Zrzuty ekranu
Ewidencja pojazdów — przegląd
Moduł pozwala prowadzić kartotekę pojazdów firmowych z pełną ewidencją kosztów eksploatacji (paliwo, naprawy, ubezpieczenie) wymaganą do odliczenia podatkowego.
Dostępność: pakiet MAX.
Zastosowanie:
- Pojazdy własne firmy (samochody, dostawczaki, motocykle)
- Pojazdy w leasingu operacyjnym/finansowym
- Samochody pracowników do celów służbowych (kilometrówka)
Dodawanie pojazdu
- Księgowość → Pojazdy → + Dodaj pojazd
- Wypełnij dane:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Marka i model | Np. “Skoda Octavia” |
| Numer rejestracyjny | Np. “WX 12345” (unikalny) |
| Numer VIN | 17 znaków (do dokumentów) |
| Rok produkcji | YYYY |
| Pojemność silnika | cm³ (do limitów odliczeń VAT) |
| Rodzaj paliwa | Benzyna / Diesel / LPG / Elektryczny / Hybryda |
| Data zakupu | YYYY-MM-DD |
| Wartość początkowa | Cena zakupu netto (do amortyzacji) |
| Status | Aktywny / Sprzedany / Złomowany |
- Tryb użytkowania:
- 100% służbowy — pełne odliczenie VAT (50% lub 100% wg ustawy)
- Mieszany (50% służbowy, 50% prywatny) — odliczenie 50% VAT
- Tylko prywatny (kilometrówka) — odliczenie wg stawki za km
Ewidencja przebiegu (kilometrówka)
Wymagane dla pojazdów używanych do celów służbowych w trybie “kilometrówka”:
- Karta pojazdu → tab Ewidencja przebiegu → + Dodaj wpis
- Wypełnij:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Data | Dzień podróży |
| Trasa | Skąd → dokąd (np. “Warszawa → Kraków”) |
| Cel służbowy | Krótki opis (np. “Spotkanie z klientem X”) |
| Liczba km | Km przejechane |
| Kierowca | Pracownik |
-
System auto-wylicza koszt podróży:
km × stawka(aktualna stawka GUS, np. 0,8358 zł/km dla osobowych powyżej 900 cm³ w 2026) -
Sumarycznie miesięczna kilometrówka → odlicza się od podatku jako koszt
Koszty paliwa
Dodawanie kosztu paliwa
- Karta pojazdu → tab Koszty → + Dodaj koszt paliwa
- Wypełnij:
- Data tankowania
- Stacja (z listy: Orlen, BP, Shell, Lotos, …)
- Numer faktury
- Litry paliwa
- Cena za litr
- Kwota netto + VAT (auto-wyliczone z faktury)
- Aktualny przebieg (km na liczniku)
Auto-import z faktur paliwowych
Jeśli wprowadzasz fakturę zakupową od stacji benzynowej:
- Sprzedaż → Lista faktur zakupu → + Dodaj fakturę
- Wybierz typ: Paliwo
- Wskaż pojazd
- Faktura automatycznie zostaje powiązana z pojazdem
- Dodaje się do kosztów eksploatacji + KPiR
Inne koszty eksploatacji
Karta pojazdu → tab Koszty → + Dodaj koszt → wybierz typ:
- Naprawa / serwis (ASO, mechanik)
- Ubezpieczenie (OC, AC, NW, Assistance)
- Przegląd techniczny
- Mycie / detailing
- Akcesoria (opony, akumulator)
- Leasing (rata)
- Najem (jeśli wynajem od leasingodawcy)
- Inne
Każdy koszt z załącznikiem (PDF/zdjęcie faktury) → audit-ready.
Limity odliczenia VAT
Polska ustawa o VAT ma specjalne zasady dla pojazdów osobowych:
| Tryb | Odliczenie VAT |
|---|---|
| 100% służbowy (auto > 3,5t lub auto specjalne) | 100% VAT |
| Mieszany (osobowe do 3,5t używane też prywatnie) | 50% VAT |
| Pełne odliczenie (auto osobowe + ewidencja przebiegu + zgłoszenie VAT-26) | 100% VAT |
System automatycznie stosuje właściwy procent odliczenia VAT przy księgowaniu kosztów paliwa/serwisu.
Raporty per pojazd
Karta pojazdu → tab Raporty:
Raport: Koszty roczne
| Kategoria | Kwota netto | Kwota VAT | Razem |
|---|---|---|---|
| Paliwo | 12 500 zł | 2 875 zł | 15 375 zł |
| Naprawy | 3 200 zł | 736 zł | 3 936 zł |
| Ubezpieczenie | 2 800 zł | - | 2 800 zł |
| Razem | 18 500 zł | 3 611 zł | 22 111 zł |
Raport: Koszt na km
Razem koszty / Liczba km = średni koszt na km
Np. 22 111 zł / 30 000 km = 0,737 zł/km.
Przydatne do wyceny zleceń dla klientów (delegacje, dostawy).
Raport: Średnie spalanie
System automatycznie wylicza średnie spalanie (l/100 km) na podstawie:
- Sumy zalanego paliwa
- Sumy przejechanych km (z ewidencji przebiegu)
Amortyzacja pojazdu
Jeśli pojazd to środek trwały (wartość > 10 000 zł netto):
- Karta pojazdu → Amortyzacja
- Wybierz metodę: liniowa (standardowa, 20% rocznie dla osobowych) lub degresywna
- System co miesiąc auto-księguje odpis amortyzacyjny w KPiR
Patrz: Majątek trwały i amortyzacja.
Sprzedaż pojazdu
Karta pojazdu → Sprzedaż:
- Wpisz datę i kwotę sprzedaży
- System wylicza:
- Wartość księgową (wartość początkowa − suma amortyzacji)
- Zysk/strata na sprzedaży
- VAT (jeśli odliczany przy zakupie - korekta)
- Status pojazdu zmienia się na Sprzedany (już nie w aktywnej kartotece)
Pełna historia zachowana — przydatne dla US (audit).
Korzyści
- Pełna kartoteka pojazdów — wszystkie dane w jednym miejscu
- Auto-koszty — faktury paliwowe automatycznie do KPiR
- Limity VAT — system pilnuje 50%/100% odliczeń
- Raporty — koszt/km, średnie spalanie, koszty roczne
- Amortyzacja — auto-księgowanie odpisów
- Audit-ready — wszystko z załącznikami, gotowe na kontrolę US