Zwrot ŚOI przy zwolnieniu - obowiązki pracodawcy 2026

Źródło: Peaky Frames na Unsplash

Spis treści

• Podstawowe obowiązki pracodawcy w zakresie ŚOI
• Kiedy pracodawca może żądać zwrotu środków ochrony
• Procedury rozliczenia przy zwolnieniu
• Konsekwencje prawne i finansowe
• FAQ

---

Podstawowe obowiązki pracodawcy w zakresie ŚOI

Kwestia zwrotu środków ochrony indywidualnej (ŚOI) po zakończeniu stosunku pracy budzi wiele wątpliwości wśród polskich przedsiębiorców. W 2026 roku przepisy BHP nadal jasno określają, że pracodawca ma obowiązek bezpłatnego dostarczenia pracownikom odpowiednich środków ochrony indywidualnej.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Oznacza to, że wszystkie środki ochrony - od butów roboczych, przez kaski ochronne, po rękawice i odzież ochronną - muszą być dostarczane na koszt firmy.

Czym są środki ochrony indywidualnej

Środki ochrony indywidualnej to wszelkie wyposażenie przeznaczone do noszenia lub trzymania przez pracownika w celu ochrony przed jednym lub wieloma zagrożeniami mogącymi stanowić zagrożenie dla jego bezpieczeństwa lub zdrowia w pracy. Do najczęściej używanych ŚOI należą:

• Obuwie robocze i ochronne
• Odzież ochronna i robocza
• Kaski i hełmy ochronne
• Okulary i maski ochronne
• Rękawice robocze
• Środki ochrony słuchu
• Pasy i szelki bezpieczeństwa

Bezpłatne dostarczenie to obowiązek pracodawcy

Pracodawca nie może przerzucać kosztów zakupu środków ochrony indywidualnej na pracowników. Jest to kategoryczny zakaz wynikający z przepisów BHP. Oznacza to, że firma musi pokryć całkowity koszt zakupu, wymiany i konserwacji wszystkich niezbędnych środków ochrony.

Warto podkreślić, że obowiązek ten dotyczy nie tylko pierwszego wyposażenia pracownika, ale również wymiany zużytych lub uszkodzonych środków ochrony w trakcie trwania stosunku pracy.

Kiedy pracodawca może żądać zwrotu środków ochrony

Kluczowe pytanie dotyczy sytuacji, gdy pracownik kończy pracę w firmie. Czy pracodawca może żądać zwrotu wydanych środków ochrony indywidualnej? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od kilku czynników.

Rozróżnienie na typy środków ochrony

Przepisy i praktyka prawna rozróżniają środki ochrony indywidualnej ze względu na ich charakter i możliwość dalszego wykorzystania:

Środki o charakterze osobistym:

• Obuwie robocze
• Odzież robocza
• Rękawice
• Środki ochrony słuchu (zatyczki, słuchawki dopasowane)

Środki o charakterze uniwersalnym:

• Kaski ochronne
• Okulary ochronne
• Pasy bezpieczeństwa
• Maski ochronne

Środki o charakterze osobistym, które były w bezpośrednim kontakcie z ciałem pracownika, ze względów higienicznych nie powinny być przekazywane kolejnym osobom. W takich przypadkach żądanie zwrotu może być nieuzasadnione.

Stan techniczny jako kryterium

Drugi ważny czynnik to stan techniczny środków ochrony. Jeśli po okresie używania przez pracownika środki są:

• Zużyte zgodnie z przewidywanym okresem eksploatacji
• Uszkodzone w wyniku normalnego użytkowania
• Niespełniające już norm bezpieczeństwa

W takich przypadkach pracodawca nie powinien żądać ich zwrotu, ponieważ środki te nie nadają się do dalszego wykorzystania.

Nowe i nieużywane środki ochrony

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku środków ochrony, które:

• Zostały wydane tuż przed zakończeniem pracy
• Są w stanie nienaruszonym
• Zachowują pełną funkcjonalność ochronną
• Mają charakter uniwersalny

W takich sytuacjach pracodawca może zasadnie żądać ich zwrotu, szczególnie jeśli są to drogie środki ochrony jak kaski, okulary czy pasy bezpieczeństwa.

Procedury rozliczenia przy zwolnieniu

Aby uniknąć sporów prawnych, przedsiębiorcy powinni wprowadzić jasne procedury rozliczenia środków ochrony indywidualnej przy zakończeniu stosunku pracy.

Ustalenia w regulaminie wewnętrznym

Najlepszą praktyką jest ujęcie kwestii zwrotu ŚOI w regulaminie pracy lub odrębnej procedurze BHP. Dokument powinien określać:

• Które środki podlegają zwrotowi
• W jakim stanie technicznym
• Terminy zwrotu
• Procedurę oceny stanu technicznego
• Zasady rozliczenia finansowego

Regulamin musi być zgodny z przepisami prawa pracy i BHP. Nie może zawierać postanowień niekorzystnych dla pracowników, które naruszałyby ich prawa.

Dokumentowanie wydania środków ochrony

Każde wydanie środków ochrony indywidualnej powinno być odpowiednio udokumentowane. W 2026 roku wiele firm stosuje karty wydania ŚOI, które zawierają:

• Datę wydania
• Rodzaj i markę środka ochrony
• Numer seryjny lub identyfikacyjny
• Przewidywany okres użytkowania
• Podpis pracownika potwierdzający odbiór

Taka dokumentacja ułatwia późniejsze rozliczenie i pozwala uniknąć sporów co do tego, jakie środki zostały wydane konkretnej osobie.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Przy zakończeniu stosunku pracy warto sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy, który będzie zawierał:

• Wykaz wydanych środków ochrony
• Ocenę ich stanu technicznego
• Listę środków zwracanych
• Listę środków nienadających się do zwrotu
• Ewentualne rozliczenia finansowe

Konsekwencje prawne i finansowe

Nieprawidłowe postępowanie w zakresie zwrotu środków ochrony indywidualnej może nieść za sobą poważne konsekwencje prawne i finansowe dla pracodawcy.

Ograniczenia w potrąceniach z wynagrodzenia

Pracodawca nie może arbitralnie potrącać z ostatniego wynagrodzenia wartości niezdanych środków ochrony. Zgodnie z art. 87 Kodeksu pracy, potrącenia z wynagrodzenia mogą być dokonywane tylko w ściśle określonych przypadkach i do określonej wysokości.

Bezprawne potrącenie może skutkować:

• Obowiązkiem zwrotu potrąconej kwoty z odsetkami
• Koniecznością wypłaty odszkodowania
• Postępowaniem przed sądem pracy

Ryzyko sporów sądowych

Pracownicy coraz częściej dochodzą swoich praw przed sądami pracy. W 2026 roku obserwujemy wzrost liczby spraw dotyczących nieprawidłowego rozliczenia przy zakończeniu stosunku pracy, w tym kwestii związanych ze środkami ochrony indywidualnej.

Sądy w takich sprawach zwracają szczególną uwagę na:

• Uzasadnione żądanie zwrotu
• Stan techniczny zwracanych przedmiotów
• Zgodność z przepisami BHP
• Proporcjonalność żądań pracodawcy

Analiza kosztów i korzyści

Przed żądaniem zwrotu środków ochrony warto przeprowadzić analizę ekonomiczną. Często koszt ewentualnego sporu prawnego przewyższa wartość żądanych do zwrotu przedmiotów. Dodatkowo należy uwzględnić:

• Koszty prawne
• Czas poświęcony na rozliczenia
• Ryzyko negatywnej opinii o pracodawcy
• Wpływ na relacje z pozostałymi pracownikami

FAQ

Czy pracodawca może żądać zwrotu butów roboczych po zwolnieniu?

Generalnie nie, ze względów higienicznych i praktycznych. Buty robocze dopasowują się do stopy użytkownika i nie nadają się do użytkowania przez kolejne osoby. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy buty były wydane tuż przed zwolnieniem i pozostają w stanie nowym.

Jakie środki ochrony indywidualnej mogą podlegać zwrotowi?

Zwrotowi mogą podlegać przede wszystkim środki o charakterze uniwersalnym, takie jak kaski ochronne, okulary, pasy bezpieczeństwa, pod warunkiem że zachowują pełną funkcjonalność i nie mają charakteru osobistego.

Czy można potrącić wartość niezdanych środków z ostatniej wypłaty?

Potrącenie jest możliwe tylko w przypadkach przewidzianych przez prawo i do określonej wysokości. Musi być uzasadnione i proporcjonalne. Bezprawne potrącenie może skutkować obowiązkiem zwrotu środków z odsetkami.

Jak właściwie dokumentować wydanie środków ochrony indywidualnej?

Najlepiej stosować karty wydania ŚOI zawierające datę, rodzaj środka, numer seryjny, przewidywany okres użytkowania i podpis pracownika. Przy zwolnieniu warto sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy z oceną stanu technicznego.

Co zrobić, gdy pracownik odmawia zwrotu środków ochrony?

Należy przeanalizować zasadność żądania zwrotu, stan techniczny środków i ich charakter. Jeśli zwrot jest uzasadniony, można skierować sprawę na drogę sądową, pamiętając o analizie kosztów i korzyści takiego działania.