Faktura korygująca - Kiedy i jak prawidłowo wystawić?

Każdy przedsiębiorca prędzej czy później popełnia błąd w fakturze. Na szczęście polski system podatkowy przewiduje mechanizm korygowania błędnych faktur. Sprawdź kiedy wystawić fakturę korygującą, a kiedy notę korygującą.

Czym jest faktura korygująca?

Faktura korygująca to dokument który poprawia błędy w pierwotnej fakturze VAT. Koryguje ona błędne dane bez zmiany wartości ekonomicznej transakcji.

Kiedy wystawiamy fakturę korygującą?

Fakturę korygującą wystawiamy gdy popełniliśmy błąd w:

Danych kontrahenta: błędny NIP, nazwa firmy, adres
Danych własnych: nasz błędny NIP, nazwa, adres (bardzo rzadkie)
Nazwie towaru lub usługi: literówka, zły opis produktu
Jednostce miary: zamiast “szt.” napisaliśmy “kg”
Stawce VAT: zastosowaliśmy 23% zamiast 8%
Cenie jednostkowej: pomyłka w cenie netto produktu
Ilości towaru: zamiast 10 szt. napisaliśmy 100 szt.

Ważne: Faktura korygująca służy do poprawiania błędów, nie do zmiany ustaleń handlowych!

Czym różni się faktura korygująca od noty korygującej?

Faktura korygująca = poprawiamy BŁĄD

Błąd był w pierwotnej fakturze od momentu wystawienia
Przykład: Pomyłka w NIP, zła cena, zła stawka VAT
Wymaga potwierdzenia odbioru przez nabywcę

Nota korygująca = zmieniamy WARUNKI

Pierwotna faktura była prawidłowa
Po wystawieniu faktury zmieniły się warunki transakcji
Przykład: Zwrot towaru, rabat post-transakcyjny, zmniejszenie ilości
Nie wymaga potwierdzenia przez nabywcę

Jak wystawić fakturę korygującą krok po kroku?

Krok 1: Zidentyfikuj błąd

Dokładnie określ co było nieprawidłowe w pierwotnej fakturze. Sprawdź:

Czy to na pewno błąd (a nie zmiana warunków handlowych)?
Która konkretnie pozycja lub dane są błędne?
Jaka jest poprawna wartość?

Krok 2: Przygotuj fakturę korygującą

Faktura korygująca musi zawierać:

Nagłówek:

Numer faktury korygującej (np. KOREKTA/FV/001/2026 lub FV/001/K1/2026)
Data wystawienia faktury korygującej
Określenie “FAKTURA KORYGUJĄCA”

Odwołanie do pierwotnej faktury:

Numer pierwotnej faktury którą korygujemy
Data wystawienia pierwotnej faktury

Przyczyna korekty:

Zwięzły opis błędu (np. “Korekta stawki VAT z 23% na 8%”)

Dane oryginalne i poprawne: Możesz zastosować jeden z dwóch sposobów:

Sposób 1 - Przed/Po:

BŁĘDNE DANE:
Produkt X - 100 szt. × 10 PLN netto = 1000 PLN + VAT 23% (230 PLN) = 1230 PLN brutto

POPRAWNE DANE:
Produkt X - 10 szt. × 10 PLN netto = 100 PLN + VAT 23% (23 PLN) = 123 PLN brutto

RÓŻNICA DO ZWROTU: -1107 PLN brutto

Sposób 2 - Tylko różnica:

Zmniejszenie wartości faktury:
Ilość: -90 szt. × 10 PLN netto = -900 PLN netto
VAT 23%: -207 PLN
Razem do zwrotu: -1107 PLN brutto

Krok 3: Wyślij do nabywcy z prośbą o potwierdzenie

Fakturę korygującą przesyłasz nabywcy (mail, poczta, osobiście) wraz z pismem:

Szanowni Państwo,

W związku z błędem w fakturze nr FV/001/2026 z dnia 05.01.2026 
przesyłamy fakturę korygującą.

Przyczyna korekty: [opis błędu]

Prosimy o potwierdzenie otrzymania i akceptacji faktury korygującej.

Pozdrawiamy,
[Twoja firma]

Krok 4: Otrzymaj potwierdzenie odbioru

Nabywca potwierdza otrzymanie faktury korygującej przez:

Podpisanie kopii faktury korygującej i odesłanie
Mail zwrotny z akceptacją korekty
Wyraźne potwierdzenie w innej formie pisemnej

Bez potwierdzenia nabywcy nie możesz wprowadzić korekty do ewidencji VAT!

Krok 5: Zaksięguj korektę

Po otrzymaniu potwierdzenia:

Wprowadź fakturę korygującą do księgowości
Uwzględnij w JPK_VAT za miesiąc otrzymania potwierdzenia
Jeśli korekta zmniejsza VAT należny - zwróć różnicę nabywcy
Jeśli korekta zwiększa VAT należny - wyślij żądanie dopłaty

Faktura korygująca w JPK_VAT

Sprzedaż - SprzedazWiersz

Faktura korygująca jest osobnym wierszem w JPK_VAT:

TypDokumentu: FP (faktura VAT) lub FPK (faktura korygująca)
DataWystawienia: Data wystawienia KOREKTY
DataSprzedazy: Data sprzedaży z PIERWOTNEJ faktury
DokumentZakupu: Numer pierwotnej faktury

Wartości mogą być:

Ujemne jeśli korekta zmniejsza wartość faktury
Dodatnie jeśli korekta zwiększa wartość faktury

Termin rozliczenia korekty

Fakturę korygującą uwzględniasz w JPK_VAT za okres w którym:

Otrzymałeś potwierdzenie od nabywcy (dla korekt zmniejszających VAT należny)
Wystawiłeś korektę (dla korekt zwiększających VAT należny)

Faktura korygująca a zwrot pieniędzy

Korekta zmniejszająca wartość faktury (zwrot dla nabywcy)

Wystawiasz fakturę korygującą
Otrzymujesz potwierdzenie od nabywcy
Zwracasz różnicę na konto nabywcy
Uwzględniasz korektę w JPK_VAT
Pomniejszasz VAT należny w deklaracji VAT

Korekta zwiększająca wartość faktury (dopłata od nabywcy)

Wystawiasz fakturę korygującą
Otrzymujesz potwierdzenie od nabywcy
Wysyłasz wezwanie do zapłaty różnicy
Otrzymujesz dopłatę od nabywcy
Uwzględniasz korektę w JPK_VAT
Zwiększasz VAT należny w deklaracji VAT

Faktura korygująca vs. Nota korygująca - przykłady

Przykład 1: FAKTURA KORYGUJĄCA

Sytuacja: Pomyliłeś NIP klienta na fakturze

Rozwiązanie:

Wystawiasz fakturę korygującą z poprawnym NIP
Klient potwierdza otrzymanie
Uwzględniasz w JPK_VAT

Dlaczego faktura korygująca? Błąd był od początku, nie zmieniły się warunki transakcji

Przykład 2: NOTA KORYGUJĄCA

Sytuacja: Klient zwrócił 5 z 10 zakupionych sztuk towaru

Rozwiązanie:

Wystawiasz notę korygującą zmniejszającą ilość o 5 szt.
Zwracasz pieniądze klientowi
Klient NIE musi potwierdzać noty
Uwzględniasz w JPK_VAT

Dlaczego nota korygująca? Pierwotna faktura była prawidłowa, zmienił się zakres transakcji

Najczęstsze błędy przy fakturach korygujących

1. Brak potwierdzenia od nabywcy

Błąd: Wystawiłeś korektę, uwzględniłeś w JPK_VAT, ale nie masz potwierdzenia

Skutki: Urząd Skarbowy może zakwestionować korektę, żądać zapłaty VAT

Rozwiązanie: Zawsze czekaj na pisemne potwierdzenie przed księgowaniem

2. Korekta zamiast noty (i odwrotnie)

Błąd: Wystawiasz fakturę korygującą na zwrot towaru (powinno być nota)

Skutki: Nieprawidłowa dokumentacja, problemy przy kontroli

Rozwiązanie: Dokładnie określ czy to błąd (korekta) czy zmiana warunków (nota)

3. Zły termin rozliczenia korekty

Błąd: Uwzględniasz korektę w JPK_VAT za miesiąc wystawienia zamiast otrzymania potwierdzenia

Skutki: Niezgodność ewidencji VAT, kontrola skarbowa

Rozwiązanie: Dla korekt zmniejszających - miesiąc otrzymania potwierdzenia

4. Korekta do korekty

Błąd: Wystawienie faktury korygującej do faktury korygującej

Skutki: Zamęt w dokumentacji, trudności w ewidencji

Rozwiązanie: Wystawiaj drugą korektę do PIERWOTNEJ faktury, nie do pierwszej korekty

Przechowywanie faktur korygujących

Faktury korygujące przechowujesz wraz z:

Pierwotną fakturą którą korygowaliśmy
Potwierdzeniem odbioru od nabywcy
Korespondencją dotyczącą przyczyny korekty

Wszystkie dokumenty przez 5 lat od końca roku podatkowego.

Automatyzacja faktur korygujących

Nowoczesne programy księgowe (jak Mobilna Faktura) ułatwiają wystawianie korekt:

✅ Szybkie odnalezienie pierwotnej faktury do korekty
✅ Automatyczne przepisanie danych z oryginału
✅ Obliczenie różnicy (przed/po)
✅ Generowanie PDF z przyczynąkorekty
✅ Wysyłka mailem do nabywcy z prośbą o potwierdzenie
✅ Przypomnienie o oczekującym potwierdzeniu
✅ Automatyczne uwzględnienie w JPK_VAT po otrzymaniu potwierdzenia

Podsumowanie

Faktura korygująca to legalny sposób na naprawienie błędów w fakturach VAT. Kluczowe jest rozróżnienie kiedy stosujemy fakturę korygującą (błąd), a kiedy notę korygującą (zmiana warunków). Pamiętaj o obowiązkowym potwierdzeniu odbioru przez nabywcę - bez niego korekta jest nieważna dla VAT!

Wystawiaj faktury korygujące w Mobilnej Fakturze - system automatycznie oblicza różnice i przypomina o potwierdzeniach. Załóż darmowe konto i przetestuj.

Faktura korygująca - Kiedy i jak prawidłowo wystawić?