Reforma PIP 2026: weryfikacja form współpracy z wykonawcami

Źródło: Sebastian Herrmann na Unsplash

Spis treści

• Nadchodzące zmiany w kontrolach PIP
• Kluczowe różnice między formami współpracy
• Kiedy B2B może być uznane za ukryty etat
• Jak przygotować się na kontrole
• FAQ

---

Nadchodzące zmiany w kontrolach PIP

Rok 2026 przynosi istotne zmiany w podejściu Państwowej Inspekcji Pracy do kontroli form zatrudnienia. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas swobodnie korzystali z różnych form współpracy z wykonawcami, muszą teraz znacznie bardziej uważnie analizować charakter swoich umów.

Nowe wytyczne PIP kładą szczególny nacisk na weryfikację rzeczywistego charakteru relacji między zleceniodawcą a wykonawcą. Inspektorzy będą dokładniej sprawdzać, czy wybrana forma prawna odpowiada faktycznemu sposobowi wykonywania pracy.

Dlaczego wprowadzono zaostrzone kontrole

Głównym powodem wprowadzenia bardziej restrykcyjnych kontroli jest rosnąca liczba przypadków obchodzenia przepisów prawa pracy. Niektórzy pracodawcy wykorzystywali umowy B2B czy zlecenia do unikania kosztów związanych z zatrudnieniem pracowniczym.

Problem dotyczył szczególnie:

• Unikania składek ZUS w pełnej wysokości
• Pomijania uprawnień pracowniczych (urlopy, chorobowe)
• Obchodzenia przepisów BHP
• Nierespektowania maksymalnego czasu pracy

Konsekwencje nieprzestrzegania nowych zasad

Przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do nowych wymogów, mogą liczyć się z:

• Karami finansowymi od 1 000 do 30 000 zł za każdy stwierdzony przypadek
• Koniecznością dopłacenia składek ZUS z odsetkami
• Roszczeniami pracowników o wyrównanie wynagrodzeń i świadczeń
• Negatywną oceną podczas przetargów publicznych

Kluczowe różnice między formami współpracy

Aby uniknąć problemów z PIP, każdy przedsiębiorca musi dokładnie rozumieć charakterystyczne cechy poszczególnych form współpracy.

Umowa o pracę - pełna ochrona

Umowa o pracę charakteryzuje się trzema kluczowymi elementami:

• Podporządkowanie - pracownik wykonuje polecenia pracodawcy
• Osobiste wykonywanie - pracownik nie może zlecić zadań innej osobie
• Miejsce i czas - praca w określonym miejscu i czasie

Koszty dla pracodawcy w 2026 roku:

• Składki ZUS: 20,48% podstawy wymiaru
• Fundusz Pracy: 2,45%
• FGŚP: 0,15%
• Fundusz Emerytur Pomostowych: 0,10%
• Płatne urlopy (20-26 dni roboczych)
• Chorobowe z ZUS po 33 dniach

Umowa zlecenia - elastyczność z ograniczeniami

Umowa zlecenia od 2022 roku podlega ubezpieczeniom społecznym, ale nadal oferuje większą elastyczność niż etat:

• Brak podporządkowania służbowego
• Możliwość określenia sposobu wykonania zlecenia
• Składki ZUS: 20,48% (przy przychodzie powyżej minimalnego wynagrodzenia)
• Brak prawa do urlopu
• Brak odprawy

Współpraca B2B - maksymalna swoboda

Umowa o dzieło lub świadczenie usług między firmami daje największą swobodę:

• Pełna samodzielność wykonawcy
• Rozliczenie według faktury VAT
• Brak składek ZUS po stronie zleceniodawcy
• Wykonawca ponosi ryzyko gospodarcze
• Możliwość zatrudniania podwykonawców

Kiedy B2B może być uznane za ukryty etat

PIP szczególnie uważnie przyjrzy się współpracy B2B, która w rzeczywistości przypomina stosunek pracy. Kluczowe sygnały ostrzegawcze to sytuacje, gdy wykonawca:

Główne sygnały alarmowe

Czas i miejsce pracy:

• Wyznaczony sztywny grafik pracy (np. 8:00-16:00)
• Obowiązek przebywania w biurze pracodawcy
• Kontrola czasu pracy i przerw
• Używanie systemu kontroli dostępu

Sposób wykonywania zadań:

• Szczegółowe instrukcje dotyczące sposobu wykonania
• Stały nadzór nad pracą
• Obowiązek regularnego raportowania
• Używanie służbowego sprzętu i oprogramowania

Charakter relacji:

• Długoterminowa współpraca (powyżej 2 lat)
• Wyłączność świadczenia usług
• Integracja z zespołem pracowników
• Uczestnictwo w szkoleniach wewnętrznych

Jak zapewnić bezpieczną współpracę B2B

Aby uniknąć zarzutów o ukryte zatrudnienie, warto:

Zapewnić rzeczywistą samodzielność:

• Definiować cel, nie sposób wykonania
• Pozwolić na elastyczne godziny pracy
• Umożliwić pracę zdalną
• Nie kontrolować szczegółowo czasu pracy

Właściwie sformułować umowę:

• Określić konkretne rezultaty do osiągnięcia
• Unikać sformułowań typowych dla umów o pracę
• Przewidzieć możliwość zatrudnienia podwykonawców
• Ustalić odpowiedzialność za ryzyko gospodarcze

Jak przygotować się na kontrole

Przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do potencjalnych kontroli PIP w 2026 roku.

Przeprowadź audyt obecnych umów

Przeanalizuj wszystkie formy współpracy:

• Umowy o pracę - czy wszystkie elementy są prawidłowe
• Umowy zlecenia - czy charakter zadań odpowiada formie prawnej
• Współpraca B2B - czy nie występują cechy stosunku pracy

Sprawdź dokumentację:

• Regulaminy pracy i polityki wewnętrzne
• Korespondencję z wykonawcami
• Systemy kontroli czasu pracy
• Instrukcje wykonywania zadań

Przygotuj dokumentację obronną

Dla współpracy B2B zgromadź dowody:

• Faktury z różnych okresów pokazujące nieregularne płatności
• Korespondencję pokazującą samodzielność wykonawcy
• Dowody na używanie własnych narzędzi pracy
• Umowy z innymi zleceniodawcami (jeśli wykonawca wyrazi zgodę)

Dla umów zlecenia:

• Szczegółowe opisy zleceń
• Dowody na elastyczność czasu wykonania
• Dokumentację efektów pracy

Wprowadź niezbędne zmiany organizacyjne

Jeśli audyt wykaże nieprawidłowości, natychmiast wprowadź zmiany:

• Przekształć umowy B2B w etaty tam, gdzie to konieczne
• Zmodyfikuj sposób organizacji pracy wykonawców
• Zaktualizuj regulaminy i procedury
• Przeszkolij menedżerów w zakresie różnic między formami współpracy

FAQ

Czy mogę zlecić wykonawcy B2B pracę biurową w moim biurze?

Tak, ale musisz zapewnić rzeczywistą samodzielność wykonawcy. Nie możesz kontrolować jego godzin pracy, sposobu wykonywania zadań czy wymagać wyłączności. Wykonawca powinien mieć możliwość organizacji pracy według własnego uznania i używania własnych narzędzi.

Ile lat można współpracować z tym samym wykonawcą na B2B?

Prawo nie określa maksymalnego okresu współpracy B2B. Jednak długoterminowa współpraca (szczególnie powyżej 2 lat) może być sygnałem dla PIP, że relacja przypomina stosunek pracy. Kluczowe jest zachowanie rzeczywistej samodzielności wykonawcy przez cały okres współpracy.

Jakie kary grożą za ukryte zatrudnienie w 2026 roku?

PIP może nałożyć kary od 1 000 do 30 000 zł za każdy przypadek ukrytego zatrudnienia. Dodatkowo grożą: konieczność dopłacenia składek ZUS z odsetkami, roszczenia wykonawców o wyrównanie świadczeń oraz negatywne konsekwencje w przetargach publicznych.

Czy wykonawca B2B może pracować w zespole z etatowcami?

Tak, ale nie może być podporządkowany w taki sam sposób jak pracownicy etatowi. Wykonawca B2B powinien mieć jasno określony zakres odpowiedzialności, samodzielność w podejmowaniu decyzji w swoim obszarze i możliwość organizacji pracy według własnego uznania.

Co zrobić, gdy PIP stwierdzi nieprawidłowości w formach współpracy?

Najpierw należy szczegółowo przeanalizować ustalenia inspektorów i skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy. Można składać zastrzeżenia do protokołu kontroli i odwołania od decyzji. Jednocześnie warto natychmiast wprowadzić zmiany, aby uniknąć dalszych nieprawidłowości.