KSeF 2026: Jaki dokument może odciąć spółkę od e-faktur?

Źródło: Vitaly Gariev na Unsplash

Spis treści

• Kluczowy dokument dla dostępu do KSeF
• Konsekwencje braku autoryzacji
• Jak przygotować się do 2026 roku
• Procedura odzyskania dostępu
• FAQ

---

Kluczowy dokument dla dostępu do KSeF

Zbliżający się rok 2026 przynosi istotne zmiany w funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Dla wielu przedsiębiorców może okazać się szokiem, że bez jednego konkretnego dokumentu ich spółka może zostać całkowicie odcięta od możliwości wystawiania i odbierania faktur elektronicznych przez KSeF.

Tym krytycznym dokumentem jest pełnomocnictwo do reprezentowania spółki w systemie KSeF. Chodzi o formalne upoważnienie osób, które będą mogły zarządzać kontem firmy w systemie oraz autoryzować faktury elektroniczne.

Dlaczego pełnomocnictwo jest kluczowe?

System KSeF wymaga jednoznacznego określenia, kto ma prawo do:

• Rejestracji firmy w systemie
• Wystawiania faktur w imieniu spółki
• Odbierania faktur elektronicznych
• Zarządzania ustawieniami konta firmowego

Bez odpowiedniego pełnomocnictwa, nawet jeśli jesteś właścicielem firmy, możesz mieć problem z uzyskaniem pełnego dostępu do wszystkich funkcji systemu.

Wymagana forma pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo musi być sporządzone w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym lub w formie aktu notarialnego. Dokument musi zawierać:

• Dokładne dane osoby upoważnianej
• Zakres uprawnień w systemie KSeF
• Datę wystawienia i okres obowiązywania
• Podpis osoby upoważniającej z poświadczeniem notarialnym

Konsekwencje braku autoryzacji

Brak odpowiedniej autoryzacji w 2026 roku może oznaczać dla spółki poważne problemy operacyjne i prawne.

Blokada wystawiania faktur elektronicznych

Spółka bez prawidłowej autoryzacji nie będzie mogła:

• Wystawić ani jednej faktury elektronicznej przez KSeF
• Otrzymać potwierdzenia odbioru faktur od kontrahentów
• Korzystać z automatycznej weryfikacji danych VAT

To oznacza powrót do papierowych faktur lub konieczność pilnego załatwienia formalności, co może zająć nawet kilka tygodni.

Problemy z rozliczeniami VAT

Ministerstwo Finansów planuje, że od 2026 roku system KSeF będzie głównym źródłem danych dla rozliczeń VAT. Firmy bez dostępu do systemu mogą mieć problemy z:

• Automatycznym wypełnianiem deklaracji VAT
• Weryfikacją rozliczeń przez urząd skarbowy
• Korzystaniem z preferencyjnych terminów płatności VAT

Potencjalne kary i sankcje

Brak możliwości wystawienia faktury elektronicznej może skutkować:

• Karą do 5000 zł za nieprawidłowe dokumentowanie transakcji VAT
• Problemami z odliczeniem podatku naliczonego
• Trudnościami w udowodnieniu poniesienia kosztów uzyskania przychodów

Jak przygotować się do 2026 roku

Przygotowanie odpowiedniej dokumentacji powinno rozpocząć się już teraz, aby uniknąć problemów na początku 2026 roku.

Lista kontrolna dokumentów

Dla spółek z o.o.:

• Aktualny odpis z KRS (nie starszy niż 3 miesiące)
• Pełnomocnictwo dla osób zarządzających kontem KSeF
• Uchwała zarządu o upoważnieniu do reprezentowania spółki w systemie

Dla spółek akcyjnych:

• Odpis z KRS z aktualnymi danymi zarządu
• Uchwała zarządu lub rady nadzorczej (w zależności od statutu)
• Pełnomocnictwa dla konkretnych osób

Dla spółek jawnych i partnerskich:

• Aktualny odpis z CEIDG lub KRS
• Pełnomocnictwa podpisane przez wszystkich wspólników
• Umowa spółki określająca zasady reprezentacji

Harmonogram działań na 2026 rok

Styczeń 2026:

• Przegląd wszystkich pełnomocnictw pod kątem ważności
• Sprawdzenie zgodności z wymogami KSeF

Luty 2026:

• Poświadczenie nowych pełnomocnictw u notariusza
• Złożenie dokumentów w systemie KSeF

Marzec 2026:

• Testowanie dostępu do wszystkich funkcji systemu
• Szkolenie pracowników z obsługi KSeF

Procedura odzyskania dostępu

Jeśli spółka zostanie odcięta od systemu z powodu braku odpowiedniej autoryzacji, proces odzyskania dostępu może być czasochłonny.

Procedura krok po kroku

1. Przygotowanie dokumentacji (7-14 dni)

   • Sporządzenie nowego pełnomocnictwa
   • Poświadczenie u notariusza
   • Przygotowanie dokumentów spółki

2. Złożenie wniosku w KSeF (1-2 dni)

   • Wypełnienie formularza online
   • Przesłanie skanów dokumentów
   • Oczekiwanie na potwierdzenie

3. Weryfikacja przez system (5-10 dni roboczych)

   • Automatyczna weryfikacja danych
   • Ewentualne żądanie dodatkowych dokumentów
   • Potwierdzenie autoryzacji

Jak przyspieszyć procedurę?

• Skorzystaj z trybu pilnego - dostępny za opłatą 200 zł, skraca czas weryfikacji do 2-3 dni
• Przygotuj wszystkie dokumenty na raz - unikniesz wielokrotnych żądań uzupełnienia
• Sprawdź wzory na stronie KSeF - upewnij się, że dokumenty są zgodne z wymaganiami

FAQ

Czy właściciel firmy automatycznie ma dostęp do KSeF?

Nie, nawet właściciel musi mieć odpowiednie pełnomocnictwo. W przypadku spółek z o.o. czy akcyjnych, prawo reprezentacji wynika z wpisu w KRS, ale system KSeF wymaga dodatkowo formalnego upoważnienia do działania w systemie elektronicznym.

Ile kosztuje poświadczenie pełnomocnictwa u notariusza?

Koszt poświadczenia podpisu u notariusza wynosi około 40-60 zł za jeden podpis. Jeśli sporządzasz akt notarialny, koszt może wynieść 200-400 zł w zależności od złożoności dokumentu i taryfy notarialnej.

Na jak długo wystawić pełnomocnictwo do KSeF?

Zaleca się wystawienie pełnomocnictwa na czas nieokreślony z możliwością odwołania. Dzięki temu unikniesz problemów związanych z przedłużaniem autoryzacji. Pamiętaj jednak o aktualizowaniu pełnomocnictw przy zmianach w składzie zarządu.

Co jeśli osoba upoważniona odejdzie z firmy?

Musisz niezwłocznie odwołać pełnomocnictwo tej osoby w systemie KSeF i wystawić nowe dla innej osoby. Cały proces może potrwać 5-10 dni roboczych, dlatego warto mieć zawsze co najmniej dwie osoby upoważnione do systemu.

Czy można upoważnić firmę księgową do obsługi KSeF?

Tak, można upoważnić konkretne osoby z firmy księgowej, ale pełnomocnictwo musi wskazywać konkretną osobę (imię i nazwisko), nie może być wystawione na firmę jako podmiot. Dodatkowo firma księgowa musi mieć odpowiednie uprawnienia do reprezentowania klientów w systemach podatkowych.