Zwolnienie lekarskie a koszty - jak rozliczyć w 2026

Źródło: FIN na Unsplash

Spis treści

• Koszty zwolnień lekarskich - problem każdego pracodawcy
• Jak księgować wypłaty zasiłków chorobowych
• Rozliczenie z ZUS i refundacje
• Wpływ na wynik finansowy firmy
• FAQ

Koszty zwolnień lekarskich - problem każdego pracodawcy

Badania pokazują, że kobiety rzadziej niż mężczyźni korzystają ze zwolnień lekarskich, często pracując mimo choroby. Dla przedsiębiorców oznacza to jednak stały koszt związany z wypłatą zasiłków chorobowych, który musi być prawidłowo rozliczony w księgach rachunkowych. W 2026 roku przepisy dotyczące zasad wypłaty i refundacji zasiłków pozostają bez większych zmian, ale warto znać wszystkie aspekty tego zagadnienia.

Każdy dzień zwolnienia lekarskiego to bezpośredni koszt dla firmy. W pierwszych dniach choroby to pracodawca pokrywa koszty, dopiero później przejmuje je ZUS. Znajomość zasad rozliczania tych kosztów jest kluczowa dla prawidłowego prowadzenia księgowości.

Zasady wypłaty zasiłków w 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku obowiązują następujące zasady wypłaty zasiłków chorobowych:

• Pierwsze 33 dni choroby finansuje pracodawca (wynagrodzenie chorobowe)
• Od 34 dnia zasiłek wypłaca i finansuje ZUS
• Wysokość wynagrodzenia chorobowego wynosi 80% podstawy wymiaru
• Dla pracowników powyżej 50. roku życia - pierwsze 14 dni pokrywa pracodawca

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego

Podstawę wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeśli pracownik był zatrudniony krócej, bierze się pod uwagę faktyczny okres zatrudnienia.

Do podstawy wymiaru wlicza się:

• Wynagrodzenie zasadnicze
• Premie i dodatki
• Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Nie wlicza się natomiast jednorazowych nagród, odpraw czy świadczeń socjalnych.

Jak księgować wypłaty zasiłków chorobowych

Prawidłowe księgowanie zasiłków chorobowych wymaga rozróżnienia między kosztami ponoszonymi przez pracodawcę a tymi refundowanymi przez ZUS. W 2026 roku zasady ewidencji pozostają bez zmian, ale warto przypomnieć podstawowe zapisy.

Wynagrodzenie chorobowe (pierwsze 33 dni)

Wynagrodzenie chorobowe wypłacane w pierwszych 33 dniach choroby księguje się następująco:

Naliczenie wynagrodzenia chorobowego:

• Wn 404 “Wynagrodzenia”
• Ma 234 “Inne rozrachunki z pracownikami”

Naliczenie składek ZUS:

• Wn 405 “Ubezpieczenia społeczne”
• Ma 231 “Rozrachunki z ZUS”

Naliczenie podatku dochodowego:

• Wn 234 “Inne rozrachunki z pracownikami”
• Ma 229 “Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”

Wynagrodzenie chorobowe stanowi pełnoprawny koszt uzyskania przychodów i obciąża wynik finansowy firmy. Nie podlega ono zwrotowi od ZUS, więc jest to rzeczywisty koszt pracodawcy.

Zasiłek chorobowy wypłacany za ZUS

Od 34 dnia choroby zasiłek wypłaca ZUS, ale często pracodawca wypłaca go pracownikowi, a następnie rozlicza z Funduszem:

Wypłata zasiłku:

• Wn 243 “Rozrachunki z ZUS - zasiłki”
• Ma 234 “Inne rozrachunki z pracownikami”

Refundacja od ZUS:

• Wn 231 “Rozrachunki z ZUS”
• Ma 243 “Rozrachunki z ZUS - zasiłki”

Ten mechanizm nie wpływa na koszty firmy, ponieważ wypłacona kwota zostanie w całości zwrócona przez ZUS.

Rozliczenie z ZUS i refundacje

Rozliczenie z ZUS zasiłków chorobowych odbywa się poprzez dokumenty rozliczeniowe składane miesięcznie. W 2026 roku nadal obowiązuje system elektroniczny, który znacznie ułatwia ten proces.

Wymagane dokumenty

Do prawidłowego rozliczenia zasiłków chorobowych potrzebne są:

• Zaświadczenie lekarskie (e-zwolnienie)
• Imienne raporty miesięczne (IRM)
• Deklaracje rozliczeniowe DRA
• Dokumenty płacowe pracownika

E-zwolnienia wprowadzone w poprzednich latach znacznie uprościły proces. W 2026 roku praktycznie wszystkie zwolnienia są wystawiane elektronicznie, co eliminuje ryzyko pomyłek i przyspiesza rozliczenia.

Terminy rozliczenia z ZUS

Kluczowe terminy w rozliczeniu zasiłków chorobowych to:

• Do 15. dnia miesiąca następnego - składanie dokumentów rozliczeniowych
• Do 20. dnia miesiąca następnego - opłacanie składek ZUS
• W ciągu 30 dni - termin na wypłatę zasiłku pracownikowi
• Maksymalnie 30 dni - termin zwrotu przez ZUS wypłaconych zasiłków

Niedotrzymanie terminów może skutkować odsetkami i sankcjami, dlatego warto wprowadzić system przypominek o zbliżających się terminach.

Mechanizm refundacji

ZUS zwraca pracodawcy wypłacone zasiłki poprzez pomniejszenie należnych składek lub bezpośredni zwrot na rachunek bankowy. W przypadku gdy kwota zasiłków przekracza należne składki, ZUS dokonuje zwrotu w terminie do 30 dni od złożenia prawidłowych dokumentów.

Wpływ na wynik finansowy firmy

Zasiłki chorobowe mają różny wpływ na wynik finansowy w zależności od tego, kto je finansuje. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla prawidłowej analizy kosztów personalnych.

Koszty własne pracodawcy

Rzeczywiste koszty pracodawcy związane ze zwolnieniami lekarskimi to:

• Wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni (14 dni dla pracowników 50+)
• Składki ZUS od wynagrodzenia chorobowego
• Koszty zastępstwa lub nadgodzin innych pracowników
• Utracona produktywność

Te koszty należy planować w budżecie firmy. Dla firmy zatrudniającej 50 osób średnie roczne koszty zwolnień lekarskich mogą wynosić 50-100 tysięcy złotych.

Optymalizacja kosztów zwolnień

Przedsiębiorcy mogą podjąć działania zmniejszające koszty związane ze zwolnieniami:

Profilaktyka zdrowotna:

• Pakiety medyczne dla pracowników
• Badania profilaktyczne
• Ergonomiczne stanowiska pracy
• Programy promocji zdrowia

Organizacja pracy:

• Elastyczne formy zatrudnienia
• Możliwość pracy zdalnej
• Zarządzanie stresem
• Odpowiednie warunki bhp

Ubezpieczenia grupowe:

• Polisy grupowe pokrywające zasiłki
• Ubezpieczenia chorobowe
• Dodatkowe świadczenia medyczne

Inwestycja w zdrowie pracowników często zwraca się poprzez zmniejszenie absencji chorobowej i wzrost produktywności.

Analiza wskaźników absencji

Warto regularnie monitorować wskaźniki związane ze zwolnieniami:

• Średnia długość zwolnienia
• Liczba zwolnień na pracownika rocznie
• Koszt zwolnień w stosunku do wynagrodzeń
• Najczęstsze przyczyny zwolnień

Te dane pomogą zidentyfikować problemy i podjąć działania prewencyjne.

FAQ

Ile kosztuje pracodawcę jeden dzień zwolnienia lekarskiego?

Koszt zależy od wynagrodzenia pracownika. Dla osoby zarabiającej 5000 zł brutto miesięcznie, jeden dzień zwolnienia (80% wynagrodzenia) to około 152 zł plus składki ZUS. Łącznie około 180-190 zł dziennie przez pierwsze 33 dni choroby.

Czy można odmówić wypłaty zasiłku chorobowego?

Nie, pracodawca ma obowiązek wypłacić zasiłek chorobowy na podstawie prawidłowo wystawionego e-zwolnienia. Odmowa może skutkować sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy i roszczeniami pracownika.

W jakim terminie ZUS zwraca wypłacone zasiłki?

ZUS ma obowiązek zwrócić wypłacone zasiłki w terminie do 30 dni od złożenia prawidłowych dokumentów rozliczeniowych. Zwrot następuje poprzez pomniejszenie składek lub bezpośredni przelew na rachunek pracodawcy.

Czy zasiłek chorobowy podlega opodatkowaniu?

Tak, zasiłek chorobowy podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym zgodnie ze skalą podatkową pracownika. Pracodawca pobiera zaliczki na podatek i przekazuje je do urzędu skarbowego, podobnie jak przy zwykłym wynagrodzeniu.

Jak obliczyć wysokość zasiłku chorobowego?

Zasiłek wynosi 80% podstawy wymiaru, którą stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy. Jeśli pracownik zarabiał średnio 6000 zł, zasiłek dzienny to: (6000 zł × 80%) ÷ 30 dni = 160 zł dziennie.