Tryb offline KSeF 2026 - jak fakturować bez internetu?

Źródło: Vitaly Gariev na Unsplash

Spis treści

• Co to jest tryb offline w KSeF
• Certyfikat typu 2 - klucz do bezpieczeństwa
• Jak postępować podczas awarii systemu
• Praktyczne wdrożenie trybu offline
• FAQ

---

Co to jest tryb offline w KSeF

W 2026 roku system KSeF oferuje przedsiębiorcom możliwość kontynuowania wystawiania faktur nawet w sytuacjach, gdy dostęp do internetu jest niemożliwy lub system centralny doświadcza awarii. Tryb offline to rozwiązanie, które zapewnia ciągłość biznesową bez narażania na kary podatkowe.

Tryb offline w Krajowym Systemie e-Faktur działa na zasadzie tymczasowego przechowywania dokumentów w lokalnym systemie księgowym. Gdy połączenie z internetem zostanie przywrócone, wszystkie faktury wystawione w trybie offline automatycznie synchronizują się z centralną bazą danych.

Kiedy stosować tryb offline

Tryb offline można uruchomić w następujących sytuacjach:

• Awaria połączenia internetowego w siedzibie firmy trwająca dłużej niż 2 godziny
• Planowane prace konserwacyjne systemu KSeF ogłoszone przez Ministerstwo Finansów
• Problemy techniczne z serwerami centralnymi systemu
• Sytuacje kryzysowe uniemożliwiające normalną pracę online

Ważne jest, aby tryb offline uruchamiać tylko w uzasadnionych przypadkach. System automatycznie rejestruje czas i przyczynę przełączenia w tryb offline, co może być przedmiotem kontroli skarbowej.

Ograniczenia trybu offline

Praca w trybie offline wiąże się z pewnymi ograniczeniami:

• Maksymalny czas pracy offline wynosi 30 dni kalendarzowych
• Brak możliwości weryfikacji danych kontrahentów w czasie rzeczywistym
• Ograniczone funkcje raportowania i analiz
• Konieczność synchronizacji wszystkich danych po powrocie online

Certyfikat typu 2 - klucz do bezpieczeństwa

Certyfikat typu 2 to enhanced security certificate wymagany do bezpiecznego funkcjonowania w trybie offline. Od stycznia 2026 roku wszystkie firmy planujące korzystanie z trybu offline muszą posiadać aktywny certyfikat tego typu.

Czym różni się certyfikat typu 2

Certyfikat typu 2 oferuje znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa w porównaniu do standardowego certyfikatu:

Szyfrowanie AES-256: Wszystkie dane przechowywane lokalnie są szyfrowane przy użyciu algorytmu AES-256, co zapewnia ochronę przed nieautoryzowanym dostępem.

Podwójna weryfikacja: System wymaga potwierdzenia tożsamości na dwóch poziomach - hasło główne oraz kod SMS lub aplikacja mobilna.

Automatyczne tworzenie kopii zapasowych: Certyfikat typu 2 automatycznie tworzy zaszyfrowane kopie zapasowe wszystkich dokumentów wystawionych offline.

Rozszerzona kontrola dostępu: Możliwość ustawienia różnych poziomów uprawnień dla poszczególnych użytkowników systemu.

Jak uzyskać certyfikat typu 2

Proces uzyskania certyfikatu typu 2 wymaga kilku kroków:

1. Złożenie wniosku przez portal podatnika lub system ERP zintegrowany z KSeF
2. Weryfikacja tożsamości poprzez profil zaufany, podpis elektroniczny lub wizytę w urzędzie skarbowym
3. Opłacenie składki w wysokości 150 zł rocznie (cena obowiązująca w 2026 roku)
4. Instalacja certyfikatu w systemie księgowym w ciągu 7 dni roboczych

Całość procedury zajmuje średnio 5-10 dni roboczych. Zaleca się złożenie wniosku z wyprzedzeniem, szczególnie przed okresami zwiększonej liczby transakcji.

Jak postępować podczas awarii systemu

Właściwe postępowanie podczas awarii KSeF lub braku dostępu do sieci jest kluczowe dla utrzymania ciągłości biznesowej i uniknięcia problemów z organami podatkowymi.

Natychmiastowe działania

Po wykryciu problemów z dostępem do systemu KSeF należy:

Krok 1: Weryfikacja problemu - sprawdź status systemu na stronie gov.pl oraz w mediach społecznościowych Ministerstwa Finansów. Często problemy mają charakter lokalny i można je szybko rozwiązać.

Krok 2: Dokumentacja zdarzenia - zapisz dokładny czas rozpoczęcia problemów, ich charakter oraz podjęte kroki naprawcze. Ta dokumentacja może okazać się przydatna w przypadku kontroli.

Krok 3: Aktywacja trybu offline - jeśli problem utrzymuje się dłużej niż 2 godziny i posiadasz certyfikat typu 2, aktywuj tryb offline w swoim systemie księgowym.

Krok 4: Powiadomienie zespołu - poinformuj wszystkich pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie o przełączeniu w tryb offline i obowiązujących procedurach.

Procedury podczas pracy offline

Praca w trybie offline wymaga szczególnej dyscypliny i przestrzegania określonych procedur:

• Numeracja dokumentów: Zachowaj ciągłość numeracji faktur, system automatycznie zsynchronizuje numery po powrocie online
• Backup danych: Wykonuj codzienne kopie zapasowe wszystkich dokumentów wystawionych offline
• Rejestr offline: Prowadź dodatkowy rejestr dokumentów wystawionych offline z datami i godzinami
• Kontrola jakości: Zwiększ częstotliwość kontroli poprawności danych, gdyż brak weryfikacji online może prowadzić do błędów

Praktyczne wdrożenie trybu offline

Skuteczne wdrożenie trybu offline w firmie wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego i organizacyjnego. Oto praktyczne kroki, które pomogą Ci bezpiecznie korzystać z tej funkcjonalności.

Przygotowanie techniczne

Aktualizacja oprogramowania: Upewnij się, że Twój system księgowy obsługuje tryb offline KSeF w najnowszej wersji. Większość dostawców oprogramowania księgowego wprowadziła odpowiednie aktualizacje do końca 2025 roku.

Konfiguracja systemu: Ustaw parametry trybu offline zgodnie z potrzebami firmy:

• Maksymalny czas pracy offline (do 30 dni)
• Częstotliwość tworzenia kopii zapasowych
• Poziom szyfrowania danych
• Procedury powrotu online

Test funkcjonalności: Przeprowadź test trybu offline w kontrolowanym środowisku. Wystaw kilka testowych faktur, sprawdź proces synchronizacji i upewnij się, że wszystkie funkcje działają prawidłowo.

Szkolenie pracowników

Kluczowym elementem wdrożenia jest odpowiednie przeszkolenie zespołu:

Podstawy trybu offline: Wszyscy pracownicy odpowiedzialni za fakturowanie powinni znać zasady działania trybu offline, sytuacje w których można go uruchomić oraz podstawowe procedury bezpieczeństwa.

Obsługa systemu: Praktyczne szkolenie z obsługi systemu w trybie offline, w tym wystawiania faktur, tworzenia raportów i zarządzania dokumentami.

Procedury awaryjne: Jasno określone procedury postępowania w sytuacjach problemowych, kontakty do osób odpowiedzialnych oraz kroki escalacji problemów.

Monitoring i kontrola

Regularne monitorowanie systemu pracującego w trybie offline jest niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa danych:

• Dzienne raporty o liczbie wystawionych faktur offline
• Kontrola integralności danych przed synchronizacją
• Monitoring miejsca na dysku i wydajności systemu
• Regularne testy procedur backup i recovery

FAQ

Ile kosztuje certyfikat typu 2 w 2026 roku?

Certyfikat typu 2 kosztuje 150 zł rocznie. Opłata jest pobierana automatycznie przed końcem okresu ważności certyfikatu. Pierwsza opłata jest naliczana w momencie aktywacji certyfikatu.

Jak długo mogę pracować w trybie offline?

Maksymalny czas pracy w trybie offline wynosi 30 dni kalendarzowych. Po przekroczeniu tego czasu system automatycznie zablokuje możliwość wystawiania nowych faktur do momentu synchronizacji z systemem centralnym.

Co jeśli nie mam certyfikatu typu 2, a system KSeF nie działa?

Bez certyfikatu typu 2 nie możesz korzystać z trybu offline. W takiej sytuacji możesz wystawić faktury papierowe lub w zwykłym formacie elektronicznym, ale musisz wprowadzić je do KSeF w ciągu 7 dni od przywrócenia działania systemu.

Czy tryb offline wpływa na terminy płatności VAT?

Nie, terminy płatności VAT pozostają bez zmian. Faktury wystawione w trybie offline są traktowane jak standardowe dokumenty KSeF pod względem rozliczeń podatkowych, pod warunkiem że zostaną zsynchronizowane w wymaganym terminie.

Jak sprawdzić status synchronizacji po powrocie online?

Status synchronizacji można sprawdzić w panelu administracyjnym systemu księgowego lub na portalu podatnika w zakładce “KSeF - tryb offline”. System wyświetli liczbę dokumentów oczekujących na synchronizację, zsynchronizowanych oraz ewentualne błędy.