JPK VAT - Jak przygotować i wysłać plik do Urzędu Skarbowego

JPK_VAT to zunifikowany format plików, który łączy ewidencję VAT z deklaracją podatkową. Od 2020 roku wszystkie firmy w Polsce muszą składać deklaracje VAT wraz z plikiem JPK_VAT. Sprawdź jak to zrobić poprawnie.

Czym jest JPK_VAT?

JPK_VAT (Jednolity Plik Kontrolny VAT) to plik XML zawierający:

Ewidencję sprzedaży VAT (wszystkie faktury sprzedaży)
Ewidencję zakupu VAT (wszystkie faktury zakupu)
Deklarację VAT-7 lub VAT-7K (rozliczenie podatku)

Format JPK_VAT zastąpił poprzednie osobne pliki JPK_V7 i deklaracje VAT-7 składane w systemie e-Deklaracje.

Rodzaje plików JPK_VAT

JPK_V7M - rozliczenia miesięczne

Plik JPK_V7M składają podatnicy rozliczający się z VAT miesięcznie:

Duże firmy (obrót >50 mln PLN rocznie)
Firmy które dobrowolnie wybrały rozliczenia miesięczne
Nowi przedsiębiorcy przez pierwsze 12 miesięcy działalności

Termin składania: do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu którego dotyczy rozliczenie.

JPK_V7K - rozliczenia kwartalne

Plik JPK_V7K składają podatnicy rozliczający się z VAT kwartalnie:

Małe firmy (obrót do 50 mln PLN rocznie)
Firmy które wybrały rozliczenia kwartalne

Termin składania: do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale którego dotyczy rozliczenie.

Struktura pliku JPK_VAT

Plik JPK_VAT składa się z trzech głównych sekcji:

1. Nagłówek

Zawiera dane identyfikacyjne:

NIP podatnika
Pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko
Okres za który składamy rozliczenie (rok i miesiąc/kwartał)
Rodzaj deklaracji (7 - dla VAT-7, 6 - dla VAT-7K)

2. Ewidencja sprzedaży (SprzedazWiersz)

Dla każdej faktury sprzedaży:

Typ dokumentu (FP - faktura, RO - rachunek, WEW - dokument wewnętrzny)
Data wystawienia i data sprzedaży
Numer faktury
NIP nabywcy
Nazwa nabywcy
Wartość netto sprzedaży
Kwota VAT z podziałem na stawki (23%, 8%, 5%, 0%, zw, np)
Oznaczenie procedur VAT (MPP, GTU, etc)

3. Ewidencja zakupu (ZakupWiersz)

Dla każdej faktury zakupu:

Typ dokumentu
Data wystawienia faktury zakupu
Data wpływu faktury do firmy
Numer faktury dostawcy
NIP sprzedawcy
Nazwa sprzedawcy
Wartość netto zakupu
Kwota VAT naliczonego do odliczenia
Oznaczenie czy VAT podlega odliczeniu

4. Deklaracja VAT-7/VAT-7K (Deklaracja)

Podsumowanie rozliczenia VAT:

Wartość sprzedaży opodatkowanej
VAT należny z podziałem na stawki
Wartość zakupów
VAT naliczony do odliczenia
VAT do zapłaty lub nadwyżka do przeniesienia/zwrotu

Jak wygenerować plik JPK_VAT?

Automatyczne generowanie w programie księgowym

Najłatwiejsza i najbezpieczniejsza metoda to użycie programu księgowego który automatycznie:

Zbiera wszystkie faktury sprzedaży i zakupu z danego okresu
Oblicza sumy wartości netto, VAT należny i naliczony
Generuje plik XML zgodny ze schematem XSD Ministerstwa Finansów
Waliduje poprawność pliku przed wysłaniem

System Mobilna Faktura automatycznie generuje pliki JPK_V7M i JPK_V7K na podstawie wystawionych faktur sprzedaży i zaksięgowanych faktur zakupu. Wystarczy wybrać okres rozliczeniowy i kliknąć “Wygeneruj JPK_VAT”.

Ręczne przygotowanie pliku

Nie zalecane! Ręczne tworzenie pliku JPK_VAT w edytorze XML jest bardzo czasochłonne i podatne na błędy. Każdy błąd w strukturze pliku skutkuje odrzuceniem przez system e-Deklaracje.

Jak wysłać JPK_VAT do Urzędu Skarbowego?

Metoda 1: Przez e-Deklaracje (portal podatnika)

Zaloguj się na stronie e-Deklaracje: https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/
Wybierz: Złóż deklarację → JPK_VAT z deklaracją
Wczytaj plik JPK_VAT (XML) z dysku
System zwaliduje plik i wyświetli podsumowanie
Podpisz deklarację (Profil Zaufany, e-Dowód lub certyfikat kwalifikowany)
Wyślij deklarację do Urzędu Skarbowego
Pobierz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) jako potwierdzenie złożenia

Metoda 2: Bezpośrednio z programu księgowego

Nowoczesne programy księgowe (jak Mobilna Faktura) oferują bezpośrednią integrację z Bramką e-Deklaracje:

Wygenerujesz JPK_VAT w programie
Program automatycznie przesyła plik do Urzędu
Otrzymujesz UPO bezpośrednio w systemie
Archiwum wszystkich wysłanych deklaracji w jednym miejscu

Najczęstsze błędy w plikach JPK_VAT

1. Błąd struktury XML

Komunikat: “Plik nie jest zgodny ze schematem XSD”

Przyczyna: Nieprawidłowa struktura XML, brakujące pola obligatoryjne, złe typy danych

Rozwiązanie: Użyj programu który automatycznie generuje plik zgodny ze schematem

2. Błąd walidacji sumy kontrolnej

Komunikat: “Niezgodność sum kontrolnych”

Przyczyna: Suma wartości w ewidencji nie zgadza się z wartościami w deklaracji

Rozwiązanie: Sprawdź czy wszystkie faktury zostały uwzględnione, przelicz sumy ręcznie

3. Błąd NIP kontrahenta

Komunikat: “Nieprawidłowy format NIP nabywcy”

Przyczyna: Błędnie wprowadzony NIP kontrahenta (literówka, złe znaki, zły format)

Rozwiązanie: Weryfikuj NIP w systemie białej listy podatników VAT

4. Błąd daty sprzedaży

Komunikat: “Data sprzedaży poza okresem rozliczeniowym”

Przyczyna: Faktura z datą sprzedaży spoza miesiąca/kwartału którego dotyczy JPK

Rozwiązanie: Sprawdź czy faktury są przypisane do właściwego okresu rozliczeniowego

5. Brak oznaczenia GTU

Komunikat: “Wymagane oznaczenie GTU dla danej transakcji”

Przyczyna: Niektóre towary wymagają oznaczenia grupowania (GTU_01 do GTU_13)

Rozwiązanie: Dodaj odpowiednie oznaczenia GTU dla towarów specjalnych (komputer, telefon, paliwo, etc)

Procedury VAT w JPK_VAT

JPK_VAT wymaga oznaczania specjalnych procedur VAT:

SW - Sprzedaż wysyłkowa

Sprzedaż towarów do końcowych odbiorców w innych krajach UE.

WEW - Transakcje wewnątrzwspólnotowe

Dostawa towarów do firm w innych krajach UE (stawka 0%).

EE - Sprzedaż energii elektrycznej

Sprzedaż energii elektrycznej, cieplnej, gazu.

TP - Sprzedaż z tytułu teletransmisji

Usługi telekomunikacyjne, nadawcze, elektroniczne.

TT_WNT - Dostawa towarów WNT

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.

TT_D - Dostawa towarów krajowa

Zwykła dostawa towarów w Polsce.

MR_T - Odwrotne obciążenie towary

Mechanizm odwrotnego obciążenia dla specjalnych towarów (złom, stal, elektronika).

MR_UZ - Odwrotne obciążenie usługi

Mechanizm odwrotnego obciążenia dla wybranych usług budowlanych.

MPP - Marża dla biur podróży

Szczególna procedura VAT dla biur turystycznych rozliczających się od marży.

Przechowywanie JPK_VAT i UPO

Po wysłaniu JPK_VAT do Urzędu Skarbowego musisz przechowywać:

Plik JPK_VAT (XML) - przez 5 lat od końca roku podatkowego
UPO (potwierdzenie odbioru) - przez 5 lat jako dowód złożenia deklaracji
Faktury sprzedaży i zakupu - przez 5 lat w formie papierowej lub elektronicznej

Nowoczesne systemy księgowe (jak Mobilna Faktura) automatycznie archiwizują wszystkie wysłane pliki JPK_VAT wraz z UPO, zapewniając pełną dokumentację na wypadek kontroli skarbowej.

Korekty JPK_VAT

Jeśli popełniłeś błąd w wysłanym JPK_VAT możesz złożyć korektę deklaracji:

Wygeneruj nowy plik JPK_VAT z poprawnymi danymi
W nagłówku zaznacz pole <KodFormularza kodSystemowy="JPK_VAT (4)" wersjaSchemy="1-0">
Dodaj oznaczenie korekty: <PelnomocnikOd>1</PelnomocnikOd>
Wyślij korektę przez e-Deklaracje

Ważne: Korekta JPK_VAT zawiera pełne dane za cały okres, nie tylko różnicę. Musisz przesłać kompletną ewidencję i deklarację z poprawnymi wartościami.

Mobilna Faktura i JPK_VAT - pełna automatyzacja

System Mobilna Faktura całkowicie automatyzuje proces JPK_VAT:

✅ Automatyczne zbieranie faktur sprzedaży i zakupu
✅ Generowanie JPK_V7M i JPK_V7K jednym kliknięciem
✅ Walidacja poprawności przed wysłaniem
✅ Bezpośrednie wysyłanie do Bramki e-Deklaracje
✅ Automatyczne pobieranie i archiwizacja UPO
✅ Historia wszystkich wysłanych deklaracji
✅ Powiadomienia o zbliżających się terminach
✅ Generowanie korekt JPK_VAT

Podsumowanie

JPK_VAT to obowiązkowy element rozliczeń VAT w Polsce. Choć format jest skomplikowany, nowoczesne programy księgowe w pełni automatyzują proces generowania i wysyłania plików do Urzędu Skarbowego. System Mobilna Faktura zapewnia zgodność z wymogami formalnymi i eliminuje ryzyko błędów.

Przetestuj JPK_VAT w Mobilnej Fakturze - załóż darmowe konto i wygeneruj swój pierwszy plik JPK_VAT bez żadnych opłat.

JPK VAT - Jak przygotować i wysłać do Urzędu