Płatny czas dojazdu na delegacji - zmiany w 2026

Źródło: Cyberbackpack.com na Unsplash

Spis treści

• Aktualne zasady delegacji służbowych
• Planowane zmiany od 2026 roku
• Wpływ na koszty pracodawcy
• Jak przygotować się na zmiany
• FAQ

---

Polscy przedsiębiorcy mogą wkrótce stanąć przed nowymi wyzwaniami związanymi z delegowaniem pracowników. Sejmowa komisja podjęła decyzję w sprawie zmian dotyczących czasu dojazdu na delegacje służbowe, które mogą wejść w życie już w 2026 roku. Dla wielu firm oznacza to konieczność przemyślenia całej polityki delegacyjnej i przygotowania się na dodatkowe koszty.

Aktualne zasady delegacji służbowych

W obecnym stanie prawnym przedsiębiorcy mogą kierować swoich pracowników na delegacje bez konieczności płacenia za czas dojazdu do miejsca wykonywania obowiązków służbowych. Ta sytuacja może jednak ulec zmianie, co będzie miało znaczący wpływ na budżety firm.

Obecne obowiązki pracodawcy

Obecnie pracodawca delegujący pracownika jest zobowiązany do:

• Pokrycia kosztów przejazdu - bilety komunikacji publicznej, paliwo, opłaty za przejazdy autostradami
• Zapewnienia noclegu lub zwrotu kosztów zakwaterowania zgodnie z obowiązującymi stawkami
• Wypłacenia diety za każdy dzień delegacji według aktualnych przepisów
• Wypłacenia wynagrodzenia za czas faktycznej pracy podczas delegacji

Czas dojazdu do tej pory nie był traktowany jako czas pracy wymagający wynagrodzenia, co stanowiło znaczną oszczędność dla przedsiębiorców, szczególnie tych często delegujących pracowników na większe odległości.

Obecna praktyka firm

Większość polskich przedsiębiorstw wykorzystuje obecne przepisy, planując delegacje w sposób, który minimalizuje koszty. Typowe podejście obejmuje:

• Organizowanie delegacji w godzinach poza normalnym czasem pracy
• Wykorzystywanie weekendów na dojazdy bez konieczności dodatkowego wynagradzania
• Planowanie dłuższych delegacji, aby zmniejszyć proporcję czasu dojazdu do czasu faktycznej pracy

Planowane zmiany od 2026 roku

Decyzja sejmowej komisji może wprowadzić rewolucyjne zmiany w podejściu do delegacji służbowych. Głównym założeniem nowych przepisów jest traktowanie czasu dojazdu jako czasu pracy wymagającego wynagrodzenia.

Nowe obowiązki pracodawców

Jeśli planowane zmiany wejdą w życie, pracodawcy będą musieli:

Płacić wynagrodzenie za czas dojazdu - każda godzina spędzona w podróży do miejsca delegacji będzie traktowana jako czas pracy. Oznacza to konieczność naliczania wynagrodzenia według stawki godzinowej pracownika.

Uwzględniać czas dojazdu w normach czasu pracy - długie podróże mogą powodować przekroczenie dziennych lub tygodniowych norm, co będzie wymagało wypłacenia dodatków za nadgodziny.

Prowadzić dokładną ewidencję czasu podróży - firmy będą musiały precyzyjnie dokumentować czas rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej.

Okresy przejściowe i wdrożenie

Planowane jest, że nowe przepisy wejdą w życie stopniowo, z możliwością okresu przejściowego dla przedsiębiorców. Najprawdopodobniej:

• 2026 rok - wejście w życie podstawowych przepisów
• Pierwsze pół roku - okres przejściowy z możliwością stosowania starych zasad
• Druga połowa 2026 - pełne obowiązywanie nowych regulacji

Wpływ na koszty pracodawcy

Wprowadzenie obowiązku płacenia za czas dojazdu znacząco wpłynie na budżety firm. Szczególnie dotknie to przedsiębiorstwa często wysyłające pracowników na delegacje.

Kalkulacja dodatkowych kosztów

Przyjmijmy przykład pracownika zarabiającego 5000 zł brutto miesięcznie (około 30 zł za godzinę). Dotychczasowe koszty delegacji na odległość wymagającą 3 godzin dojazdu w jedną stronę:

Obecne koszty:

• Dieta: 45 zł (stawka krajowa)
• Przejazd: 200 zł (paliwo, autostrady)
• Wynagrodzenie za pracę: 240 zł (8 godzin)
• Łączny koszt: 485 zł

Koszty po zmianach:

• Dieta: 45 zł
• Przejazd: 200 zł
• Wynagrodzenie za pracę: 240 zł (8 godzin)
• Wynagrodzenie za dojazd: 180 zł (6 godzin)
• Łączny koszt: 665 zł

Wzrost kosztów o 37% dla jednej delegacji może się przełożyć na tysiące złotych rocznie dla firm regularnie delegujących pracowników.

Branże najbardziej dotknięte

Największy wpływ nowych przepisów odczują:

• Firmy budowlane - często delegujące ekipy na odległe budowy
• Przedsiębiorstwa serwisowe - wysyłające techników do klientów
• Firmy konsultingowe - realizujące projekty u różnych kontrahentów
• Przedsiębiorstwa handlowe - kierujące przedstawicieli do odległych regionów

Jak przygotować się na zmiany

Przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do potencjalnych zmian, aby zminimalizować ich negatywny wpływ na funkcjonowanie firmy.

Optymalizacja polityki delegacyjnej

Analiza kosztów i korzyści - przeprowadź szczegółową analizę wszystkich planowanych delegacji. Zastanów się, które z nich są rzeczywiście niezbędne, a które można zastąpić rozmowami wideo lub delegować lokalnych partnerów.

Reorganizacja obszarów działania - rozważ ograniczenie geograficznego zasięgu działalności lub zatrudnienie pracowników bliżej głównych obszarów aktywności firmy.

Planowanie dłuższych delegacji - zamiast częstych krótkich wyjazdów, planuj dłuższe pobyty, które będą bardziej efektywne kosztowo po uwzględnieniu czasu dojazdu.

Rozważenie alternatyw

• Praca zdalna - wiele zadań można realizować zdalnie, eliminując potrzebę delegacji
• Lokalni partnerzy - współpraca z firmami w różnych regionach może być bardziej opłacalna niż delegowanie własnych pracowników
• Rekrutacja regionalna - zatrudnienie pracowników w różnych lokalizacjach

Przygotowanie systemów i procesów

Systemy ewidencji czasu - wdróż lub zaktualizuj systemy służące do precyzyjnego śledzenia czasu podróży pracowników.

Procedury delegacyjne - opracuj nowe procedury uwzględniające konieczność dokumentowania czasu dojazdu.

Budżetowanie - zaktualizuj prognozy finansowe i budżety, uwzględniając zwiększone koszty delegacji.

Komunikacja z pracownikami

Przygotuj zespół na nadchodzące zmiany. Wyjaśnij nowe zasady i ich wpływ na organizację pracy. Może to być także dobra okazja do renegocjacji warunków zatrudnienia lub systemu wynagrodzenia.

FAQ

Kiedy dokładnie wejdą w życie nowe przepisy?

Planowane jest wejście w życie zmian w 2026 roku, jednak dokładna data nie została jeszcze oficjalnie potwierdzona. Przedsiębiorcy powinni śledzić prace legislacyjne i przygotowywać się na zmiany już teraz.

Czy nowe przepisy będą dotyczyć wszystkich rodzajów delegacji?

Szczegóły implementacji nie są jeszcze znane. Prawdopodobnie przepisy będą dotyczyć wszystkich delegacji służbowych, ale mogą pojawić się wyjątki dla szczególnych sytuacji lub branż.

Jak będzie liczony czas dojazdu - od domu czy od siedziby firmy?

To jedna z kluczowych kwestii, która wymaga doprecyzowania w finalnych przepisach. Prawdopodobnie czas będzie liczony od momentu rozpoczęcia podróży służbowej, niezależnie od punktu wyjścia.

Czy można będzie w jakiś sposób uniknąć dodatkowych kosztów?

Legalne sposoby minimalizacji kosztów to przede wszystkim optymalizacja polityki delegacyjnej, wykorzystanie alternatywnych form pracy oraz reorganizacja procesów biznesowych. Unikanie przepisów poprzez fikcyjne rozwiązania nie jest zalecane.

Co gdy czas pracy plus dojazd przekroczy normy dobowe?

W takiej sytuacji pracodawca będzie prawdopodobnie zobowiązany do wypłacenia dodatków za nadgodziny. To dodatkowy koszt, który należy uwzględnić w planowaniu delegacji.