Zrzuty ekranu
KSeF — workflow po wysyłce
Po wysłaniu faktury do KSeF (Wysyłka faktur do KSeF) zaczyna się drugi etap: synchronizacja statusów + pobieranie UPO.
Dostępność: pakiet STANDARD i wyższe (dla pełnej historii i UPO). Wysyłka — od FREE.
Cykl życia faktury w KSeF
| Status | Co znaczy | Co dalej? |
|---|---|---|
| Robocza | Wystawiona w panelu, nie wysłana | → Wyślij do KSeF |
| Oczekuje | Wysłana, czeka na przetworzenie przez MF | → automat MF (5-30 sek) |
| Odebrana | MF przyjęło + nadało numer KSeF + wystawiło UPO | (sukces) |
| Odrzucona | Błąd walidacji w MF (np. błędny NIP, brak pola) | → popraw + wyślij ponownie |
| Anulowana | Wycofana z KSeF (rzadkie - tylko tego samego dnia) | (terminalny) |
UPO — Urzędowe Potwierdzenie Odbioru
Najważniejszy dokument — dowód że faktura jest w KSeF i ma moc prawną.
Co zawiera UPO?
- Numer KSeF (unikalny, nadany przez MF, np.
9999999999-20260426-A1B2C3D4-12) - Hash treści faktury (SHA-256)
- Data wysłania + data odebrania przez MF
- Podpis cyfrowy MF (gwarancja autentyczności)
- Kod QR prowadzący do publicznego widoku faktury w KSeF
Pobieranie UPO
System automatycznie pobiera UPO po przyjęciu faktury przez MF (zwykle w ciągu 5-60 sekund od wysyłki).
Ręczne pobranie:
- Karta faktury → tab KSeF → Pobierz UPO
- Format: PDF + XML (oba archiwizowane)
Wykorzystanie UPO
- Dowód wystawienia (zamiast podpisu papierowego)
- Dowód odbioru (gdy nabywca pobierze faktury z KSeF)
- Dowód w sądzie (autentyczność potwierdzona przez MF)
Synchronizacja statusów (cron)
System uruchamia cron co 5 minut który sprawdza statusy wszystkich faktur ze statusem “Oczekuje” lub “Wysłana”:
- Łączy się z API KSeF (token uwierzytelniający z Ustawień)
- Dla każdej faktury w “Oczekuje” pyta o aktualny status
- Aktualizuje w bazie panelu:
- Status (Odebrana / Odrzucona)
- Numer KSeF (jeśli odebrana)
- UPO (jeśli odebrana)
- Komunikat błędu (jeśli odrzucona)
Lokalizacja crona: ~/logs/ksef_sync.log.
Ręczna synchronizacja
Jeśli nie chcesz czekać na cron:
- Lista faktur → wybierz fakturę
- Tab KSeF → Sprawdź status
- Natychmiastowy odpyt do API + aktualizacja
Historia zdarzeń per faktura
Karta faktury → tab Historia KSeF:
| Data/godzina | Zdarzenie | Szczegóły |
|---|---|---|
| 26.04.2026 14:32:15 | Wysłana | Numer sesji KSeF: 12345 |
| 26.04.2026 14:32:48 | Status → Odebrana | Numer KSeF nadany |
| 26.04.2026 14:32:52 | UPO pobrane | PDF + XML zapisane |
| 26.04.2026 14:35:00 | E-mail do nabywcy | Faktura + link do KSeF |
| 26.04.2026 16:12:33 | Odebrane przez nabywcę | (zapisany czas pobrania z KSeF) |
Pełen ślad audytowy.
Logi błędów
Jeśli faktura zostaje odrzucona przez MF:
- Karta faktury → Komunikat błędu (czerwony banner)
- Najczęstsze błędy:
| Kod | Opis | Naprawa |
|---|---|---|
| 400-001 | Błędny format NIP | Sprawdź NIP nabywcy (10 cyfr) |
| 400-002 | Brak wymaganego pola | Dodaj brakujące pole (np. data sprzedaży) |
| 400-005 | Błędna stawka VAT | Stosuj prawidłową stawkę (23/8/5/0/zw) |
| 401-001 | Token wygasł | Zaloguj ponownie do KSeF (Ustawienia) |
| 403-001 | Brak uprawnień | Sprawdź NIP firmy w panelu KSeF MF |
| 500-XXX | Błąd MF | Spróbuj za 5-15 minut (problem po stronie MF) |
- Popraw fakturę (jeśli błąd po stronie panelu) → Wyślij ponownie
- Stara wysyłka archiwizowana z notatką “Odrzucona”
Anulowanie faktury w KSeF
Tylko tego samego dnia (wymóg MF) i tylko gdy nabywca jeszcze nie pobrał:
- Karta faktury → KSeF → Anuluj
- Wpisz powód
- System wysyła komendę anulowania do MF
- Status → Anulowana
Po anulowaniu możesz wystawić korektę (z nowym numerem) na poprawne dane.
KSeF dla nabywcy (pobieranie faktur)
Jeśli nabywca używa KSeF, możesz pobierać od niego faktury kosztowe automatycznie:
- KSeF → Pobieranie → + Sprawdź nowe faktury
- System pyta MF o faktury przychodzące dla Twojego NIP-u
- Lista nowych faktur (od dostawców) → możesz zaimportować wybrane do swojego systemu jako faktury zakupowe
Patrz: Pobieranie faktur z KSeF.
Konfiguracja KSeF
W Ustawienia → KSeF:
- Token uwierzytelniający (z panelu KSeF MF)
- Tryb: Produkcja / Sandbox (testowy)
- Auto-wysyłka: czy każda faktura ma być wysyłana automatycznie (nie zalecane na początku)
- Powiadomienia: e-mail przy odrzuceniu / sukcesie
Patrz: Połączenie z KSeF.
Korzyści
- UPO automatycznie — bez ręcznego pobierania
- Cron synchronizacji — statusy aktualne bez Twojej ingerencji
- Pełna historia — wszystko w karcie faktury
- Logi błędów z kodami — szybka diagnostyka problemów
- Audit-ready — każda faktura + UPO + historia = gotowe na kontrolę