Czas pracy a dojazdy - jak rozliczyć w firmie w 2026?

Źródło: Huy Phan na Unsplash

Spis treści

• Problem długich dojazdów w polskich firmach
• Koszty dojazdów - jak je rozliczać księgowo
• Praktyczne rozwiązania dla przedsiębiorców
• Zmiany podatkowe w 2026 roku
• FAQ

---

Problem długich dojazdów w polskich firmach

Polscy pracownicy spędzają w 2026 roku średnio 3 godziny tygodniowo więcej w pracy niż ich koledzy z innych krajów Unii Europejskiej. Główną przyczyną nie są nadgodziny, ale wydłużony czas dojazdów do miejsc pracy. Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko wyzwania organizacyjne, ale również istotne konsekwencje księgowe i podatkowe.

Długie dojazdy wpływają na efektywność pracy, zwiększają koszty osobowe i mogą generować dodatkowe obowiązki związane z rozliczeniami. Jako przedsiębiorca powinieneś wiedzieć, jak prawidłowo księgować koszty związane z dojazdami pracowników i jakie ulgi możesz zastosować.

Aktualne dane o dojazdach w Polsce

Według najnowszych badań z 2026 roku, średni czas dojazdu do pracy w Polsce wynosi 47 minut w jedną stronę. W największych aglomeracjach, takich jak Warszawa czy Kraków, ten czas może przekraczać nawet godzinę. Dla firm oznacza to:

• Wyższe koszty rekrutacji z powodu ograniczonej puli kandydatów
• Zwiększone absencje związane z problemami komunikacyjnymi
• Potrzebę oferowania dodatkowych benefitów kompensujących długie dojazdy
• Rosnące oczekiwania pracowników odnośnie pracy hybrydowej

Wpływ na funkcjonowanie firm

Długie dojazdy generują ukryte koszty dla przedsiębiorców. Pracownicy zmęczeni drogą do pracy są mniej produktywni, częściej chorują i wykazują niższą lojalność wobec pracodawcy. Dodatkowo, firmy muszą konkurować o talenty, oferując wyższe wynagrodzenia lub dodatkowe benefity związane z transportem.

Koszty dojazdów - jak je rozliczać księgowo

W 2026 roku przedsiębiorcy mają kilka możliwości wsparcia pracowników w pokrywaniu kosztów dojazdów, przy jednoczesnym zachowaniu korzyści podatkowych dla firmy.

Dopłaty do biletów komunikacji publicznej

Najpopularniejszym rozwiązaniem są dopłaty do biletów komunikacji publicznej. W 2026 roku obowiązują następujące zasady:

Limit zwolnienia podatkowego: 350 zł miesięcznie na pracownika Dokumentacja: zachowaj faktury lub bilety jako dowód wydatku Księgowanie: koszty uzyskania przychodu w całości do limitu

Przykład: Jeśli dopłacasz pracownikowi 300 zł miesięcznie do karty komunikacji miejskiej, możesz całą kwotę zaliczyć do kosztów podatkowych, a pracownik nie płaci od tego podatku dochodowego.

Transport firmowy

Organizacja transportu firmowego to kolejna opcja, szczególnie atrakcyjna dla większych firm:

• Autobusy firmowe: koszty paliwa, amortyzacji i ubezpieczenia to koszty uzyskania przychodu
• Umowy z przewoźnikami: płatności za usługi transportowe można rozliczyć jako koszty osobowe
• VAT: możliwość odliczenia VAT od usług transportowych dla pracowników

Dofinansowanie kosztów paliwa

W przypadku pracowników dojeżdżających własnymi samochodami, możesz zastosować:

Dodatek paliwowy: do 350 zł miesięcznie wolny od podatku Ryczałt kilometrowy: 0,89 zł za kilometr w 2026 roku (wzrost z 0,84 zł w roku poprzednim) Karty paliwowe: zakup paliwa na kartę firmową z pełnym odliczeniem VAT

Praktyczne rozwiązania dla przedsiębiorców

Jako przedsiębiorca możesz wdrożyć kilka strategii, które pomogą zoptymalizować koszty związane z dojazdami pracowników i jednocześnie poprawić ich zadowolenie z pracy.

Praca hybrydowa jako rozwiązanie

Wprowadzenie pracy hybrydowej może znacznie zmniejszyć koszty związane z dojazdami:

• Zmniejszenie liczby dni w biurze: pracownik dojeżdża 2-3 razy w tygodniu zamiast 5
• Elastyczne godziny: unikanie godzin szczytu komunikacyjnego
• Oszczędności dla firmy: mniejsze zużycie powierzchni biurowej, niższe rachunki

W rozliczeniach księgowych pamiętaj o:

• Proporcjonalnym naliczaniu dopłat do transportu
• Dokumentowaniu dni pracy w biurze i zdalnej
• Aktualizacji umów o pracę lub aneksów

Pakiet benefitów transportowych

Stwórz kompleksowy pakiet benefitów, który będzie atrakcyjny dla pracowników:

Wariant A - Komunikacja publiczna:

• Dopłata do karnet miesięczny: 350 zł
• Dodatkowy urlop za punktualność: 1 dzień rocznie
• Elastyczne godziny pracy: ±2 godziny

Wariant B - Transport własny:

• Ryczałt paliwowy: 300 zł miesięcznie
• Miejsca parkingowe: koszt utrzymania jako benefit
• Dofinansowanie serwisu samochodu: do 500 zł rocznie

Optymalizacja kosztów podatkowych

Przy planowaniu benefitów transportowych zwróć uwagę na:

Dokumentacja: prowadź szczegółowe rejestry wypłaconych świadczeń Limity ustawowe: nie przekraczaj kwot zwolnionych z podatku Rozliczenia VAT: sprawdź możliwości odliczenia VAT od usług transportowych Składki ZUS: benefity do 350 zł miesięcznie nie podlegają oskładkowaniu

Zmiany podatkowe w 2026 roku

Rok 2026 przyniósł kilka istotnych zmian w rozliczaniu kosztów transportu pracowników, które mogą wpłynąć na Twoją strategię benefitów.

Podwyższone limity zwolnień

Od stycznia 2026 roku obowiązują nowe, wyższe limity zwolnień podatkowych:

• Transport publiczny: wzrost z 300 zł do 350 zł miesięcznie
• Ryczałt kilometrowy: wzrost z 0,84 zł do 0,89 zł za kilometr
• Benefity paliwowe: zwiększenie limitu do 350 zł miesięcznie

Te zmiany oznaczają większą elastyczność w projektowaniu pakietów benefitów i potencjalne oszczędności podatkowe dla firmy.

Elektroniczna dokumentacja benefitów

W 2026 roku wprowadzono uproszczenia w dokumentowaniu benefitów transportowych:

Aplikacje mobilne: potwierdzenia zakupu biletów przez aplikacje są równoważne z fakturami E-faktury: automatyczne przekazywanie dokumentów zakupu paliwa na karty firmowe Digitalizacja: skanowanie dokumentów równoważne z oryginałami

Nowe zasady rozliczeń VAT

Zmiany w rozliczeniach VAT od 2026 roku dotyczące transportu pracowników:

• Pełne odliczenie VAT: od usług transportu zbiorowego pracowników
• Proporcjonalne odliczenie: 50% VAT od kosztów paliwa dla pracowników
• Dokumentacja: wymagane szczegółowe rejestry beneficjentów

Przykład rozliczenia: Jeśli zakupiłeś paliwo na karty firmowe dla 10 pracowników za łączną kwotę 5000 zł brutto (w tym VAT 1065 zł), możesz odliczyć 532,50 zł VAT (50% z 1065 zł).

FAQ

Czy limit 350 zł na transport dotyczy wszystkich form wsparcia łącznie?

Nie, limit 350 zł miesięcznie dotyczy każdego rodzaju benefitu osobno. Możesz więc wypłacić pracownikowi 350 zł dopłaty do komunikacji publicznej oraz dodatkowo 350 zł jako ryczałt paliwowy, jeśli korzysta z różnych form transportu w różnych dniach.

Jakie dokumenty muszę przechowywać jako dowód wypłaconych benefitów?

Dla każdego typu benefitu potrzebujesz odpowiednich dokumentów: faktury za bilety komunikacji publicznej, rachunki za paliwo, umowy z przewoźnikami, rejestry kilometrów dla ryczałtu kilometrowego. W 2026 roku akceptowane są również dokumenty elektroniczne i potwierdzenia z aplikacji mobilnych.

Czy benefity transportowe podlegają składkom ZUS?

Benefity transportowe do wysokości 350 zł miesięcznie nie podlegają składkom ZUS ani podatkowi dochodowemu u pracownika. Kwoty powyżej tego limitu są już oskładkowane i opodatkowane według standardowych zasad.

Jak rozliczać benefity transportowe przy pracy hybrydowej?

Przy pracy hybrydowej możesz stosować proporcjonalne naliczanie benefitów w zależności od liczby dni pracy w biurze. Przykładowo, jeśli pracownik pracuje 3 dni w biurze z 5, benefit może wynosić 60% pełnej kwoty. Ważne jest prowadzenie dokładnej dokumentacji dni pracy w różnych lokalizacjach.

Jak księgować benefity transportowe w księgach rachunkowych?

Benefity transportowe księgujesz jako koszty osobowe w zespole 4 planu kont. Dla KPiR jest to pozycja wydatków na wynagrodzenia, a VAT (jeśli można odliczyć) księgujesz w ewidencji VAT. Pamiętaj o miesięcznym rozliczaniu limitów i właściwej klasyfikacji kosztów.