Diety pracownicze 2026: podwyżka o 33% - koszty dla firm

Źródło: 2H Media na Unsplash

Spis treści

• Wprowadzenie - co oznacza podwyżka diet o 33%
• Nowe stawki diet w 2026 roku
• Wpływ na finanse przedsiębiorstwa
• Praktyczne rozliczenia i dokumentacja
• Przygotowanie firmy na zmiany
• FAQ

---

Wprowadzenie - co oznacza podwyżka diet o 33%

Rok 2026 przyniesie znaczące zmiany w obszarze rozliczeń podróży służbowych. Planowana podwyżka diet pracowniczych o 33% to jedna z najwyższych podwyżek w ostatnich latach, która bezpośrednio wpłynie na budżety przedsiębiorstw wysyłających pracowników w delegacje.

Dla polskich przedsiębiorców oznacza to konieczność przeanalizowania polityki delegacyjnej i dostosowania budżetów na koszty osobowe. Wzrost diet dotyczy wszystkich kategorii delegacji - krajowych i zagranicznych, jednodniowych i wielodniowych.

Zmiany wynikają z rosnących kosztów utrzymania, inflacji oraz potrzeby dostosowania polskich standardów do wymogów europejskich. Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu projektu podkreśla, że obecne stawki nie odpowiadają rzeczywistym kosztom ponoszonym przez pracowników podczas podróży służbowych.

Nowe stawki diet w 2026 roku

Delegacje krajowe

Od 1 stycznia 2026 roku stawki diet krajowych ulegną następującym zmianom:

• Dieta jednodniowa: wzrost z 30 zł do około 40 zł (wzrost o 33%)
• Dieta za dobę: zwiększenie z 45 zł do około 60 zł
• Dieta za niepełną dobę: proporcjonalny wzrost do nowych stawek

Te kwoty oznaczają, że przedsiębiorca wysyłający pracownika w tygodniową delegację krajową będzie musiał przeznaczyć na diety około 300 zł zamiast dotychczasowych 225 zł.

Delegacje zagraniczne

Diety zagraniczne również ulegną zwiększeniu, przy czym stawki różnią się w zależności od kraju docelowego:

• Kraje Europy Zachodniej: stawki wzrosną średnio o 35-40%
• Kraje Europy Wschodniej: podwyżka o około 30%
• Kraje pozaeuropejskie: wzrost od 25% do 45% w zależności od regionu

Najwyższe stawki będą obowiązywać w krajach skandynawskich, Szwajcarii oraz wybranych regionach USA i Japonii.

Dodatki noclegowe i inne koszty

Wraz z dietami wzrosną również limity na:

• Noclegi krajowe: zwiększenie o około 25%
• Koszty transportu: wyższe limity zwrotów za przejazdy środkami komunikacji publicznej
• Ryczałty kilometrowe: podwyżka stawek za wykorzystanie pojazdu prywatnego w celach służbowych

Wpływ na finanse przedsiębiorstwa

Praktyczna kalkulacja dodatkowych kosztów

Dla przykładu - firma zatrudniająca 20 pracowników, z których 5 regularnie wyjeżdża w delegacje (średnio 2 dni w miesiącu każdy), powinna przygotować się na dodatkowe koszty:

Obecne koszty miesięczne:

• 5 pracowników × 2 dni × 45 zł = 450 zł miesięcznie
• Rocznie: 5 400 zł

Koszty od 2026 roku:

• 5 pracowników × 2 dni × 60 zł = 600 zł miesięcznie
• Rocznie: 7 200 zł

Różnica: 1 800 zł rocznie dodatkowych kosztów

Sposoby optymalizacji kosztów delegacyjnych

Przedsiębiorcy mogą rozważyć następujące rozwiązania:

• Przegląd polityki delegacyjnej: ograniczenie liczby podróży do niezbędnego minimum
• Wykorzystanie technologii: wideоkonferencje zamiast spotkań osobistych
• Planowanie grupowe: łączenie celów biznesowych w jednej podróży
• Negocjacje z hotelami: stałe umowy na preferencyjne stawki noclegowe

Praktyczne rozliczenia i dokumentacja

Wymagana dokumentacja

Wraz ze wzrostem kwot diet, urzędy skarbowe mogą zwrócić większą uwagę na prawidłowość rozliczeń. Konieczne będzie prowadzenie szczegółowej dokumentacji:

• Polecenie wyjazdu służbowego - z dokładnym określeniem celu i czasu trwania
• Rozliczenie delegacji - zawierające wszystkie poniesione koszty z załączonymi dokumentami
• Dowody poniesionych wydatków - faktury za noclegi, bilety transportowe
• Ewidencja czasu pracy - potwierdzająca rzeczywisty czas spędzony poza miejscem pracy

Aspekty podatkowe nowych stawek

Diety w wysokości określonej przepisami są zwolnione z podatku dochodowego i składek ZUS. Oznacza to, że:

• Pracownik otrzymuje pełną kwotę diety bez potrąceń
• Pracodawca może zaliczyć je w koszty uzyskania przychodu
• Nie ma obowiązku naliczania składek społecznych od diet

Jednak przy wyższych stawkach kontrole mogą być bardziej szczegółowe, dlatego ważne jest przestrzeganie wszystkich formalności.

Przygotowanie firmy na zmiany

Aktualizacja procedur wewnętrznych

Do końca 2025 roku firmy powinny:

1. Zaktualizować regulaminy pracy uwzględniając nowe stawki diet
2. Przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia
3. Dostosować systemy księgowe do nowych kwot
4. Przeanalizować budżety na 2026 rok pod kątem kosztów delegacji

Planowanie budżetowe

Firmy z częstymi delegacjami powinny:

• Przeanalizować historię delegacji z ostatnich 2 lat
• Oszacować wpływ podwyżki na koszty osobowe
• Rozważyć utworzenie rezerwy na dodatkowe koszty
• Uwzględnić zmiany w planach finansowych na 2026 rok

Rozważenie alternatywnych rozwiązań

W obliczu wyższych kosztów warto przemyśleć:

• Inwestycję w technologie komunikacyjne - profesjonalne systemy videokonferencyjne
• Elastyczne formy pracy - umożliwiające pracę zdalną z różnych lokalizacji
• Partnerstwa lokalne - współpraca z firmami w regionach docelowych
• Optymalizację tras - łączenie kilku celów biznesowych w jednej podróży

FAQ

Kiedy zaczną obowiązywać nowe stawki diet?

Nowe stawki diet wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku. Wszystkie delegacje rozpoczynające się od tej daty będą rozliczane według nowych, wyższych stawek.

Czy firma musi płacić wyższe diety?

Tak, stawki diet określone w rozporządzeniu są obowiązkowe dla wszystkich pracodawców. Niemożliwe jest płacenie diet w kwotach niższych niż przewidziane przepisami. Można natomiast płacić kwoty wyższe, ale wtedy nadwyżka podlega opodatkowaniu.

Co z delegacjami rozpoczętymi w 2025 roku, a kończącymi się w 2026?

Delegacje “przechodzące” przez koniec roku rozlicza się proporcjonalnie - za dni przypadające na 2025 rok stosuje się stare stawki, za dni w 2026 roku - nowe stawki.

Jak rozliczyć podwyżkę w kosztach podatkowych?

Wyższe diety w całości stanowią koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem prowadzenia prawidłowej dokumentacji delegacyjnej. Nie ma ograniczeń co do zaliczania ich w koszty podatkowe.

Czy można negocjować z pracownikami niższe diety?

Nie, stawki diet są uregulowane przepisami prawa i stanowią minimum, które pracodawca musi wypłacić. Jakiekolwiek porozumienia o niższych stawkach są nielegalne i narażają pracodawcę na sankcje.