KSeF 2026: MF bagatelizuje problemy przedsiębiorców

Źródło: Daniil Komov na Unsplash

Spis treści

• Stanowisko Ministerstwa Finansów ws. KSeF
• Główne problemy zgłaszane przez przedsiębiorców
• Przygotowania do wdrożenia KSeF w 2026
• Praktyczne wskazówki dla firm
• FAQ

---

Stanowisko Ministerstwa Finansów ws. KSeF

Ministerstwo Finansów opublikowało odpowiedź na interpelację poselską dotyczącą problemów z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Stanowisko resortu wywołuje kontrowersje wśród przedsiębiorców, którzy zarzucają MF bagatelizowanie rzeczywistych trudności związanych z przygotowaniami do obowiązkowego wdrożenia systemu w 2026 roku.

W odpowiedzi resort podkreśla, że system KSeF działa stabilnie, a zgłaszane problemy mają charakter incydentalny. Ministerstwo wskazuje na rozbudowę infrastruktury technicznej oraz działania edukacyjne skierowane do przedsiębiorców jako dowód na właściwe przygotowania do pełnego wdrożenia.

Kluczowe argumenty Ministerstwa

Resort finansów w swojej odpowiedzi koncentruje się na następujących aspektach:

• Stabilność techniczna - system przetwarza coraz więcej faktur bez znaczących awarii
• Wsparcie techniczne - rozbudowa call center i materiałów pomocniczych
• Harmonogram wdrożenia - utrzymanie planowanego terminu wprowadzenia obowiązku w 2026 roku
• Korzyści ekonomiczne - potencjalne oszczędności dla budżetu państwa i przedsiębiorców

Reakcje środowiska biznesowego

Organizacje przedsiębiorców oraz eksperci od księgowości wyrażają sceptycyzm wobec optymistycznej oceny MF. Wskazują na liczne przypadki problemów technicznych, trudności z integracją systemów księgowych oraz brak jasnych wytycznych dla specyficznych branż.

Szczególnie małe i średnie firmy obawiają się kosztów dostosowania swoich systemów informatycznych do wymogów KSeF oraz konieczności przeszkolenia personelu.

Główne problemy zgłaszane przez przedsiębiorców

Pomimo optymistycznego stanowiska Ministerstwa, praktyka pokazuje szereg wyzwań, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy przygotowujący się do obowiązkowego KSeF w 2026 roku.

Problemy techniczne i integracyjne

Najczęściej zgłaszane trudności dotyczą:

Integracja z systemami księgowymi

• Problemy z połączeniem istniejących programów księgowych z API KSeF
• Konieczność aktualizacji oprogramowania, często wiążąca się z dodatkowymi kosztami
• Brak kompatybilności starszych wersji systemów z wymaganiami KSeF

Stabilność połączeń

• Okresowe problemy z dostępnością systemu, szczególnie w godzinach szczytu
• Długie czasy odpowiedzi serwera wpływające na płynność pracy
• Trudności z synchronizacją danych między systemami

Złożoność procedur

• Skomplikowane wymogi formatowania danych
• Problemy z korygowaniem błędnie wystawionych faktur
• Brak intuicyjnych rozwiązań dla nietypowych sytuacji biznesowych

Koszty wdrożenia dla przedsiębiorstw

Dostosowanie do wymogów KSeF wiąże się z konkretnymi wydatkami:

Dla małych firm (do 10 pracowników):

• Aktualizacja oprogramowania: 2 000 - 5 000 zł
• Szkolenia personelu: 1 000 - 3 000 zł
• Wsparcie techniczne w pierwszych miesiącach: 1 500 - 4 000 zł

Dla średnich przedsiębiorstw:

• Modernizacja systemów IT: 10 000 - 50 000 zł
• Dostosowanie procesów księgowych: 5 000 - 15 000 zł
• Szkolenia zespołu i konsultacje: 3 000 - 10 000 zł

Przygotowania do wdrożenia KSeF w 2026

Niezależnie od stanowiska Ministerstwa, przedsiębiorcy muszą przygotować się na obowiązkowe wdrożenie KSeF. Kluczowe jest rozpoczęcie działań już teraz, aby uniknąć problemów w ostatniej chwili.

Harmonogram działań do 2026 roku

I kwartał 2025:

• Audyt obecnych systemów księgowych
• Wybór dostawcy oprogramowania kompatybilnego z KSeF
• Rozpoczęcie testów w środowisku demonstracyjnym

II-III kwartał 2025:

• Implementacja rozwiązań technicznych
• Pierwsze szkolenia dla zespołu księgowego
• Testowanie procesów na ograniczonej liczbie dokumentów

IV kwartał 2025:

• Finalizacja wdrożenia technologicznego
• Intensywne szkolenia całego zespołu
• Przygotowanie procedur awaryjnych

I kwartał 2026:

• Ostatnie testy przed wejściem obowiązku
• Przygotowanie do pełnego funkcjonowania w KSeF
• Monitoring pierwszych tygodni obowiązkowego stosowania

Wybór rozwiązania technicznego

Przedsiębiorcy mają kilka opcji dostosowania się do wymogów KSeF:

Aktualizacja istniejącego systemu

• Najczęściej wybierana opcja przez firmy z nowszym oprogramowaniem
• Koszt: 1 000 - 10 000 zł w zależności od skali działalności
• Czas wdrożenia: 2-4 miesiące

Zmiana systemu księgowego

• Wybór dla firm z przestarzałym oprogramowaniem
• Koszt: 5 000 - 50 000 zł plus koszty migracji danych
• Czas wdrożenia: 4-8 miesięcy

Outsourcing księgowości

• Alternatywa dla małych firm
• Koszt: 300 - 2 000 zł miesięcznie w zależności od zakresu
• Brak kosztów wdrożenia po stronie przedsiębiorcy

Praktyczne wskazówki dla firm

Aby skutecznie przygotować się do obowiązkowego KSeF, przedsiębiorcy powinni podjąć konkretne działania już teraz.

Lista kontrolna przygotowań

Aspekty techniczne:

• Sprawdzenie kompatybilności obecnego oprogramowania z KSeF
• Założenie konta testowego w środowisku demo KSeF
• Przeprowadzenie próbnego wystawienia faktury elektronicznej
• Sprawdzenie przepustowości internetowej (minimum 10 Mbps dla stabilnego działania)
• Przygotowanie procedur backup danych

Aspekty organizacyjne:

• Wyznaczenie odpowiedzialnej osoby za wdrożenie KSeF
• Przeszkolenie zespołu księgowego z podstaw obsługi systemu
• Opracowanie wewnętrznych procedur obiegu dokumentów
• Przygotowanie planu komunikacji z kontrahentami

Aspekty prawne:

• Aktualizacja regulaminów i umów z kontrahentami
• Przegląd polityki ochrony danych osobowych (RODO)
• Dostosowanie dokumentów wewnętrznych do wymogów KSeF

Najczęstsze błędy do uniknięcia

Opóźnianie decyzji o wdrożeniu Pozostawienie przygotowań na ostatnią chwilę może skutkować problemami technicznymi i brakiem alternatyw w przypadku niepowodzenia.

Brak testowania rozwiązań Wiele firm planuje wdrożenie bez wcześniejszego przetestowania systemu w warunkach rzeczywistych.

Ignorowanie szkoleń personelu Nawet najlepsze rozwiązanie techniczne nie zadziała bez odpowiednio przygotowanego zespołu.

Brak planu awaryjnego Przedsiębiorcy często nie przygotowują alternatywnych scenariuszy na wypadek problemów z systemem.

FAQ

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców?

Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów, obowiązek stosowania KSeF ma zostać wprowadzony w 2026 roku. Dokładna data nie została jeszcze oficjalnie ogłoszona, ale spodziewana jest w pierwszej połowie roku.

Ile kosztuje wdrożenie KSeF w małej firmie?

Koszty wdrożenia KSeF w małej firmie wahają się od 3 000 do 10 000 zł. Obejmują one aktualizację oprogramowania (2 000-5 000 zł), szkolenia personelu (1 000-3 000 zł) oraz wsparcie techniczne w pierwszych miesiącach (1 500-4 000 zł).

Czy po wdrożeniu KSeF będzie można wystawiać faktury papierowe?

Po wprowadzeniu obowiązku KSeF, faktury papierowe będą możliwe tylko w wyjątkowych sytuacjach określonych przez przepisy. Wszystkie standardowe faktury będą musiały być wystawiane elektronicznie przez system KSeF.

Co z firmami, które nie mają stałego dostępu do internetu?

Ministerstwo Finansów zapowiada rozwiązania dla firm z ograniczonym dostępem do internetu, ale szczegóły nie zostały jeszcze przedstawione. Prawdopodobnie będą to rozwiązania offline z okresową synchronizacją danych.

Czy KSeF zastąpi obowiązek składania JPK VAT?

KSeF nie zastąpi całkowicie JPK VAT. System będzie automatycznie generował część danych dla deklaracji VAT, ale przedsiębiorcy nadal będą musieli składać standardowe sprawozdania, choć w uproszczonej formie.