Zrzuty ekranu
KPiR — przegląd
Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR) to podstawowa ewidencja podatkowa dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą rozliczających się na zasadach ogólnych (skala podatkowa 12% / 32%) lub podatkiem liniowym (19%).
Dostępność: pakiet MAX.
Mobilna Faktura prowadzi KPiR automatycznie na podstawie:
- Wystawionych faktur sprzedażowych (przychód)
- Wprowadzonych faktur zakupowych (koszty operacyjne)
- Dokumentów wewnętrznych (KP/KW, wynagrodzenia)
- Amortyzacji środków trwałych
Struktura KPiR (16 kolumn)
KPiR ma standardową strukturę określoną przepisami:
| Kolumna | Nazwa | Co tu wpisujemy |
|---|---|---|
| 1 | Lp. | Numer porządkowy |
| 2 | Data zdarzenia | Data księgowania |
| 3 | Numer dokumentu | NR faktury / dowodu |
| 4 | Imię i nazwisko / firma | Kontrahent |
| 5 | Adres | Adres kontrahenta |
| 6 | Opis zdarzenia | Krótki opis |
| 7 | Przychód ze sprzedaży | Sprzedaż towarów/usług |
| 8 | Pozostałe przychody | Odsetki, dotacje |
| 9 | Razem przychód | Suma kol. 7+8 |
| 10 | Zakup towarów handlowych | Towary do dalszej odsprzedaży |
| 11 | Koszty uboczne zakupu | Transport, cło |
| 12 | Wynagrodzenia | Pracownicy + ZUS |
| 13 | Pozostałe wydatki | Czynsz, media, paliwo, materiały |
| 14 | Razem wydatki | Suma kol. 10+11+12+13 |
| 15 | Zaszłości | Korekty, dopiski |
| 16 | Uwagi | Dodatkowe notatki |
System automatycznie wpisuje każdy dokument do odpowiedniej kolumny.
Wyświetlanie KPiR
- Księgowość → KPiR
- Wybierz okres: miesiąc / kwartał / rok (domyślnie bieżący miesiąc)
- Tabela z 16 kolumnami + sumy na dole
Dostępne widoki
- Pełny widok — wszystkie 16 kolumn (do druku/eksportu)
- Skrócony — tylko Data, Dokument, Kontrahent, Przychód, Wydatek, Saldo (przeglądowy)
- Filtry: po kategorii kosztu, kontrahencie, kwocie
Zamknięcie miesiąca
Pod koniec każdego miesiąca:
- Księgowość → KPiR → Zamknij miesiąc
- System wyświetla podsumowanie:
- Razem przychód
- Razem wydatki
- Dochód do opodatkowania (przychód − wydatki)
- Po zatwierdzeniu nie można już edytować dokumentów z tego miesiąca (wymaga otwarcia miesiąca przez admina)
- Zamknięty miesiąc → wpływa na deklarację PIT (PIT-36 / PIT-36L) i zaliczki na PIT
Zamknięcie roku (remanent)
Na 31.12 wymagany jest remanent (spis z natury) — wartość towarów handlowych na koniec roku.
- Przed zamknięciem grudnia: Magazyn → Inwentaryzacja → wykonaj remanent
- Księgowość → KPiR → Zamknij rok
- System uwzględnia różnicę remanentów (początkowy + końcowy) w wyliczeniu dochodu
Wzór: Dochód = Przychód − Koszty + (Remanent początkowy − Remanent końcowy)
Wartość remanentu wpływa na podatek — wyższy remanent końcowy = niższy koszt = wyższy podatek (towary “leżą” w magazynie zamiast być sprzedane).
Eksport JPK_PKPIR
Eksport pliku kontrolnego dla US zgodnie z aktualnym schematem:
- Księgowość → KPiR → Eksport JPK_PKPIR
- Wybierz okres
- System generuje XML zgodny z MF
- Walidacja XSD przed pobraniem
- Wysyłka przez e-Deklaracje (z auto-pobraniem UPO) lub ręcznie
JPK_PKPIR jest wymagany na żądanie urzędu skarbowego (kontrola).
Integracja z deklaracjami PIT
Dane z KPiR automatycznie zasilają deklaracje PIT roczne:
- PIT-36 (zasady ogólne): dochód = suma roczna z KPiR
- PIT-36L (podatek liniowy 19%): dochód = suma roczna z KPiR (bez ulg)
- Załącznik PIT/B: szczegóły dochodów z działalności
Patrz: Deklaracje PIT-36, PIT-36L, PIT-28.
Zaliczki na PIT (miesięczne / kwartalne)
System wylicza zaliczki PIT automatycznie po zamknięciu okresu:
- Miesięczne (PIT-5) — termin do 20-tego następnego miesiąca
- Kwartalne (PIT-5L dla małych podatników) — termin do 20-tego po zakończeniu kwartału
Wzór: Zaliczka = (Dochód − Składki ZUS odliczane − Strata z lat ubiegłych) × stawka − ulgi
Pełen kalkulator z możliwością ręcznej korekty (np. dodanie ulgi na dziecko).
Korekty wpisów
Jeśli zauważysz błąd w już zaksięgowanym dokumencie:
- Otwórz dokument źródłowy (faktura) → Edytuj → zapisz
- System automatycznie zaktualizuje wpis w KPiR (jeśli miesiąc otwarty)
- Jeśli miesiąc zamknięty: wymaga otwarcia przez admina + powtórnego zamknięcia (z nowym podsumowaniem)
Korekta z poprzedniego okresu (np. zapomniana faktura zakupu z 2025) - wpis idzie do kolumny 15 (Zaszłości) z odpowiednią notatką.
Wydruk KPiR
- Księgowość → KPiR → Drukuj
- Wybierz format:
- Pełny (16 kolumn) — A4 poziomo
- Skrócony — A4 pionowo
- Pobierz PDF
Wymagany przez US podczas kontroli — wydruk + podpis = oficjalny dokument.
Kategorie kosztów (planowanie)
W Ustawienia → Księgowość → Kategorie kosztów definiujesz własne kategorie (np. “Paliwo”, “Internet”, “Telefon”):
- Każda faktura zakupowa może mieć przypisaną kategorię
- Raport “Koszty wg kategorii” — analiza wydatków per kategoria w okresie
- Identyfikacja największych kosztów + optymalizacja
Korzyści
- Automatyzacja — żadnego ręcznego przepisywania faktur do KPiR
- Zero błędów rachunkowych — system zawsze sumuje poprawnie
- Audit-ready — JPK_PKPIR + wydruk gotowe na kontrolę US
- Integracja z PIT — koniec roku = jeden klik = deklaracja roczna
- Plan podatkowy — kalkulator zaliczek + ulgi → wiesz ile zapłacisz