Nowe adresy KSeF od 17 stycznia 2025 - zmiany dla firm

Źródło: Jane Le na Unsplash

Spis treści

• Najważniejsze zmiany od 17 stycznia 2025
• Co to oznacza dla przedsiębiorców
• Jak przygotować się na zmiany
• Środowiska KSeF - różnice i zastosowanie
• Działania dla integratorów i dostawców oprogramowania
• Harmonogram wdrożenia
• FAQ

Krajowy System e-Faktur (KSeF) przechodzi przez kolejną fazę rozwoju. Ministerstwo Finansów ogłosiło istotne zmiany w adresach środowisk KSeF, które wejdą w życie już 17 stycznia 2025 roku. Dla polskich przedsiębiorców oznacza to konieczność przygotowania się na aktualizację systemów i procedur związanych z elektroniczną fakturacją.

Najważniejsze zmiany od 17 stycznia 2025

Ministerstwo Finansów wprowadza nowe adresy dla wszystkich środowisk KSeF, co ma na celu usprawnienie działania systemu i zwiększenie jego stabilności. Ta zmiana dotyczy zarówno środowiska produkcyjnego, jak i testowego.

Wyłączenie starych adresów

Od 17 stycznia 2025 roku wszystkie dotychczasowe adresy środowisk KSeF przestaną działać. To oznacza, że systemy księgowe, aplikacje oraz integracje wykorzystujące stare adresy przestaną komunikować się z KSeF. Brak aktualizacji może prowadzić do:

• Niemożności wysyłania faktur elektronicznych
• Błędów w komunikacji z systemem KSeF
• Przerw w procesach księgowych
• Problemów z pobieraniem i weryfikacją faktur

Struktura nowych adresów

Nowe adresy środowisk KSeF zostały zaprojektowane z myślą o większej przejrzystości i łatwości zarządzania. Ministerstwo Finansów zapewnia, że nowa struktura adresów będzie bardziej intuicyjna dla użytkowników i programistów pracujących z systemem.

Co to oznacza dla przedsiębiorców

Zmiany w adresach środowisk KSeF bezpośrednio wpływają na wszystkich przedsiębiorców korzystających z elektronicznej fakturacji w Polsce. Szczególnie dotyczy to firm, które:

Firmy z własnymi systemami IT

Przedsiębiorstwa, które rozwinęły własne rozwiązania do integracji z KSeF, muszą zaktualizować swoje systemy przed 17 stycznia. Wymaga to:

• Modyfikacji kodu źródłowego aplikacji
• Przeprowadzenia testów w nowym środowisku testowym
• Przeszkolenia zespołów IT w zakresie nowych adresów
• Przygotowania planów awaryjnych na wypadek problemów

Użytkownicy gotowego oprogramowania księgowego

Firmy korzystające z komercyjnego oprogramowania księgowego muszą liczyć się z koniecznością aktualizacji swoich systemów. Dostawcy oprogramowania są zobowiązani do:

• Wydania aktualizacji przed terminem wyłączenia starych adresów
• Przeprowadzenia testów kompatybilności
• Zapewnienia wsparcia technicznego podczas migracji

Jak przygotować się na zmiany

Przygotowanie do zmiany adresów KSeF wymaga systematycznego podejścia i wcześniejszego planowania. Oto kluczowe kroki, które powinna podjąć każda firma.

Inwentaryzacja systemów i integracji

Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji wszystkich systemów i aplikacji, które komunikują się z KSeF. Obejmuje to:

• Systemy ERP i księgowe
• Aplikacje mobilne do fakturowania
• Integracje z platformami e-commerce
• Narzędzia do automatyzacji procesów księgowych
• Systemy raportowania i analityki

Kontakt z dostawcami oprogramowania

Każda firma powinna skontaktować się ze swoimi dostawcami oprogramowania, aby uzyskać informacje o:

• Terminach wydania aktualizacji
• Procedurach aktualizacji systemu
• Kosztach związanych z migracją
• Dostępności wsparcia technicznego
• Planach testowania nowych funkcjonalności

Środowiska KSeF - różnice i zastosowanie

System KSeF oferuje różne środowiska, z których każde pełni określoną funkcję w procesie elektronicznej fakturacji.

Środowisko produkcyjne

To główne środowisko KSeF, w którym przedsiębiorcy przesyłają rzeczywiste faktury elektroniczne. Charakteryzuje się:

• Pełną funkcjonalnością systemu
• Wysoką dostępnością i stabilnością
• Integracją z systemami podatkowymi
• Monitoring i logowanie wszystkich operacji

Środowisko testowe

Środowisko testowe służy do przeprowadzania testów i weryfikacji integracji przed wdrożeniem w środowisku produkcyjnym. Umożliwia:

• Testowanie nowych funkcjonalności
• Weryfikację poprawności formatów danych
• Sprawdzenie wydajności integracji
• Szkolenie użytkowników bez ryzyka dla danych produkcyjnych

Działania dla integratorów i dostawców oprogramowania

Integratorzy i dostawcy oprogramowania księgowego mają kluczową rolę w procesie migracji do nowych adresów KSeF.

Harmonogram działań dla integratorów

Dostawcy oprogramowania powinni przygotować się zgodnie z następującym harmonogramem:

1. Do końca grudnia 2024 - aktualizacja kodu i przeprowadzenie wstępnych testów
2. Pierwsza połowa stycznia 2025 - wydanie aktualizacji dla klientów
3. 17 stycznia 2025 - pełne przejście na nowe adresy
4. Okres po 17 stycznia - monitoring i wsparcie techniczne

Zapewnienie wsparcia technicznego

W okresie przejściowym kluczowe jest zapewnienie odpowiedniego wsparcia technicznego, które obejmuje:

• Całodobowe wsparcie w dniu migracji
• Szczegółowe instrukcje aktualizacji
• Narzędzia do diagnostyki problemów
• Procedury awaryjne w przypadku niepowodzeń

Harmonogram wdrożenia zmian

Ministerstwo Finansów wyznaczyło precyzyjny harmonogram wdrożenia nowych adresów KSeF:

Do 31 grudnia 2024:

• Publikacja nowych adresów dla środowisk
• Udostępnienie dokumentacji technicznej
• Rozpoczęcie równoległego działania starych i nowych adresów

1-16 stycznia 2025:

• Okres przejściowy z dostępnością obu wersji adresów
• Intensywne testowanie przez integratorów
• Wsparcie techniczne dla użytkowników

17 stycznia 2025:

• Wyłączenie starych adresów
• Pełne przejście na nowe środowiska
• Monitoring stabilności systemu

FAQ

Czy zmiana adresów wpłynie na już wystawione faktury w KSeF?

Nie, zmiana adresów środowisk KSeF nie wpłynie na faktury już znajdujące się w systemie. Wszystkie dotychczas wystawione faktury elektroniczne pozostaną dostępne i ważne. Zmiana dotyczy jedynie sposobu komunikacji z systemem.

Co się stanie, jeśli nie zaktualizuję swojego systemu przed 17 stycznia?

Brak aktualizacji systemu przed 17 stycznia 2025 roku oznacza, że Twoje oprogramowanie przestanie komunikować się z KSeF. Nie będziesz mógł wysyłać nowych faktur elektronicznych ani pobierać istniejących. Konieczna będzie natychmiastowa aktualizacja.

Czy aktualizacja do nowych adresów KSeF jest płatna?

Koszt aktualizacji zależy od dostawcy oprogramowania. Część dostawców może udostępnić aktualizację bezpłatnie, inni mogą pobierać opłaty. Zaleca się wcześniejsze uzgodnienie warunków z dostawcą swojego systemu księgowego.

Jak sprawdzić, czy mój system jest gotowy na zmiany?

Skontaktuj się ze swoim dostawcą oprogramowania lub działem IT, aby potwierdzić status przygotowań. Możesz również przeprowadzić testy w środowisku testowym KSeF, używając nowych adresów, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie.

Gdzie znajdę informacje o nowych adresach środowisk KSeF?

Nowe adresy środowisk KSeF są publikowane w oficjalnych komunikatach Ministerstwa Finansów oraz w dokumentacji technicznej systemu. Twój dostawca oprogramowania również powinien dostarczyć Ci aktualne informacje o nowych adresach.