Dochód do opodatkowania (przychód − wydatki)
Po zatwierdzeniu nie można już edytować dokumentów z tego miesiąca (wymaga otwarcia miesiąca przez admina)
Zamknięty miesiąc → wpływa na deklarację PIT (PIT-36 / PIT-36L) i zaliczki na PIT

Zamknięcie roku (remanent)

Na 31.12 wymagany jest remanent (spis z natury) — wartość towarów handlowych na koniec roku.

Przed zamknięciem grudnia: Magazyn → Inwentaryzacja → wykonaj remanent
Księgowość → KPiR → Zamknij rok
System uwzględnia różnicę remanentów (początkowy + końcowy) w wyliczeniu dochodu

Wzór: Dochód = Przychód − Koszty + (Remanent początkowy − Remanent końcowy)

Wartość remanentu wpływa na podatek — wyższy remanent końcowy = niższy koszt = wyższy podatek (towary “leżą” w magazynie zamiast być sprzedane).

Eksport JPK_PKPIR

Eksport pliku kontrolnego dla US zgodnie z aktualnym schematem:

Księgowość → KPiR → Eksport JPK_PKPIR
Wybierz okres
System generuje XML zgodny z MF
Walidacja XSD przed pobraniem
Wysyłka przez e-Deklaracje (z auto-pobraniem UPO) lub ręcznie

JPK_PKPIR jest wymagany na żądanie urzędu skarbowego (kontrola).

Integracja z deklaracjami PIT

Dane z KPiR automatycznie zasilają deklaracje PIT roczne:

PIT-36 (zasady ogólne): dochód = suma roczna z KPiR
PIT-36L (podatek liniowy 19%): dochód = suma roczna z KPiR (bez ulg)
Załącznik PIT/B: szczegóły dochodów z działalności

Patrz: Deklaracje PIT-36, PIT-36L, PIT-28.

Zaliczki na PIT (miesięczne / kwartalne)

System wylicza zaliczki PIT automatycznie po zamknięciu okresu:

miesięcznie — do 20. dnia następnego miesiąca,
kwartalnie (mali podatnicy i rozpoczynający działalność) — do 20. dnia miesiąca po kwartale.

Zaliczki nie składa się na żadnym formularzu — kwotę po prostu wpłacasz na swój mikrorachunek podatkowy. Dawny PIT-5 zniesiono w 2007 r.

Wzór: Zaliczka = (Dochód − Składki ZUS odliczane − Strata z lat ubiegłych) × stawka − ulgi

Pełen kalkulator z możliwością ręcznej korekty (np. dodanie ulgi na dziecko).

Korekty wpisów

Jeśli zauważysz błąd w już zaksięgowanym dokumencie:

Otwórz dokument źródłowy (faktura) → Edytuj → zapisz
System automatycznie zaktualizuje wpis w KPiR (jeśli miesiąc otwarty)
Jeśli miesiąc zamknięty: wymaga otwarcia przez admina + powtórnego zamknięcia (z nowym podsumowaniem)

Korekta z poprzedniego okresu (np. zapomniana faktura zakupu z 2025) - wpis idzie do kolumny 15 (Zaszłości) z odpowiednią notatką.

Wydruk KPiR

Księgowość → KPiR → Drukuj
Wybierz format:
- Pełny (16 kolumn) — A4 poziomo
- Skrócony — A4 pionowo
Pobierz PDF

Wymagany przez US podczas kontroli — wydruk + podpis = oficjalny dokument.

Kategorie kosztów (planowanie)

W Ustawienia → Księgowość → Kategorie kosztów definiujesz własne kategorie (np. “Paliwo”, “Internet”, “Telefon”):

Każda faktura zakupowa może mieć przypisaną kategorię
Raport “Koszty wg kategorii” — analiza wydatków per kategoria w okresie
Identyfikacja największych kosztów + optymalizacja

Korzyści

Automatyzacja — żadnego ręcznego przepisywania faktur do KPiR
Zero błędów rachunkowych — system zawsze sumuje poprawnie
Audit-ready — JPK_PKPIR + wydruk gotowe na kontrolę US
Integracja z PIT — koniec roku = jeden klik = deklaracja roczna
Plan podatkowy — kalkulator zaliczek + ulgi → wiesz ile zapłacisz

Zamknięcie roku i księgowanie zakupów

Faktury zakupu trafiają do KPiR automatycznie, do właściwej kolumny: zakup towarów handlowych (kol. 10), koszty uboczne zakupu (kol. 11), wynagrodzenia (kol. 12) albo pozostałe wydatki (kol. 13). Kategorię wskazujesz przy dokumencie — reszta dzieje się sama.

Remanent z wyceną na koniec roku zasila pola P_1 i P_2 w JPK_PKPIR. Różnica remanentowa koryguje dochód roczny: wzrost zapasów go zwiększa, spadek zmniejsza. Bez remanentu dochód roczny będzie policzony błędnie.

Zobacz także

Eksport do programu księgowego — paczka dla InsERT, Optimy, WAPRO, RAKS, Symfonii i innych
Zaliczka na PIT — ile wpłacić w trakcie roku
Środki trwałe: zdarzenia — ulepszenie, sprzedaż, likwidacja

KPiR - Księga Przychodów i Rozchodów

Zrzuty ekranu