Ukraińcy w Polsce do 2027 - co zmieni się dla firm?

Źródło: Foxie EdianiaK na Unsplash

Spis treści

• Specustawa dla Ukraińców - kluczowe informacje
• Co się zmieni po 4 marca 2027 roku
• Jak przygotować firmę na nowe przepisy
• Aspekty księgowe i podatkowe
• FAQ

---

Specustawa dla Ukraińców - kluczowe informacje

Polscy przedsiębiorcy zatrudniający obywateli Ukrainy mogą być spokojni - specjalna ustawa chroniąca ich pracowników będzie obowiązywać do 4 marca 2027 roku. To oznacza, że przez cały 2026 rok i początek 2027 roku firmy będą mogły korzystać z uproszczonych procedur zatrudniania ukraińskich pracowników.

Specustawa wprowadzona w związku z konfliktem zbrojnym w Ukrainie znacząco upraszcza proces legalizacji pobytu i pracy dla obywateli tego kraju. Dla przedsiębiorców oznacza to możliwość szybkiego i mniej skomplikowanego zatrudniania pracowników z Ukrainy bez konieczności przechodzenia przez standardowe procedury dotyczące cudzoziemców.

Główne ułatwienia dla firm

Firmy zatrudniające Ukraińców pod rządami specustawy mogą liczyć na:

• Brak konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę - ukraińscy pracownicy mogą podjąć zatrudnienie bez dodatkowych formalności
• Uproszczone procedury meldunkowe - łatwiejsza rejestracja miejsca pobytu pracowników
• Dostęp do świadczeń społecznych - pracownicy mogą korzystać z polskiego systemu zabezpieczenia społecznego
• Możliwość prowadzenia działalności gospodarczej - Ukraińcy mogą zakładać firmy na takich samych zasadach jak obywatele Polski

Obowiązki pracodawcy w 2026 roku

Mimo uproszczeń, pracodawcy muszą pamiętać o podstawowych obowiązkach:

• Zgłoszenie pracownika do ZUS w standardowym terminie 7 dni
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy zgodnie z Kodeksem pracy
• Zapewnienie równych warunków pracy jak dla polskich pracowników
• Dokumentowanie prawa do pobytu i pracy na terytorium Polski

Co się zmieni po 4 marca 2027 roku

Po wygaśnięciu specustawy obywatele Ukrainy będą podlegać tym samym przepisom co pozostali cudzoziemcy spoza Unii Europejskiej. To fundamentalna zmiana, która wymaga odpowiedniego przygotowania już w 2026 roku.

Nowe procedury zatrudniania

Od marca 2027 roku zatrudnienie ukraińskiego pracownika będzie wymagać:

• Uzyskania zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pobyt i pracę
• Przeprowadzenia testu rynku pracy w większości przypadków
• Spełnienia warunków mieszkaniowych określonych w przepisach
• Udokumentowania znajomości języka polskiego w niektórych zawodach

Dodatkowe koszty dla firm

Nowe procedury oznaczają również wyższe koszty:

• Opłata za zezwolenie na pracę: około 100-500 zł (w zależności od typu)
• Koszty prawne związane z przygotowaniem dokumentów: 500-2000 zł
• Możliwe opłaty za tłumaczenia przysięgłe dokumentów
• Czas oczekiwania na decyzje administracyjne: 1-3 miesiące

Jak przygotować firmę na nowe przepisy

Rok 2026 to czas na strategiczne przygotowanie się do zmian. Firmy zatrudniające ukraińskich pracowników powinny już teraz planować działania na przyszłość.

Audyt obecnego zatrudnienia

Pierwszym krokiem jest przegląd stanu zatrudnienia:

1. Spisz wszystkich ukraińskich pracowników - przygotuj bazę danych ze statusami pobytowymi
2. Oceń kluczowych pracowników - których nie możesz stracić po zmianie przepisów
3. Sprawdź dokumenty - upewnij się, że wszyscy mają aktualne dokumenty pobytowe
4. Zaplanuj budżet - oszacuj koszty legalizacji zatrudnienia po 2027 roku

Strategie zatrzymania pracowników

Aby nie stracić cennych pracowników, warto rozważyć:

• Finansowe wsparcie procedur legalizacyjnych - pokrycie kosztów uzyskania zezwoleń
• Pomoc prawną i administracyjną - współpraca z kancelarią specjalizującą się w prawie migracyjnym
• Programy integracyjne - kursy języka polskiego, wsparcie w adaptacji
• Długoterminowe umowy - stabilizacja zatrudnienia przed zmianami prawnymi

Alternatywne rozwiązania

Firmy mogą też rozważyć inne opcje:

• Zatrudnienie obywateli UE - bez ograniczeń i dodatkowych procedur
• Outsourcing - współpraca z ukraińskimi firmami działającymi w Polsce
• Digitalizacja procesów - zmniejszenie zapotrzebowania na pracowników fizycznych
• Szkolenia polskich pracowników - inwestycja w lokalny zespół

Aspekty księgowe i podatkowe

Zatrudnianie cudzoziemców, w tym Ukraińców, niesie ze sobą specyficzne obowiązki księgowe i podatkowe, które będą się zmieniać wraz z nowymi przepisami.

Obecne rozliczenia w 2026 roku

Pod rządami specustawy rozliczenia są stosunkowo proste:

• Standardowe podatki - PIT, składki ZUS na takich samych zasadach jak dla Polaków
• Brak dodatkowych opłat administracyjnych związanych z zatrudnieniem
• Możliwość korzystania ze wszystkich ulg podatkowych dostępnych dla rezydentów

Zmiany podatkowe po 2027 roku

Nowe przepisy mogą wpłynąć na:

• Status podatkowy pracowników - niektórzy mogą stracić status rezydenta
• Obowiązki sprawozdawcze - dodatkowe formularze dla cudzoziemców
• Koszty uzyskania przychodów - opłaty za zezwolenia jako koszty firmy
• Planowanie podatkowe - konieczność uwzględnienia nowych zmiennych

Dokumentacja księgowa

Właściwa dokumentacja to klucz do bezproblemowych kontroli:

• Przechowuj kopie wszystkich zezwoleń i dokumentów pobytowych
• Prowadź szczególną ewidencję pracowników cudzoziemskich
• Dokumentuj wszystkie koszty związane z legalizacją zatrudnienia
• Aktualizuj procedury kadrowo-płacowe zgodnie z nowymi wymogami

Warto już w 2026 roku wdrożyć system dokumentowania, który będzie zgodny z przyszłymi wymogami. To ułatwi przejście na nowe przepisy i zminimalizuje ryzyko błędów.

Pamiętaj też o konieczności aktualizacji regulaminów pracy i procedur wewnętrznych. Nowe przepisy mogą wymagać dodatkowych zapisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców i związanych z tym obowiązków pracodawcy.

FAQ

Czy specustawa na pewno wygaśnie 4 marca 2027 roku?

Tak, zgodnie z obecnymi przepisami specustawa chroniąca Ukraińców wygaśnie 4 marca 2027 roku. Po tej dacie będą obowiązywać standardowe przepisy dotyczące wszystkich cudzoziemców spoza UE. Teoretycznie możliwe jest przedłużenie, ale firmy powinny przygotowywać się na scenariusz zgodny z obecnym prawem.

Ile będzie kosztować legalizacja zatrudnienia ukraińskiego pracownika po 2027 roku?

Koszty będą się różnić w zależności od typu zezwolenia. Opłaty administracyjne wynoszą od 100 do 500 zł, ale należy doliczyć koszty obsługi prawnej (500-2000 zł), tłumaczenia dokumentów i możliwe koszty testu rynku pracy. Łącznie można szacować 1000-3000 zł na pracownika.

Co powinienem zrobić w 2026 roku, aby przygotować się na zmiany?

Przede wszystkim przeprowadź audyt zatrudnienia - spisz wszystkich ukraińskich pracowników i oceń, których chcesz zatrzymać. Zacznij planować budżet na legalizację zatrudnienia i rozważ wsparcie prawne. Warto też zacząć rozmawiać z pracownikami o planach zawodowych i oferować pomoc w przygotowaniu do nowych procedur.