Diety służbowe 2026: podwyżka o 33% - nowe stawki

Źródło: Cht Gsml na Unsplash

Spis treści

• Nowe stawki diet służbowych w 2026 roku
• Co oznacza podwyżka dla pracodawców
• Jak prawidłowo rozliczać diety służbowe
• Praktyczne przykłady obliczania kosztów
• FAQ

---

Nowe stawki diet służbowych w 2026 roku

Rok 2026 przynosi znaczące zmiany w wysokości diet służbowych w Polsce. Planowana podwyżka o 33% to największa zmiana w tej dziedzinie od kilku lat, która bezpośrednio wpłynie na budżety firm wysyłających pracowników w podróże służbowe.

Nowe przepisy mają na celu dostosowanie wysokości diet do aktualnych kosztów utrzymania i inflacji, która znacząco wpłynęła na ceny usług hotelarskich i gastronomicznych w ostatnich latach.

Wysokość nowych stawek

Choć dokładne kwoty zostaną określone w rozporządzeniu, które ma wejść w życie w 2026 roku, już teraz wiadomo, że wzrost o 33% oznacza znaczące zwiększenie kosztów, które pracodawcy będą mogli zwrócić pracownikom bez obciążeń podatkowych.

Obecny system przewiduje różne stawki w zależności od:

• Długości delegacji
• Miejsca przeznaczenia (kraj/zagranica)
• Rodzaju zakwaterowania

Przyczyny podwyżki diet

Główne czynniki, które wpłynęły na decyzję o podwyżce diet służbowych to:

Wzrost kosztów życia - inflacja w ostatnich latach znacząco wpłynęła na ceny usług, z których korzystają osoby w podróżach służbowych.

Dostosowanie do realiów rynkowych - dotychczasowe stawki często nie pokrywały rzeczywistych kosztów, co zmuszało pracodawców do dopłacania lub pracowników do ponoszenia dodatkowych wydatków.

Konkurencyjność na rynku pracy - atrakcyjne warunki delegacji to ważny element pakietu benefitów dla pracowników.

Co oznacza podwyżka dla pracodawców

Zwiększenie diet służbowych o 33% będzie miało bezpośredni wpływ na budżety firm, szczególnie tych, które regularnie wysyłają pracowników w delegacje.

Wpływ na koszty przedsiębiorstwa

Wzrost kosztów delegacji - firma wysyłająca pracownika w tygodniową delegację krajową będzie musiała przeznaczyć znacznie więcej środków na pokrycie diet.

Planowanie budżetu - przedsiębiorcy muszą uwzględnić te zmiany w planowaniu budżetu na 2026 rok, szczególnie w działach odpowiedzialnych za podróże służbowe.

Optymalizacja kosztów - niektóre firmy mogą rozważyć ograniczenie liczby delegacji lub ich długości, aby utrzymać koszty na podobnym poziomie.

Korzyści dla przedsiębiorstw

Mimo wzrostu kosztów, wyższe diety mogą przynieść firmom korzyści:

• Lepsza motywacja pracowników do wyjazdów służbowych
• Mniejsze ryzyko konfliktów związanych z niewystarczającym pokryciem kosztów
• Prostsze rozliczenia - wyższe stawki diet mogą lepiej pokrywać rzeczywiste wydatki

Jak prawidłowo rozliczać diety służbowe

Właściwe rozliczanie diet służbowych to kluczowy element prowadzenia księgowości w firmach organizujących delegacje pracowników.

Wymagana dokumentacja

Aby prawidłowo rozliczyć diety służbowe, niezbędna jest odpowiednia dokumentacja:

Polecenie wyjazdu służbowego - dokument określający cel, miejsce i czas trwania delegacji.

Rozliczenie podróży służbowej - szczegółowe zestawienie wszystkich kosztów poniesionych podczas delegacji.

Dokumenty potwierdzające wydatki - faktury, rachunki, bilety potwierdzające poniesione koszty.

Podstawowe zasady rozliczania

Limit diet - diety można wypłacać do wysokości określonej w rozporządzeniu bez konieczności naliczania podatku.

Przekroczenie limitu - kwoty przekraczające ustawowe limity podlegają opodatkowaniu jako przychód pracownika.

Ewidencja księgowa - diety w granicach limitów stanowią koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy.

Aspekty podatkowe diet służbowych

Dla pracownika:

• Diety w granicach limitu nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu
• Nadwyżka ponad limit jest opodatkowana jak wynagrodzenie

Dla pracodawcy:

• Diety w granicach limitu to koszt uzyskania przychodu
• Możliwość odliczenia VAT od związanych z delegacją wydatków

Praktyczne przykłady obliczania kosztów

Aby lepiej zrozumieć wpływ podwyżki diet na budżet firmy, przeanalizujmy konkretne przykłady.

Delegacja krajowa - przykład obliczeń

Sytuacja: Pracownik jedzie w 3-dniową delegację krajową.

Obecne koszty (orientacyjnie):

• Dieta za pierwszy dzień: 30 zł
• Dieta za dzień pełny (x2): 45 zł x 2 = 90 zł
• Razem: 120 zł

Koszty po podwyżce o 33%:

• Dieta za pierwszy dzień: 40 zł
• Dieta za dzień pełny (x2): 60 zł x 2 = 120 zł
• Razem: 160 zł

Różnica: 40 zł na jednej delegacji

Wpływ na roczne koszty firmy

Firma wysyłająca pracowników w 50 delegacji rocznie (średnio 3-dniowych) będzie musiała przeznaczyć dodatkowo około 2000 zł rocznie tylko na diety, nie licząc innych kosztów delegacji.

Strategie optymalizacji kosztów

Planowanie delegacji - łączenie celów służbowych w jednej podróży może zmniejszyć łączne koszty.

Negocjacje z hotelami - długoterminowe umowy mogą zapewnić lepsze ceny zakwaterowania.

Alternatywy dla delegacji - rozważenie wideokonferencji tam, gdzie to możliwe.

FAQ

Kiedy wchodzą w życie nowe stawki diet służbowych?

Nowe stawki diet służbowych mają wejść w życie w 2026 roku. Dokładna data będzie określona w rozporządzeniu, które obecnie jest w fazie projektu.

Czy podwyżka o 33% dotyczy wszystkich rodzajów diet?

Tak, planowana podwyżka ma objąć wszystkie kategorie diet służbowych - zarówno krajowe, jak i zagraniczne, niezależnie od długości delegacji.

Jak rozliczyć delegację rozpoczętą w 2025, a zakończoną w 2026 roku?

W przypadku delegacji przechodzących przez zmianę przepisów, stosuje się stawki obowiązujące w dniu rozpoczęcia delegacji, chyba że nowe przepisy stanowią inaczej.

Czy firma musi wypłacać diety w maksymalnej wysokości?

Nie, firmy mogą wypłacać diety w wysokości niższej niż maksymalna określona w rozporządzeniu. Limity określają jedynie maksymalną kwotę wolną od podatku.

Jak przygotować firmę na zmiany w dietach służbowych?

Warto zaktualizować regulaminy podróży służbowych, przeszkolić dział kadr i księgowości oraz uwzględnić wyższe koszty w budżecie na 2026 rok. Rozważ także wdrożenie systemu elektronicznego rozliczania delegacji.