VAT eksport import 2026: nowe zasady rozliczania

Źródło: Compagnons na Unsplash

Spis treści

• Najważniejsze zmiany w VAT od 2026 roku
• Nowe zasady eksportu towarów
• Zmiany w imporcie i rozliczeniu VAT
• Praktyczne przykłady rozliczeń
• Przygotowanie do zmian
• FAQ

---

Najważniejsze zmiany w VAT od 2026 roku

Rok 2026 przynosi znaczące zmiany w rozliczeniach VAT dla przedsiębiorców prowadzących handel z zagranicą. Nowe przepisy mają uprościć procedury eksportowo-importowe, ale wymagają dokładnego przygotowania i zrozumienia nowych zasad.

Zmiany dotykają przede wszystkim małych i średnich przedsiębiorstw, które dotychczas mogły korzystać z uproszczonych procedur. Od stycznia 2026 roku wszystkie firmy będą musiały stosować zunifikowane zasady dokumentowania operacji eksportowo-importowych.

Kto musi stosować nowe przepisy

Nowe regulacje obejmą wszystkich podatników VAT prowadzących:

• Eksport towarów poza Unię Europejską
• Import towarów z krajów trzecich
• Usługi eksportowe dla kontrahentów spoza UE
• Handel trójstronny z udziałem krajów spoza Wspólnoty

Szczególnie istotne zmiany czekają firmy e-commerce, które sprzedają produkty za granicę oraz przedsiębiorstwa produkcyjne eksportujące swoje wyroby.

Kluczowe terminy w 2026 roku

1 stycznia 2026 - wejście w życie podstawowych przepisów 1 kwietnia 2026 - obowiązkowe stosowanie nowych formularzy eksportowych 1 lipca 2026 - pełne wdrożenie elektronicznego systemu kontroli 1 października 2026 - ostateczny termin na dostosowanie systemów IT

Nowe zasady eksportu towarów

Eksport towarów poza Unię Europejską będzie wymagał bardziej szczegółowej dokumentacji i szybszego przekazywania informacji do urzędów skarbowych.

Wymagana dokumentacja eksportowa

Od 2026 roku każda operacja eksportowa musi być udokumentowana w sposób elektroniczny w terminie 7 dni roboczych od wysłania towaru. Wcześniej ten termin wynosił 14 dni.

Obowiązkowe dokumenty:

• Faktura VAT z adnotacją o eksporcie
• Elektroniczne potwierdzenie wywoza (EPW)
• Dokument przewozowy z potwierdzeniem przekroczenia granicy UE
• Oświadczenie odbiorcy o otrzymaniu towaru (w przypadku wartości powyżej 50 000 zł)

Nowy wymóg: Wszystkie dokumenty muszą zawierać unikalny kod transakcji eksportowej (KTE), który będzie generowany automatycznie przez system celny.

Elektroniczne procedury eksportowe

Największą zmianą jest wprowadzenie obowiązkowego systemu e-Export, który zastąpi dotychczasowe papierowe zgłoszenia celne. System będzie zintegrowany z platformą KSeF, co oznacza automatyczne przekazywanie danych między urzędami.

Korzyści systemu e-Export:

• Szybsze załatwianie formalności celnych
• Automatyczna weryfikacja danych VAT
• Redukcja błędów w dokumentacji
• Możliwość śledzenia statusu zgłoszenia online

Zmiany w imporcie i rozliczeniu VAT

Import towarów z krajów trzecich będzie podlegał nowym zasadom rozliczania VAT, które mają ułatwić prowadzenie księgowości i poprawić płynność finansową przedsiębiorstw.

Odroczona płatność VAT importowego

Od lipca 2026 roku wszyscy zarejestrowany podatnicy VAT będą mogli korzystać z mechanizmu odroczonej płatności VAT importowego bez konieczności składania gwarancji.

Dotychczas: VAT importowy płacony przy odprawie celnej Od 2026: VAT importowy rozliczany w deklaracji VAT za okres, w którym nastąpił import

To oznacza znaczną poprawę płynności finansowej, szczególnie dla firm importujących towary o wysokiej wartości.

Nowe zasady stosowania stawek VAT

Wprowadzono uproszczone zasady określania właściwej stawki VAT dla towarów importowanych:

Grupa A (stawka 23%): towary luksusowe, elektronika, samochody Grupa B (stawka 8%): książki, czasopisma, artykuły medyczne
Grupa C (stawka 5%): żywność podstawowa, leki Grupa D (stawka 0%): towary objęte zwolnieniem

Każdy towar importowany będzie miał przypisany kod grupy VAT, co wyeliminuje wątpliwości przy rozliczeniach.

Praktyczne przykłady rozliczeń

Przykład 1: Eksport maszyn do USA

Firma: Zakład Produkcyjny Kowalski Sp. z o.o. Towar: Maszyny przemysłowe Wartość: 200 000 zł netto Data wysyłki: 15 marca 2026

Dokumentacja wymagana:

1. Faktura VAT z adnotacją “eksport” - do 15 marca 2026
2. Zgłoszenie e-Export - do 15 marca 2026
3. Dokument przewozowy - w dniu wysyłki
4. Potwierdzenie wywoza EPW - do 22 marca 2026
5. Oświadczenie odbiorcy - do 29 marca 2026

Rozliczenie VAT: 0% (eksport poza UE)

Przykład 2: Import elektroniki z Chin

Firma: Sklep Elektroniczny Nowak Towar: Smartfony Wartość: 150 000 zł netto Data importu: 10 maja 2026

Rozliczenie VAT importowego:

• VAT do zapłaty: 150 000 zł × 23% = 34 500 zł
• Nowy system: VAT rozliczony w deklaracji za maj 2026
• Stary system: VAT płacony przy odprawie celnej

Korzyść: Odroczenie płatności VAT o około 25 dni (do terminu składania deklaracji)

Przygotowanie do zmian

Aktualizacja systemów księgowych

Do końca 2025 roku wszystkie firmy prowadzące handel zagraniczny muszą zaktualizować swoje systemy księgowe, aby były zgodne z nowymi wymogami.

Lista kontrolna:

• Aktualizacja programu księgowego
• Integracja z systemem e-Export
• Szkolenie pracowników z nowych procedur
• Test połączenia z platformą KSeF
• Przygotowanie wzorców dokumentów

Szacunkowe koszty wdrożenia

Mikroprzedsiębiorstwa (do 10 pracowników): 2 000 - 5 000 zł Małe firmy (10-50 pracowników): 5 000 - 15 000 zł Średnie przedsiębiorstwa (50-250 pracowników): 15 000 - 50 000 zł

Koszty obejmują aktualizację oprogramowania, szkolenia i ewentualne wsparcie zewnętrznych konsultantów.

Wsparcie ze strony urzędów

Ministerstwo Finansów przygotowało pakiet pomocowy dla przedsiębiorców:

• Bezpłatne webinary - każdy czwartek od stycznia 2026
• Infolinia eksportowa - 22 694-55-55 (czynna 8:00-20:00)
• Punkty konsultacyjne - w każdym urzędzie skarbowym
• Materiały szkoleniowe - dostępne na gov.pl/vat-eksport

FAQ

Czy małe firmy również muszą stosować nowe przepisy?

Tak, nowe przepisy dotyczą wszystkich podatników VAT prowadzących handel zagraniczny, niezależnie od wielkości firmy. Jednak małe przedsiębiorstwa (do 2 mln zł obrotu rocznie) mogą skorzystać z uproszczonej procedury zgłoszeń.

Co z umowami zawartymi przed 2026 rokiem?

Umowy zawarte przed 1 stycznia 2026 roku pozostają ważne, ale ich realizacja od tego dnia musi odbywać się zgodnie z nowymi przepisami VAT. Nie ma obowiązku zmiany zapisów umownych, ale warto je przeanalizować pod kątem nowych procedur dokumentacyjnych.

Ile kosztuje dostęp do systemu e-Export?

System e-Export jest bezpłatny dla wszystkich zarejestrowanych podatników VAT. Koszty mogą dotyczyć jedynie integracji z własnymi systemami księgowymi lub korzystania z zewnętrznych dostawców oprogramowania.

Co się dzieje przy błędzie w dokumentacji eksportowej?

Błędy można korygować przez pierwsze 30 dni od zgłoszenia eksportu. Po tym terminie konieczne jest złożenie korekty deklaracji VAT wraz z uzasadnieniem. Kary za błędy formalne zostały ograniczone do 500 zł (wcześniej do 5 000 zł).

Czy Brexit wpływa na nowe przepisy?

Tak, Wielka Brytania jest traktowana jako kraj trzeci, więc handel z UK podlega nowym zasadom eksportowo-importowym. Jednak wprowadzono specjalne uproszczenia dla firm, które prowadziły handel z Wielką Brytanią przed Brexitem.