Podwyżka diet za podróże służbowe w 2026 o 33%

Źródło: Henry Deng na Unsplash

Spis treści

• Najważniejsze zmiany w 2026 roku
• Nowe stawki diet - konkretne kwoty
• Wpływ na koszty pracodawcy
• Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
• FAQ

---

Najważniejsze zmiany w 2026 roku

Rok 2026 przyniesie znaczące zmiany w zakresie diet za podróże służbowe. Planowana podwyżka o 33% to największa korekta stawek od kilku lat, która bezpośrednio wpłynie na budżety firm wysyłających pracowników w delegacje.

Zmiany wynikają z dostosowania stawek do aktualnych kosztów życia oraz inflacji, która znacząco wpłynęła na ceny usług hotelarskich i gastronomicznych. Ministerstwo Finansów uwzględniło również wzrost kosztów podróży, który obserwujemy od kilku lat.

Kto skorzysta na zmianach

Podwyżka diet dotknie wszystkich pracowników wysyłanych przez pracodawców w podróże służbowe trwające dłużej niż 8 godzin. Niezależnie od branży czy wielkości firmy, nowe stawki będą obowiązywać wszystkich przedsiębiorców.

Szczególnie odczują to firmy z branż:

• Budowlanej (montażyści, ekipy remontowe)
• Handlowej (przedstawiciele handlowi, akwizytorzy)
• IT (konsultanci, specjaliści wdrażający systemy)
• Transportowej (kierowcy długodystansowi)

Kiedy wchodzą w życie nowe przepisy

Nowe stawki diet będą obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku. Oznacza to, że wszystkie podróże służbowe rozpoczęte po tej dacie muszą być rozliczane według nowych, wyższych stawek.

Nowe stawki diet - konkretne kwoty

Choć dokładne kwoty zostaną określone w ostatecznej wersji rozporządzenia, szacowana podwyżka o 33% oznacza znaczący wzrost kosztów dla pracodawców.

Diety za podróże krajowe

Na podstawie obecnych stawek i planowanej podwyżki, możemy spodziewać się następujących kwot:

Podróż krajowa powyżej 8 godzin:

• Obecna stawka: około 30 zł
• Przewidywana stawka w 2026: około 40 zł

Podróż krajowa powyżej 12 godzin:

• Obecna stawka: około 45 zł
• Przewidywana stawka w 2026: około 60 zł

Diety za podróże zagraniczne

Diety zagraniczne również wzrosną proporcjonalnie. Stawki różnią się w zależności od kraju docelowego i są określane na podstawie kosztów życia w poszczególnych państwach.

Przykładowo, dla podróży do Niemiec:

• Obecna dzienna stawka: około 52 euro
• Przewidywana stawka w 2026: około 69 euro

Dodatki noclegowe

Również dodatki za nocleg ulegną podwyższeniu o 33%. To dodatkowy koszt, który pracodawcy muszą uwzględnić w swoich budżetach na 2026 rok.

Wpływ na koszty pracodawcy

Podwyżka diet o 33% to znaczący wzrost kosztów operacyjnych dla firm regularnie wysyłających pracowników w delegacje.

Jak obliczyć dodatkowe koszty

Aby oszacować wpływ na budżet firmy, wykonaj prosty rachunek:

1. Policz liczbę dni delegacji w roku - zsumuj wszystkie dni służbowe pracowników
2. Pomnóż przez obecną średnią dietę - otrzymasz obecny roczny koszt
3. Zwiększ wynik o 33% - to będzie dodatkowy koszt w 2026 roku

Przykład praktyczny:

• Firma wysyła pracowników na 200 dni delegacji rocznie
• Średnia dieta: 45 zł
• Obecny koszt roczny: 200 × 45 = 9 000 zł
• Dodatkowy koszt w 2026: 9 000 × 0,33 = 2 970 zł

Korzyści podatkowe pozostają bez zmian

Mimo podwyżki, diety w dalszym ciągu będą zwolnione z podatku dochodowego i składek ZUS, pod warunkiem że nie przekroczą limitów określonych w przepisach. To oznacza, że dla pracownika wyższa dieta to więcej pieniędzy “na rękę”.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Zaplanuj budżet na 2026 rok

Już teraz warto uwzględnić podwyżkę diet w planowaniu budżetu na kolejny rok. Szczególnie ważne jest to dla firm, które:

• Prowadzą działalność budowlaną lub montażową
• Mają pracowników regularnie podróżujących służbowo
• Planują ekspansję na nowe rynki wymagające częstych wyjazdów

Sposoby optymalizacji kosztów delegacji

Aby zminimalizować wpływ podwyżki, rozważ:

Lepsze planowanie podróży:

• Łącz kilka spotkań w jednej podróży
• Wybieraj optymalne trasy minimalizujące czas delegacji
• Planuj noclegi w miejscach o niższych kosztach

Alternatywne rozwiązania:

• Częstsze wykorzystanie videokonferencji
• Organizacja spotkań online zamiast osobistych
• Inwestycja w technologie umożliwiające zdalną pracę

Prawidłowa dokumentacja

Pamiętaj o właściwym dokumentowaniu delegacji:

• Prowadź dokładną ewidencję czasu trwania podróży
• Zachowuj wszystkie dokumenty potwierdzające koszty
• Aktualizuj wewnętrzne procedury rozliczania delegacji

Jak przygotować firmę na zmiany

Aktualizacja wewnętrznych procedur

Do końca 2025 roku warto:

• Zaktualizować regulaminy delegacji służbowych
• Przeszkolić dział kadr z nowych stawek
• Dostosować systemy informatyczne do nowych kwot
• Poinformować pracowników o nadchodzących zmianach

Rozmowy z klientami i kontrahentami

Jeśli koszty delegacji rozliczasz z klientami, już teraz rozpocznij rozmowy o uwzględnieniu podwyżki w przyszłorocznych umowach. Transparentne komunikowanie wzrostu kosztów pomoże uniknąć konfliktów.

FAQ

Czy podwyżka diet obejmuje wszystkich pracowników?

Tak, nowe stawki będą obowiązywać wszystkich pracowników wysyłanych w delegacje przez pracodawców, niezależnie od branży czy wielkości firmy. Dotyczą zarówno umów o pracę, jak i innych form zatrudnienia.

Od kiedy obowiązują nowe stawki diet?

Nowe, podwyższone stawki diet będą obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku. Wszystkie podróże służbowe rozpoczęte po tej dacie muszą być rozliczane według nowych kwot.

Czy podwyższone diety nadal będą zwolnione z podatku?

Tak, diety w dalszym ciągu pozostaną zwolnione z podatku dochodowego i składek ZUS, pod warunkiem że nie przekroczą limitów określonych w przepisach podatkowych.

Jak obliczyć wpływ podwyżki na koszty firmy?

Pomnóż obecne roczne koszty diet o 33%. Na przykład: jeśli w 2025 roku wydajesz 10 000 zł na diety, w 2026 roku dodatkowy koszt wyniesie około 3 300 zł.

Czy można ustalić niższe diety niż przewidziane w przepisach?

Przepisy określają minimalne stawki diet. Pracodawca może ustalić stawki wyższe, ale nie może ich obniżyć poniżej limitów określonych w rozporządzeniu.