Mobilna Faktura
Zaloguj
KSeF

Pobieranie i import faktur z KSeF

Jak pobierać faktury zakupowe z KSeF, importować własne faktury sprzedaży oraz wgrywać faktury z plików XML.

Zrzuty ekranu

Screenshot 1 - Pobieranie i import faktur z KSeF

Dostępność: faktury zakupowe i import z plików XML — każdy pakiet. Import własnych faktur sprzedaży — pakiet MAX.

Pobieranie faktur zakupowych

KSeF pozwala pobrać faktury, które wystawili na Twoją firmę dostawcy.

  1. Przejdź do Faktury z KSeF (menu boczne)
  2. Wybierz zakres dat i kliknij Synchronizuj
  3. System wyśle zaległe faktury sprzedaży i pobierze nowe faktury zakupowe

Na liście zobaczysz: numer KSeF, numer faktury, datę, sprzedawcę, NIP i kwotę netto. Przy każdej fakturze możesz:

  • Zaimportować ją jako dokument zakupu — pozycje, procedury i dane kontrahenta przenoszą się automatycznie, a faktura trafia do ewidencji VAT,
  • Pobrać XML — oryginalny plik faktury na dysk.

Faktury już zaimportowane są oznaczone i nie zostaną zaimportowane drugi raz (ochrona po numerze KSeF).

Import własnych faktur sprzedaży (pakiet MAX)

Jeśli wystawiasz faktury w innym programie lub bezpośrednio w portalu KSeF, możesz pobrać je do panelu:

  1. Włącz opcję Importuj moje faktury sprzedaży wystawione poza aplikacją w Ustawienia → KSeF
  2. Na stronie Faktury z KSeF przejdź na zakładkę Moja sprzedaż
  3. Wybierz zakres dat, kliknij Pobierz, a następnie importuj wybrane faktury

Co ważne:

  • faktury wystawione w Mobilnej Fakturze nie są duplikowane — jeśli dokument o tym samym numerze istnieje bez numeru KSeF, import przypisze mu numer zamiast tworzyć kopię,
  • zaimportowana faktura ma od razu status „w KSeF” i nie zostanie ponownie wysłana,
  • faktura trafia jako Faktura VAT z oryginalnym numerem (poza Twoją numeracją) i jest księgowana w rejestrze VAT.

Import z plików XML (bez API)

Pliki XML faktur (format FA) pobrane z portalu KSeF możesz wgrać bezpośrednio — token ani połączenie z API nie są potrzebne:

  1. Na zakładce Zakupowe lub Moja sprzedaż znajdź sekcję Import z pliku XML
  2. Wybierz jeden lub wiele plików .xml i kliknij Importuj pliki

Jeśli nazwa pliku jest numerem KSeF (tak nazywa pliki portal KSeF), numer zostanie rozpoznany i zapisany na dokumencie. Duplikaty są wykrywane po numerze KSeF oraz po numerze dokumentu (dla zakupów: numer + NIP sprzedawcy). Import sprzedaży z XML wymaga pakietu MAX i włączonej opcji importu sprzedaży w ustawieniach.

Odświeżanie statusów

Przycisk Odśwież statusy sprawdza faktury wysłane do KSeF, które czekają na nadanie numeru — po akceptacji numer KSeF zapisuje się na dokumencie. To samo robi automat co godzinę.

Zobacz także