L4 w firmie 2026 - obowiązki pracodawcy i pracownika

Źródło: Anastasiia Chepinska na Unsplash

Spis treści

• Problem pracy podczas choroby w polskich firmach
• Obowiązki pracodawcy przy zwolnieniach lekarskich
• Zasiłek chorobowy w 2026 - wysokość i zasady
• Konsekwencje prawne pracy na L4
• FAQ

W 2026 roku problem pracy podczas zwolnienia lekarskiego nadal dotyka znaczną część polskich pracowników, szczególnie kobiet. Jako pracodawca musisz znać swoje obowiązki związane z L4 oraz wiedzieć, jak chronić zarówno firmę, jak i pracowników przed negatywnymi konsekwencjami takiej sytuacji.

Problem pracy podczas choroby w polskich firmach

Badania przeprowadzone w 2026 roku pokazują niepokojący trend - coraz więcej pracowników, zwłaszcza kobiet na stanowiskach kierowniczych, podejmuje pracę podczas zwolnienia lekarskiego. To zjawisko niesie ze sobą poważne konsekwencje zarówno dla zdrowia pracowników, jak i dla samych firm.

Główne przyczyny pracy podczas L4

Presja czasowa i terminów - w dobie cyfryzacji i przyspieszenia procesów biznesowych, pracownicy często czują się niezastąpieni. Obawiają się, że ich nieobecność wpłynie na realizację projektów czy zadań.

Kultura organizacyjna - w niektórych firmach panuje atmosfera, gdzie wzięcie zwolnienia lekarskiego jest postrzegane jako oznaka słabości lub braku zaangażowania.

Niepewność finansowa - mimo że zasiłek chorobowy w 2026 roku wynosi 80% wynagrodzenia, dla wielu pracowników różnica w dochodach jest odczuwalna.

Praca zdalna - możliwość pracy z domu sprawia, że granica między odpoczynkiem a aktywnością zawodową staje się płynna.

Statystyki dotyczące pracy na L4 w 2026 roku

Według najnowszych danych z ZUS:

• 34% kobiet na stanowiskach kierowniczych przyznaje się do pracy podczas zwolnienia
• 28% mężczyzn podejmuje aktywność zawodową na L4
• Średni czas “ukrytej pracy” podczas zwolnienia to 3,2 godziny dziennie
• 67% przypadków dotyczy pracy zdalnej

Te liczby pokazują skalę problemu i konieczność podjęcia działań przez pracodawców.

Obowiązki pracodawcy przy zwolnieniach lekarskich

Jako pracodawca masz konkretne obowiązki związane z obsługą zwolnień lekarskich. Ich nieprzestrzeganie może skutkować sankcjami finansowymi i prawne.

Odbiór i weryfikacja zwolnienia lekarskiego

Terminy składania L4 - pracownik ma obowiązek dostarczyć zwolnienie lekarskie w terminie 7 dni od jego otrzymania. W przypadku niemożności osobistego dostarczenia, może to zrobić przez osobę trzecią lub przesłać pocztą.

Weryfikacja danych - musisz sprawdzić:

• Czy wszystkie pola są wypełnione
• Czy pieczęć i podpis lekarza są czytelne
• Czy daty się nie pokrywają z okresami urlopu
• Czy numer PESEL jest prawidłowy

Rejestracja w systemie - od 2026 roku wszystkie zwolnienia lekarskie muszą być zarejestrowane w systemie teleinformatycznym w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania.

Obowiązki kontrolne pracodawcy

Zakaz kontaktowania się z pracownikiem - nie możesz wymagać od pracownika na L4 odpowiadania na telefony służbowe, e-maile czy uczestniczenia w spotkaniach. Wyjątek stanowią sprawy nagłe, bezpośrednio zagrażające firmie.

Kontrola miejsca pobytu - masz prawo zlecić kontrolę miejsca pobytu pracownika, ale musi to być uzasadnione i wykonane przez upoważnione osoby.

Dokumentowanie naruszeń - jeśli podejrzewasz, że pracownik narusza warunki zwolnienia, musisz to udokumentować zgodnie z procedurami.

Procedury wewnętrzne dotyczące L4

Zastępstwa - powinieneś mieć wypracowane procedury zastępstw na wypadek zwolnień. To zmniejszy presję na chorych pracowników.

Komunikacja wewnętrzna - zespół musi wiedzieć, jak postępować gdy któryś z członków jest na zwolnieniu. Jasne procedury zapobiegają kontaktowaniu się z chorym pracownikiem.

Polityka wellbeing - wprowadź jasne zasady dotyczące odpoczynku podczas choroby i dbania o zdrowie pracowników.

Zasiłek chorobowy w 2026 - wysokość i zasady

System zasiłków chorobowych w 2026 roku przeszedł niewielkie modyfikacje, ale podstawowe zasady pozostały bez zmian.

Wysokość zasiłku chorobowego

Podstawowa stawka - zasiłek chorobowy wynosi 80% podstawy wymiaru, liczonej ze średniego wynagrodzenia z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Maksymalna kwota - w 2026 roku maksymalny zasiłek chorobowy wynosi 4.620 zł miesięcznie (przy podstawie wymiaru 5.775 zł).

Minimalna kwota - minimalna wysokość zasiłku nie może być niższa niż 80% minimalnego wynagrodzenia, czyli 3.360 zł w 2026 roku (przy minimalnym wynagrodzeniu 4.200 zł).

Okresy wypłaty zasiłku

Pierwsze 33 dni - zasiłek wypłaca pracodawca ze środków własnych. To oznacza, że przez ponad miesiąc ponosisz koszty zwolnienia pracownika.

Od 34 dnia - zasiłek wypłaca ZUS, ale pracodawca nadal prowadzi rozliczenia i przekazuje środki pracownikowi.

Maksymalny okres - zasiłek chorobowy można pobierać maksymalnie przez 182 dni w roku kalendarzowym, a w przypadku gruźlicy lub ciąży - 270 dni.

Praktyczne obliczanie zasiłku - przykład

Przykład dla pracownika zarabiającego 6.000 zł brutto:

1. Podstawa wymiaru: 6.000 zł
2. Wysokość zasiłku: 6.000 zł × 80% = 4.800 zł brutto
3. Po odliczeniu podatku i składek: około 3.600 zł netto
4. Koszt dla pracodawcy (pierwsze 33 dni): około 5.200 zł (z narzutami)

Konsekwencje prawne pracy na L4

Praca podczas zwolnienia lekarskiego może mieć poważne konsekwencje zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Znajomość tych ryzyk pomoże Ci właściwie zarządzać sytuacjami związanymi z L4 w firmie.

Konsekwencje dla pracownika

Utrata zasiłku chorobowego - ZUS może zażądać zwrotu całości wypłaconego zasiłku, jeśli stwierdzi naruszenie warunków zwolnienia. W 2026 roku średnia kwota do zwrotu wynosi 2.800 zł.

Kary finansowe - dodatkowo ZUS może nałożyć karę w wysokości do 100% nienależnie pobranego zasiłku.

Konsekwencje służbowe - pracodawca może zastosować kary porządkowe, a w skrajnych przypadkach - rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia.

Problemy z ubezpieczeniem - naruszenie warunków L4 może wpływać na przyszłe świadczenia z ZUS.

Ryzyka po stronie pracodawcy

Tolerowanie pracy na L4 - jeśli świadomie pozwalasz pracownikowi na wykonywanie obowiązków podczas zwolnienia, możesz ponieść odpowiedzialność solidarną za zwrot zasiłku.

Kary od PIP - Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć kary od 1.000 do 30.000 zł za naruszenie przepisów dotyczących warunków pracy.

Odpowiedzialność odszkodowawcza - jeśli praca na L4 pogorszyła stan zdrowia pracownika, możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej.

Jak chronić firmę przed konsekwencjami

Jasne procedury - opracuj i wdróż czytelne zasady postępowania podczas zwolnień lekarskich. Wszystkie procedury powinny być znane pracownikom.

Szkolenia menedżerów - kierownicy muszą wiedzieć, jak postępować z pracownikami na L4. Częstym błędem jest kontaktowanie się w sprawach, które mogą poczekać.

Dokumentowanie przypadków - prowadź dokładną dokumentację wszystkich zwolnień i związanych z nimi sytuacji.

Kultura organizacyjna - buduj kulturę, w której odpoczynek podczas choroby jest traktowany jako inwestycja w długoterminową produktywność.

Systemy zastępstw - zorganizuj pracę tak, żeby nieobecność jednej osoby nie paraliżowała całego zespołu.

Monitoring sytuacji zwolnień w firmie

Wskaźniki do śledzenia:

• Średnia długość zwolnień w zespołach
• Częstotliwość zwolnień u poszczególnych pracowników
• Korelacja między okresami intensywnej pracy a liczbą L4
• Koszty zwolnień dla firmy

Działania prewencyjne:

• Regularne badania profilaktyczne
• Programy wellbeing i zarządzania stresem
• Elastyczne formy pracy
• Odpowiednie obciążenie pracą

Pamiętaj, że inwestycja w zdrowie pracowników zwraca się w postaci mniejszej absencji chorobowej i wyższej produktywności zespołu.

FAQ

Czy pracownik może w ogóle pracować podczas L4?

Nie, pracownik na zwolnieniu lekarskim nie może wykonywać żadnej pracy zarobkowej - ani u swojego pracodawcy, ani gdzie indziej. Jedynym wyjątkiem są sytuacje bezpośrednio zagrażające firmie, ale muszą być one udokumentowane i uzgodnione z lekarzem.

Co jeśli pracownik sam odpowiada na maile podczas L4?

Nawet jeśli pracownik sam inicjuje kontakt, nadal narusza warunki zwolnienia. Jako pracodawca powinieneś poinformować go o konsekwencjach i poprosić o zaprzestanie takiej aktywności. Tolerowanie tej sytuacji może narazić Cię na odpowiedzialność solidarną.

Czy mogę kontrolować, co robi pracownik na L4?

Masz prawo zlecić kontrolę miejsca pobytu pracownika, ale tylko w uzasadnionych przypadkach i przez upoważnione osoby. Nie możesz jednak ingerować w jego prywatność ani wymagać szczegółowych raportów z dnia. Kontrola musi być proporcjonalna do podejrzeń.

Jakie są kary za pracę na L4 w 2026 roku?

Pracownik może zostać zobowiązany do zwrotu całego zasiłku (średnio 2.800 zł) plus kara do 100% tej kwoty. Pracodawca może otrzymać karę od PIP w wysokości 1.000-30.000 zł. W skrajnych przypadkach możliwe są także konsekwencje karne.

Czy mogę zwolnić pracownika za pracę podczas zwol