KSeF dla małych firm - czy obowiązek zostanie odłożony?

Źródło: SumUp na Unsplash

Spis treści

• Aktualna sytuacja z KSeF dla małych przedsiębiorców
• Co oznacza możliwe odroczenie do 2028 roku
• Jak przygotować się na wdrożenie KSeF
• Alternatywne rozwiązania dla małych firm
• FAQ

---

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jeden z najważniejszych tematów dla polskich przedsiębiorców w 2024 roku. Małe firmy szczególnie obawiają się wdrożenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego, które może oznaczać znaczne koszty i komplikacje operacyjne. Najnowsze doniesienia sugerują możliwość odroczenia tego obowiązku dla najmniejszych podmiotów gospodarczych.

Aktualna sytuacja z KSeF dla małych przedsiębiorców

Pierwotnie planowane wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich przedsiębiorców spotyka się z rosnącym oporem ze strony małych firm. Ministerstwo Finansów i Gospodarki otrzymuje coraz więcej sygnałów o nieprzygotowaniu sektora MŚP do tego kroku.

Główne problemy małych firm z KSeF

Małe przedsiębiorstwa wskazują na kilka kluczowych barier:

Koszty wdrożenia: Dostosowanie systemów księgowych i zakup odpowiedniego oprogramowania może kosztować od 2 000 do 10 000 złotych rocznie, co dla mikrofirm stanowi znaczące obciążenie.

Brak kompetencji technicznych: Wielu małych przedsiębiorców nie posiada wystarczającej wiedzy technicznej do obsługi zaawansowanych systemów e-fakturowania.

Złożoność procedur: Obecny system KSeF wymaga znajomości skomplikowanych procedur, które mogą przysporzyć problemów firmom prowadzonym przez jedną osobę.

Głosy z parlamentu

Posłowie Koalicji Obywatelskiej coraz częściej podnoszą kwestię konieczności dopracowania systemu KSeF przed jego pełnym wdrożeniem. Argumentują, że zbyt szybkie wprowadzenie obowiązku może zaszkodzić rozwojowi małej przedsiębiorczości w Polsce.

Co oznacza możliwe odroczenie do 2028 roku

Jeśli Ministerstwo Finansów i Gospodarki zdecyduje się na odroczenie obowiązkowego KSeF dla małych firm, może to oznaczać:

Kto może skorzystać z odroczenia

Prawdopodobne kryteria dla firm objętych odroczeniem:

• Roczny obrót poniżej 2 milionów złotych
• Zatrudnienie do 10 pracowników
• Prowadzenie działalności lokalnej bez eksportu
• Brak wcześniejszych naruszeń przepisów podatkowych

Konsekwencje dla przedsiębiorców

Pozytywne skutki:

• Więcej czasu na przygotowanie systemów IT
• Możliwość rozłożenia kosztów wdrożenia
• Czas na podnoszenie kompetencji cyfrowych

Potencjalne ryzyka:

• Utrzymanie obecnych, mniej efektywnych procesów
• Możliwe zmiany w systemie KSeF w międzyczasie
• Konieczność podwójnego przygotowania

Jak przygotować się na wdrożenie KSeF

Bez względu na ostateczną decyzję ministerstwa, przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania do KSeF już teraz.

Pierwsze kroki w przygotowaniu

1. Audyt obecnych procesów fakturowania Przeanalizuj, ile faktur wystawiasz miesięcznie i w jaki sposób. To pomoże określić skalę zmian potrzebnych przy wdrożeniu KSeF.

2. Ocena systemu księgowego Sprawdź, czy twoje obecne oprogramowanie księgowe obsługuje KSeF lub planuje taką funkcjonalność. Jeśli nie, zacznij rozglądać się za alternatywami.

3. Szkolenie zespołu Nawet w małej firmie warto zainwestować w podstawowe szkolenie z obsługi e-faktur. Koszt takiego szkolenia to zazwyczaj 500-1500 złotych na osobę.

Budżetowanie kosztów KSeF

Przygotuj budżet na wdrożenie KSeF:

• Oprogramowanie: 200-800 zł miesięcznie
• Szkolenia: 500-2000 zł jednorazowo
• Dostosowanie procesów: 1000-5000 zł
• Wsparcie techniczne: 300-1000 zł miesięcznie w pierwszym roku

Alternatywne rozwiązania dla małych firm

Niezależnie od ostatecznych decyzji dotyczących terminów wdrożenia KSeF, małe firmy mogą już teraz skorzystać z rozwiązań ułatwiających przejście na elektroniczne fakturowanie.

Rozwiązania chmurowe

Systemy chmurowe oferują małym firmom:

• Niższe koszty początkowe (często model abonamentowy)
• Automatyczne aktualizacje zgodności z KSeF
• Dostęp z różnych urządzeń i lokalizacji
• Wsparcie techniczne w ramach abonamentu

Współpraca z biurem rachunkowym

Wielu małych przedsiębiorców może skorzystać z usług biur rachunkowych, które:

• Przejmą całość obsługi KSeF
• Zapewnią zgodność z przepisami
• Oferują kompleksową obsługę za miesięczną opłatą 300-800 złotych

FAQ

Kiedy dokładnie wejdzie obowiązek KSeF dla małych firm?

Obecnie brak jest oficjalnego potwierdzenia odroczenia. Małe firmy powinny przygotowywać się na wdrożenie zgodnie z pierwotnym harmonogramem, obserwując jednocześnie komunikaty z ministerstwa.

Ile realnie kosztuje wdrożenie KSeF w małej firmie?

Koszt wdrożenia zależy od wielkości firmy i wybranego rozwiązania. Dla mikrofirmy to zazwyczaj 3000-8000 złotych w pierwszym roku, włączając oprogramowanie, szkolenia i dostosowanie procesów.

Co grozi firmie, która nie wdroży KSeF w terminie?

Brak wdrożenia KSeF po wprowadzeniu obowiązku może skutkować karami finansowymi oraz problemami z rozliczaniem VAT. Wysokość kar nie została jeszcze oficjalnie określona.

Czy wszystkie faktury muszą przechodzić przez KSeF?

Po wprowadzeniu obowiązku, wszystkie faktury VAT będą musiały być wystawiane przez system KSeF. Wyjątki mogą dotyczyć niektórych transakcji międzynarodowych.

Jak sprawdzić, czy moja firma jest gotowa na KSeF?

Skorzystaj z bezpłatnych narzędzi diagnostycznych oferowanych przez dostawców oprogramowania księgowego lub skonsultuj się z biurem rachunkowym. Możesz także przetestować system KSeF w środowisku demonstracyjnym udostępnionym przez ministerstwo.