Elektroniczne wnioski kadrowe od stycznia 2026 - lista 12 zmian

Źródło: Zulfugar Karimov na Unsplash

Spis treści

• Rewolucja w obsłudze spraw kadrowych
• Lista 12 nowych możliwości elektronicznych
• Korzyści dla przedsiębiorców
• Jak przygotować się na zmiany
• FAQ

---

Rewolucja w obsłudze spraw kadrowych

Od 27 stycznia 2026 roku polscy przedsiębiorcy zyskają znacznie więcej możliwości załatwiania spraw kadrowych drogą elektroniczną. To kolejny krok w kierunku pełnej digitalizacji administracji publicznej, który ma uprościć prowadzenie biznesu i zaoszczędzić czas przedsiębiorcom.

Nowe rozwiązania to odpowiedź na rosnące potrzeby firm, które coraz częściej działają w modelu zdalnym lub hybrydowym. Pandemia COVID-19 pokazała, jak ważne jest możliwość załatwiania spraw urzędowych bez konieczności osobistych wizyt w urzędach.

Dlaczego akurat teraz?

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej konsekwentnie realizuje strategię cyfryzacji procesów HR. Dotychczas przedsiębiorcy musieli składać większość wniosków kadrowych osobiście lub pocztą tradycyjną, co generowało dodatkowe koszty i opóźnienia.

Nowe przepisy są również efektem implementacji dyrektywy UE w sprawie cyfryzacji administracji publicznej, która zobowiązuje państwa członkowskie do udostępnienia kluczowych usług w formie elektronicznej do końca 2026 roku.

Lista 12 nowych możliwości elektronicznych

Sprawdź, które wnioski kadrowe będziesz mógł składać elektronicznie od 27 stycznia 2026 roku. Pełna lista obejmuje 12 najważniejszych czynności, które dotychczas wymagały tradycyjnej formy załatwienia.

Wnioski dotyczące zatrudnienia

1. Zgłoszenia zmian w umowach o pracę Dotychczas każda zmiana warunków zatrudnienia wymagała złożenia dokumentów w formie papierowej. Od stycznia 2026 roku wszystkie aneksy do umów będziesz mógł zgłaszać przez platformę gov.pl.

2. Wnioski o wydanie duplikatów świadectw pracy Utrata świadectwa pracy przestanie być problemem wymagającym osobistej wizyty w urzędzie. Elektroniczny wniosek o duplikat zostanie rozpatrzony w ciągu 7 dni roboczych.

3. Zgłoszenia wypadków przy pracy Nowy system elektroniczny umożliwi błyskawiczne zgłaszanie wypadków przy pracy, co jest kluczowe dla zachowania terminów wymaganych przez przepisy BHP.

4. Wnioski o zaświadczenia o zatrudnieniu Pracownicy będą mogli samodzielnie składać elektroniczne wnioski o zaświadczenia, które pracodawca będzie mógł zatwierdzić online jednym kliknięciem.

Sprawy związane z ubezpieczeniami

5. Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych Wszystkie zmiany w zakresie ubezpieczeń społecznych pracowników będziesz mógł zgłaszać elektronicznie, z automatycznym przekazaniem danych do ZUS.

6. Wnioski o zwolnienia z obowiązku ubezpieczenia Specjalne przypadki wymagające zwolnienia z ubezpieczeń społecznych będą mogły być załatwiane w pełni online, z możliwością śledzenia statusu wniosku.

7. Korekty danych ubezpieczeniowych Błędy w danych przekazanych do ZUS będziesz mógł korygować natychmiast przez system elektroniczny, bez konieczności składania papierowych dokumentów korygujących.

Pozostałe istotne czynności

8. Wnioski o interpretacje przepisów prawa pracy Wątpliwości dotyczące stosowania przepisów prawa pracy będziesz mógł wyjaśniać poprzez elektroniczną platformę konsultacyjną.

9. Zgłoszenia praktyk i staży Cały proces zgłaszania praktykantów i stażystów zostanie zdigitalizowany, włącznie z możliwością elektronicznego podpisywania umów.

10. Wnioski o zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych W przypadkach wymagających zgody inspektora pracy, cały proces będzie możliwy do załatwienia online.

11. Zgłoszenia delegacji zagranicznych Wysyłanie pracowników na delegacje zagraniczne będzie wymagało jedynie elektronicznego zgłoszenia z automatycznym generowaniem wymaganych dokumentów.

12. Wnioski o rejestrację regulaminów pracy Nowe regulaminy pracy oraz ich zmiany będą mogły być rejestrowane elektronicznie z natychmiastowym potwierdzeniem otrzymania.

Korzyści dla przedsiębiorców

Wprowadzenie elektronicznych wniosków kadrowych to przełom, który przyniesie konkretne korzyści każdemu przedsiębiorcy. Oszacowano, że średnia firma zatrudniająca 20 pracowników zaoszczędzi rocznie około 40 godzin pracy oraz 2000 złotych kosztów związanych z tradycyjnym załatwianiem spraw urzędowych.

Znacząca oszczędność czasu

Najważniejszą korzyścią jest drastyczne skrócenie czasu potrzebnego na załatwienie formalności. Elektroniczne wnioski są przetwarzane automatycznie, a większość z nich otrzymuje potwierdzenie w ciągu kilku minut od złożenia.

Przykładowo, dotychczas złożenie wniosku o duplikat świadectwa pracy wymagało:

• Osobistej wizyty w urzędzie (2-3 godziny z dojazdem)
• Oczekiwania w kolejce (30-60 minut)
• Ponownej wizyty po odbiór dokumentu

Od stycznia 2026 roku cały proces zajmie maksymalnie 5 minut przy komputerze, a dokument zostanie dostarczony elektronicznie lub pocztą.

Redukcja kosztów operacyjnych

Elektronizacja procesów kadrowych to także wymierne oszczędności finansowe:

• Brak kosztów dojazdów do urzędów
• Eliminacja opłat pocztowych
• Redukcja kosztów drukowania i kopiowania dokumentów
• Możliwość zdalnego załatwiania spraw przez pracowników biura kadr

Dla średniej firmy może to oznaczać oszczędności w wysokości 150-300 złotych miesięcznie.

Lepsza kontrola i dokumentacja

System elektroniczny automatycznie tworzy pełną dokumentację wszystkich złożonych wniosków, z możliwością ich przeszukiwania i archiwizowania. Każdy wniosek otrzymuje unikalny numer referencyjny, a przedsiębiorca może w każdej chwili sprawdzić status jego rozpatrywania.

Jak przygotować się na zmiany

Aby w pełni wykorzystać możliwości nowych rozwiązań, warto już teraz rozpocząć przygotowania. Oto praktyczny przewodnik, który pomoże Ci sprawnie przejść na elektroniczne załatwianie spraw kadrowych.

Sprawdź wymagania techniczne

System elektronicznych wniosków kadrowych będzie działał na platformie gov.pl, więc podstawowym wymogiem jest posiadanie profilu zaufanego lub e-Dowodu. Jeśli jeszcze ich nie masz, załóż profil zaufany już teraz - proces może potrwać nawet kilka tygodni.

Dodatkowo upewnij się, że:

• Masz stabilne połączenie internetowe
• Przeglądarka jest aktualizowana (Chrome, Firefox, Edge w najnowszych wersjach)
• Posiadasz skaner lub telefon z funkcją skanowania dokumentów

Zdigitalizuj dokumentację

Rozpocznij proces digitalizacji najważniejszych dokumentów kadrowych. Przygotuj elektroniczne wersje:

• Wzorów umów o pracę
• Regulaminów pracy i wynagrodzeń
• Wzorów wniosków wewnętrznych
• Danych kontaktowych do kluczowych urzędów

Pamiętaj o zachowaniu wysokiej jakości skanów (min. 300 DPI) i zapisywaniu plików w formatach PDF/A, które zapewniają długoterminową czytelność.

Przeszkolenie zespołu

Jeśli masz pracowników odpowiedzialnych za sprawy kadrowe, zaplanuj dla nich szkolenia z obsługi nowego systemu. Ministerstwo zapowiedziało bezpłatne webinary dla przedsiębiorców, które rozpoczną się w grudniu 2025 roku.

Warto także wyznaczyć jedną osobę jako “eksperta” od elektronicznych wniosków, która będzie wspierać pozostałych pracowników w początkowym okresie.

Przetestuj system w okresie przejściowym

Od stycznia do marca 2026 roku będzie działał system równoległy - możliwość składania wniosków zarówno elektronicznie, jak i tradycyjnie. Wykorzystaj ten czas na przetestowanie wszystkich funkcji bez ryzyka opóźnień w załatwianiu spraw.

FAQ

Czy wszystkie wnioski kadrowe będą można składać elektronicznie?

Nie, lista obejmuje 12 najważniejszych typów wniosków. Pozostałe sprawy wciąż będą wymagały tradycyjnej formy załatwienia, ale Ministerstwo planuje rozszerzenie listy w kolejnych latach.

Czy potrzebuję profilu zaufanego do składania wniosków?

Tak, profil zaufany lub e-Dowód są obowiązkowe. Bez nich nie będziesz mógł korzystać z elektronicznych usług. Jeśli jeszcze nie masz profilu, załóż go jak najszybciej.

Czy elektroniczne wnioski są bezpieczne?

System wykorzystuje najwyższe standardy bezpieczeństwa, włącznie z szyfrowaniem end-to-end i wielopoziomową autoryzacją. Wszystkie dane są przechowywane na serwerach rządowych z certyfikatami bezpieczeństwa najwyższego poziomu.

Czy za elektroniczne wnioski pobierane są dodatkowe opłaty?

Nie, składanie wniosków w formie elektronicznej jest bezpłatne. W przypadku niektórych usług (np. duplikat świadectwa pracy) obowiązują te same opłaty co przy tradycyjnej formie załatwienia.

Co zrobić, gdy system nie działa?

W okresie przejściowym (do marca 2026) nadal będzie możliwe składanie wniosków w formie tradycyjnej. Po tym terminie uruchomiona zostanie całodobowa infolinia techniczna dla przedsiębiorców.