Jak wystawić fakturę VAT krok po kroku - Przewodnik 2026

Jak wystawić fakturę VAT krok po kroku - Kompletny przewodnik 2026

Wystawianie faktur VAT to podstawowa czynność każdego przedsiębiorcy. W tym artykule dowiesz się dokładnie jak prawidłowo wystawić fakturę VAT zgodnie z obowiązującymi w 2026 roku przepisami polskiego prawa podatkowego.

Obowiązkowe elementy faktury VAT

Zgodnie z ustawą o VAT, każda faktura musi zawierać następujące elementy:

Dane sprzedawcy i nabywcy

• Pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko
• Adres siedziby działalności gospodarczej
• Numer NIP (dla firm polskich) lub numer identyfikacyjny VAT-UE (dla transakcji wewnątrzwspólnotowych)

Numer i data faktury

• Unikalny numer faktury zgodny z przyjętą numeracją (np. FV/01/2026)
• Data wystawienia faktury
• Data sprzedaży (może być taka sama jak data wystawienia lub data dokonania transakcji)

Szczegóły sprzedaży

• Nazwa towaru lub usługi
• Jednostka miary (szt., kg, m, godzina, usługa)
• Ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług
• Cena jednostkowa netto
• Wartość netto pozycji (ilość × cena jednostkowa)
• Stawka VAT (23%, 8%, 5%, 0%, zw - zwolniona, np - nie podlega)
• Kwota VAT
• Wartość brutto pozycji

Podsumowanie

• Suma wartości netto wszystkich pozycji
• Suma VAT w podziale na stawki
• Suma wartości brutto do zapłaty
• Termin płatności
• Sposób płatności (przelew, gotówka, karta)
• Numer konta bankowego do zapłaty

Kiedy należy wystawić fakturę VAT?

Fakturę VAT należy wystawić:

• Przy sprzedaży towarów - nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy
• Przy świadczeniu usług - nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę
• Dla transakcji gotówkowych - najpóźniej z chwilą otrzymania płatności
• Faktury zaliczkowe - przed lub w momencie otrzymania zaliczki

Jak numerować faktury VAT?

System numeracji faktur musi zapewniać unikalność i kolejność wystawianych dokumentów. Najczęściej stosowane schematy numeracji:

• FV/01/01/2026 - numer faktury/miesiąc/dzień/rok
• FV/2026/001 - numer faktury/rok/kolejny numer
• 001/FV/2026 - kolejny numer/typ dokumentu/rok

Ważne: raz przyjęty system numeracji powinien być konsekwentnie stosowany przez cały rok podatkowy.

Faktury korygujące - kiedy i jak je wystawić?

Fakturę korygującą wystawiamy gdy:

• Popełniliśmy błąd w danych kontrahenta (NIP, adres, nazwa)
• Pomyliliśmy cenę lub ilość towaru
• Zastosowaliśmy niewłaściwą stawkę VAT
• Udzieliliśmy rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej

Uwaga: Faktura korygująca wymaga potwierdzenia odbioru przez nabywcę!

Nota korygująca - czym różni się od faktury korygującej?

Notę korygującą wystawiamy gdy:

• Kupujący zwrócił towar
• Nastąpiła obniżka ceny po dokonaniu sprzedaży
• Zmniejszyła się ilość sprzedanych towarów

Nota korygująca nie wymaga potwierdzenia odbioru przez nabywcę.

Program do wystawiania faktur - dlaczego warto?

Ręczne wypisywanie faktur to przeszłość. Nowoczesny program do fakturowania jak Mobilna Faktura oferuje:

• Automatyczne obliczanie VAT - eliminuje błędy rachunkowe
• Gotowe szablony faktur - profesjonalny wygląd dokumentów
• Automatyczna numeracja - zachowanie ciągłości numeracji
• Baza kontrahentów - szybkie uzupełnianie danych z GUS
• Wysyłka email - natychmiastowe dostarczenie faktury do klienta
• Archiwizacja elektroniczna - łatwy dostęp do historii faktur
• Eksport do PDF - uniwersalny format do druku i przechowywania

KSeF - obligatoryjna e-faktura od 2026

Od 1 lipca 2026 roku wszystkie faktury w transakcjach B2B muszą być wystawiane przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). System Mobilna Faktura w pełni obsługuje KSeF, automatycznie:

• Przesyła faktury do systemu KSeF
• Pobiera UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)
• Zarządza statusami faktur elektronicznych
• Generuje pliki XML w wymaganym formacie FA(2)

Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur

Błędny NIP kontrahenta

Zawsze weryfikuj numer NIP w systemie białej listy podatników VAT prowadzonej przez Ministerstwo Finansów. Błędny NIP może skutkować sankcjami karnoskarbowymi.

Brak daty sprzedaży

Zarówno data wystawienia jak i data sprzedaży (dokonania transakcji) są obowiązkowe na fakturze VAT. Ich brak może skutkować niewliczeniem faktury do kosztów uzyskania przychodu.

Niewłaściwa stawka VAT

Stosowanie nieprawidłowej stawki VAT to jeden z najczęstszych błędów. Sprawdź w PKWiU jaka stawka VAT obowiązuje dla danego towaru lub usługi.

Brak schematu numeracji

Faktury muszą być numerowane w sposób zapewniający unikalność i kolejność. Zdublowane numery faktur lub luki w numeracji mogą być podstawą do kontroli skarbowej.

Przechowywanie faktur

Faktury VAT należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Faktury można przechowywać:

• W formie papierowej (oryginały lub kopie)
• W formie elektronicznej (skany lub faktury elektroniczne)
• W systemie księgowym online (archiwum w chmurze)

Podsumowanie

Prawidłowe wystawianie faktur VAT to podstawa legalnego prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki nowoczesnym programom do fakturowania proces ten jest szybki, prosty i zgodny z przepisami. System Mobilna Faktura automatyzuje wystawianie faktur, eliminuje błędy i zapewnia zgodność z wymogami KSeF 2.0.

Wypróbuj Mobilną Fakturę za darmo - 3 faktury miesięcznie w pakiecie FREE bez karty kredytowej i bez ograniczeń czasowych.