KSeF 2026: Bez tego dokumentu nie wystawisz e-faktury

Źródło: Omar Al-Ghosson na Unsplash

Spis treści

• Czym jest KSeF i dlaczego jest tak ważny
• Kluczowy dokument do funkcjonowania w KSeF
• Przygotowanie dokumentacji krok po kroku
• Konsekwencje braku wymaganego dokumentu
• FAQ

---

Rok 2026 zbliża się nieuchronnie, a wraz z nim obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla wszystkich przedsiębiorców. Wielu z nas już dziś zastanawia się, jak przygotować swoją firmę na tę zmianę. Okazuje się jednak, że jeden brakujący dokument może całkowicie odciąć spółkę od możliwości wystawiania faktur elektronicznych.

Czym jest KSeF i dlaczego jest tak ważny

Krajowy System e-Faktur to rewolucyjna zmiana w sposobie fakturowania w Polsce. Od 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej przez system rządowy.

Podstawowe założenia KSeF

System został zaprojektowany z myślą o:

• Automatyzacji rozliczeń podatkowych - faktury będą automatycznie przekazywane do urzędu skarbowego
• Eliminacji szarej strefy - każda transakcja będzie natychmiast widoczna dla fiskusa
• Uproszczeniu księgowości - przedsiębiorcy będą mieli dostęp do wszystkich faktur w jednym miejscu
• Przyspieszeniu rozliczeń - płatności między firmami będą szybsze dzięki standaryzacji

Harmonogram wdrożenia na 2026 rok

Zgodnie z aktualnymi planami Ministerstwa Finansów:

• 1 stycznia 2026 - start obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników VAT
• Grudzień 2025 - ostateczny termin na przygotowanie wymaganej dokumentacji
• Październik 2025 - rozpoczęcie masowych testów systemu

Kluczowy dokument do funkcjonowania w KSeF

Tym kluczowym dokumentem, bez którego spółka nie będzie mogła funkcjonować w systemie KSeF, jest upoważnienie do wystawiania faktur w imieniu spółki. Ten pozornie prosty dokument może sprawić ogromne problemy, jeśli nie zostanie odpowiednio przygotowany.

Dlaczego upoważnienie jest konieczne

W przeciwieństwie do tradycyjnego fakturowania, gdzie wystawienie faktury było stosunkowo proste, KSeF wymaga jasnego określenia, kto ma prawo działać w imieniu spółki w systemie elektronicznym. System musi być w stanie zweryfikować, czy osoba wystawiająca fakturę ma do tego uprawnienia.

Główne przyczyny wymagania upoważnienia:

• Bezpieczeństwo systemu - zapobieganie nieautoryzowanym transakcjom
• Zgodność z prawem korporacyjnym - jasne rozgraniczenie kompetencji
• Możliwość audytu - łatwe sprawdzenie, kto i kiedy wystawił fakturę
• Odpowiedzialność prawna - określenie kto ponosi odpowiedzialność za błędy

Rodzaje upoważnień w KSeF

System przewiduje kilka rodzajów upoważnień:

1. Upoważnienie podstawowe

• Prawo do wystawiania standardowych faktur sprzedażowych
• Dostęp do podstawowych funkcji systemu
• Możliwość przeglądania historii transakcji

2. Upoważnienie rozszerzone

• Wszystkie uprawnienia z wersji podstawowej
• Prawo do zarządzania kontami użytkowników
• Możliwość modyfikacji danych spółki w systemie
• Dostęp do zaawansowanych raportów

3. Upoważnienie administratora

• Pełny dostęp do wszystkich funkcji
• Prawo do nadawania i odbierania uprawnień innym użytkownikom
• Możliwość konfiguracji systemu dla całej spółki

Przygotowanie dokumentacji krok po kroku

Proces przygotowania właściwego upoważnienia wymaga starannego planowania i znajomości procedur prawnych obowiązujących w spółce.

Analiza struktury spółki

Pierwszy krok to dokładna analiza tego, kto w spółce powinien mieć dostęp do systemu KSeF:

Dla spółek z o.o.:

• Członkowie zarządu mają automatyczne prawo reprezentacji
• Prokurenci mogą działać na podstawie prokury
• Pełnomocnicy potrzebują szczegółowego pełnomocnictwa

Dla spółek akcyjnych:

• Członkowie zarządu działają na podstawie uchwał
• Dyrektorzy potrzebują pisemnego upoważnienia
• Kierownicy działów - ograniczone uprawnienia

Dla spółek jawnych:

• Wszyscy wspólnicy mają prawo reprezentacji
• Można ograniczyć uprawnienia w umowie spółki

Przygotowanie upoważnienia

Dokument upoważnienia musi zawierać konkretne elementy:

Dane identyfikacyjne:

• Pełna nazwa spółki z numerem KRS
• NIP i REGON spółki
• Dane osobowe upoważnianego (imię, nazwisko, PESEL)
• Zakres upoważnienia (podstawowe, rozszerzone, administrator)

Czas obowiązywania:

• Data rozpoczęcia uprawnień
• Data wygaśnięcia (opcjonalnie)
• Warunki przedterminowego cofnięcia

Podpisy i pieczęcie:

• Podpis osoby uprawnionej do reprezentacji spółki
• Pieczęć firmowa spółki
• Data wystawienia dokumentu

Weryfikacja dokumentu

Przed złożeniem upoważnienia w systemie KSeF warto przeprowadzić weryfikację:

1. Sprawdzenie formalności - czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy
2. Kontrola prawna - czy osoba podpisująca ma prawo do udzielenia upoważnienia
3. Weryfikacja danych - czy wszystkie numery i dane są aktualne
4. Test w systemie - próbne zalogowanie się do KSeF

Konsekwencje braku wymaganego dokumentu

Brak właściwego upoważnienia może mieć poważne konsekwencje dla działalności firmy w 2026 roku.

Bezpośrednie skutki

Całkowita blokada systemu:

• Niemożność wystawienia ani jednej faktury elektronicznej
• Brak dostępu do faktur otrzymanych od kontrahentów
• Niemożność prowadzenia bieżącej działalności gospodarczej

Problemy z kontrahentami:

• Opóźnienia w rozliczeniach
• Utrata wiarygodności biznesowej
• Możliwe roszczenia odszkodowawcze

Konsekwencje podatkowe

Urząd skarbowy może nałożyć surowe sankcje za nieprzestrzeganie obowiązku e-fakturowania:

Kary finansowe:

• Do 500 zł za każdą nieprawidłowo wystawioną fakturę
• Dodatkowe odsetki od zaległości podatkowych
• Możliwość wszczęcia postępowania karnego skarbowego

Ograniczenia w rozliczeniach:

• Brak możliwości odliczenia VAT naliczonego
• Problemy z rozliczaniem kosztów w podatku dochodowym
• Konieczność składania dodatkowych wyjaśnień

Jak uniknąć problemów

Działania prewencyjne:

• Przygotowanie dokumentacji już w 2025 roku
• Przeprowadzenie testów systemu przed obowiązkowym wdrożeniem
• Szkolenie pracowników z obsługi KSeF
• Przygotowanie procedur awaryjnych

Plan B na wypadek problemów:

• Lista alternatywnych osób upoważnionych
• Kontakt z prawnikiem specjalizującym się w KSeF
• Procedury szybkiego rozwiązywania problemów technicznych

FAQ

Czy mogę przygotować upoważnienie do KSeF już teraz?

Tak, zalecamy przygotowanie dokumentacji już w 2025 roku. Pozwoli to na spokojne przetestowanie systemu i ewentualne poprawki przed obowiązkowym wdrożeniem w styczniu 2026 roku.

Ile osób powinno mieć upoważnienie do KSeF w mojej spółce?

Minimum dwie osoby - zapewni to ciągłość działania w przypadku nieobecności jednej z nich. W większych firmach warto rozważyć upoważnienie kierowników działów lub osoby odpowiedzialnej za księgowość.

Co się stanie jeśli popełnię błąd w upoważnieniu?

Błędne upoważnienie można poprawić, ale proces może potrwać kilka dni roboczych. Dlatego tak ważne jest dokładne sprawdzenie dokumentu przed jego złożeniem w systemie.

Czy upoważnienie do KSeF ma określony czas obowiązywania?

Upoważnienie może być bezterminowe lub z określonym czasem obowiązywania. Zalecamy upoważnienia bezterminowe z możliwością cofnięcia w każdym momencie - zapewni to większą elastyczność.

Czy potrzebuję pomocy prawnika do przygotowania upoważnienia?

Dla prostych struktur spółek możesz przygotować dokument samodzielnie. W przypadku skomplikowanych struktur właścicielskich lub międzynarodowych grup kapitałowych zalecamy konsultację z prawnikiem specjalizującym się w prawie handlowym.