e-Urząd Skarbowy 2026: Księgowa sprawdzi dane bez telefonu

Źródło: Vitaly Gariev na Unsplash

Spis treści

• Koniec z telefonami do urzędu skarbowego
• Jak działa nowa funkcja e-Urzędu Skarbowego
• Kto może uzyskać dostęp do danych firmy
• Praktyczne korzyści dla przedsiębiorców i biur rachunkowych
• Jak skonfigurować dostęp dla swojej księgowej
• Bezpieczeństwo danych – co warto wiedzieć
• FAQ

---

Koniec z telefonami do urzędu skarbowego

Wyobraź sobie typową sytuację z życia każdego przedsiębiorcy: księgowa pilnie potrzebuje informacji o zaległościach podatkowych, stanie rozliczeń VAT albo historii wpłat firmy. Do tej pory oznaczało to jedno – telefon do urzędu skarbowego, czekanie w kolejce na infolinii, tłumaczenie kim jesteś i dlaczego dzwonisz, a na końcu i tak często odsyłanie do okienka albo mailowe przesyłanie dokumentów.

W 2026 roku to już przeszłość. Ministerstwo Finansów uruchomiło w e-Urzędzie Skarbowym nową funkcję, która pozwala uprawnionym osobom – w tym księgowym i doradcom podatkowym – samodzielnie przeglądać dane podatkowe firmy bezpośrednio w systemie online. Bez czekania, bez telefonów, bez zbędnej biurokracji.

To zmiana, która na pierwszy rzut oka może wydawać się drobnym udogodnieniem. W praktyce jednak przekłada się na realne oszczędności czasu i pieniędzy – zarówno po stronie przedsiębiorcy, jak i obsługującego go biura rachunkowego. W tym artykule wyjaśniamy, jak dokładnie działa nowe narzędzie, kto może z niego skorzystać i jak krok po kroku uruchomić dostęp dla swojej księgowej.

Jak działa nowa funkcja e-Urzędu Skarbowego

Czym jest e-Urząd Skarbowy i co oferuje w 2026 roku

e-Urząd Skarbowy (dostępny pod adresem eurzadskarbowy.gov.pl) to platforma cyfrowa Krajowej Administracji Skarbowej, która sukcesywnie zastępuje tradycyjną, papierową obsługę podatnika. W 2026 roku system oferuje już bardzo szeroki zakres funkcji:

• podgląd złożonych deklaracji podatkowych (PIT, CIT, VAT, JPK)
• informacje o nadpłatach i zaległościach
• historię wpłat na mikrorachunek podatkowy
• wysyłanie pism i wniosków do urzędu
• odbieranie korespondencji urzędowej
• dostęp do wydanych interpretacji i decyzji

Dotychczas jednak większość tych danych był widoczna wyłącznie dla samego podatnika – czyli w praktyce dla właściciela firmy zalogowanego przez Profil Zaufany lub e-Dowód. Księgowa, nawet posiadająca pełnomocnictwo, musiała prosić klienta o przekazanie konkretnych dokumentów albo samodzielnie dzwonić do urzędu.

Na czym dokładnie polega nowa funkcja dostępu dla pełnomocnika

Nowa funkcja wprowadzona w 2026 roku umożliwia przedsiębiorcy nadanie dostępu do swojego konta podatkowego wybranej osobie trzeciej – najczęściej będzie to właśnie księgowa lub doradca podatkowy. Po nadaniu uprawnień pełnomocnik loguje się do e-Urzędu Skarbowego własnym identyfikatorem i może przeglądać dane podatkowe firmy klienta w czasie rzeczywistym.

Co ważne, system działa na zasadzie podglądu – pełnomocnik widzi dane, ale nie może ich dowolnie modyfikować ani składać dokumentów bez wiedzy podatnika (chyba że posiada odpowiednie pełnomocnictwo UPL-1 lub PPO-1, które nadaje szersze uprawnienia).

Zakres danych dostępnych dla pełnomocnika obejmuje między innymi:

• aktualne saldo rozliczeń podatkowych
• zestawienie złożonych deklaracji i ich statusy
• informacje o toczących się postępowaniach
• historię korespondencji z urzędem
• dane dotyczące mikrorachunku podatkowego firmy

Kto może uzyskać dostęp do danych firmy

Rodzaje pełnomocnictw a dostęp do e-Urzędu

Żeby księgowa mogła skorzystać z nowej funkcji, konieczne jest właściwe umocowanie prawne. W polskim systemie podatkowym funkcjonuje kilka rodzajów pełnomocnictw, które mają znaczenie w kontekście dostępu online:

UPL-1 (pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji) – uprawnia do składania deklaracji podatkowych w imieniu podatnika. Osoby posiadające to pełnomocnictwo automatycznie zyskują dostęp do szerokiego zakresu danych w e-Urzędzie Skarbowym.

PPO-1 (pełnomocnictwo ogólne) – rejestrowane centralnie w systemie PEPS, uprawnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych. Pełnomocnicy ogólni mają najszerszy dostęp do danych firmy w systemie elektronicznym.

PPS-1 (pełnomocnictwo szczególne) – dotyczy konkretnej sprawy. W kontekście e-Urzędu daje dostęp ograniczony do spraw wskazanych w pełnomocnictwie.

Jeśli Twoja księgowa prowadzi Twoje rozliczenia od dłuższego czasu, prawdopodobnie posiada już jedno z powyższych pełnomocnictw. Warto to sprawdzić, zanim przystąpisz do konfigurowania dostępu.

Kto może być pełnomocnikiem w systemie

Dostęp mogą uzyskać osoby fizyczne posiadające:

• Profil Zaufany – darmowa metoda potwierdzenia tożsamości, wyrobienie zajmuje kilka minut online lub przez bankowość elektroniczną
• kwalifikowany podpis elektroniczny – płatne rozwiązanie, stosowane głównie przez większe biura rachunkowe i doradców podatkowych
• e-Dowód – dowód osobisty z warstwą elektroniczną

Każda księgowa lub doradca podatkowy, który chce korzystać z nowej funkcji w imieniu swoich klientów, musi posiadać jeden z powyższych identyfikatorów. To standard w branży, więc większość profesjonalistów jest już do tego przygotowana.

Praktyczne korzyści dla przedsiębiorców i biur rachunkowych

Realna oszczędność czasu – ile to znaczy w praktyce

Nie jest przesadą stwierdzenie, że nowa funkcja może zaoszczędzić kilka godzin miesięcznie – zarówno Tobie jako przedsiębiorcy, jak i Twojemu biuru rachunkowemu. Oto konkretne przykłady sytuacji, w których dostęp online zastępuje dotychczasowe procedury:

Weryfikacja zaległości przed złożeniem wniosku kredytowego. Bank prosi o zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami. Dotychczas: wniosek do urzędu, oczekiwanie kilka dni roboczych, odbiór dokumentu. Teraz: księgowa sprawdza aktualny stan online w ciągu 2 minut i może przygotować dokumentację znacznie szybciej.

Sprawdzenie, czy urząd zaksięgował wpłatę. Po przelewie na mikrorachunek podatkowy zawsze było pytanie: „Czy urząd już to widzi?” Teraz odpowiedź jest dostępna natychmiast, bez dzwonienia.

Kontrola statusu złożonej deklaracji VAT. Zamiast czekać na potwierdzenie e-mailem lub telefonować do urzędu, księgowa widzi status w czasie rzeczywistym.

Przygotowanie do kontroli skarbowej. Gdy pojawi się zapowiedź kontroli, szybki podgląd historii rozliczeń i złożonych dokumentów pozwala błyskawicznie zorientować się w sytuacji.

Co zyskują biura rachunkowe

Z perspektywy biura rachunkowego obsługującego kilkudziesięciu lub kilkuset klientów, nowa funkcja to prawdziwa rewolucja organizacyjna. Pracownicy biura mogą:

• samodzielnie weryfikować dane klientów bez angażowania właścicieli firm
• szybciej wykrywać ewentualne rozbieżności między danymi w systemie a prowadzoną ewidencją
• bardziej efektywnie obsługiwać klientów w sytuacjach kryzysowych (np. wezwania z urzędu)
• ograniczyć czas poświęcany na telefoniczne zapytania do urzędów skarbowych

Dla samych przedsiębiorców oznacza to jedno: ich księgowa może działać sprawniej, a to często przekłada się na niższy koszt obsługi lub lepszą jakość usług za tę samą cenę.

Jak skonfigurować dostęp dla swojej księgowej

Krok po kroku – nadawanie uprawnień w e-Urzędzie Skarbowym

Proces nadania dostępu jest stosunkowo prosty i nie wymaga wizyty w urzędzie. Oto jak to zrobić:

Krok 1: Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego Wejdź na eurzadskarbowy.gov.pl i zaloguj się przez Profil Zaufany, e-Dowód lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Krok 2: Przejdź do sekcji zarządzania pełnomocnictwami W panelu konta znajdź opcję dotyczącą pełnomocnictw lub uprawnień. W 2026 roku interfejs e-Urzędu jest znacznie bardziej intuicyjny niż w poprzednich latach – opcje są lepiej opisane i łatwiej dostępne.

Krok 3: Dodaj pełnomocnika Podaj dane osoby, której chcesz udzielić dostępu – PESEL lub NIP, imię i nazwisko. Zdefiniuj zakres uprawnień: czy ma to być podgląd, czy pełne pełnomocnictwo do składania dokumentów.

Krok 4: Potwierdź tożsamość System może wymagać dodatkowego potwierdzenia operacji – na przykład kodem SMS lub przez ponowne zalogowanie się podpisem.

Krok 5: Poinformuj księgową Po nadaniu uprawnień Twoja księgowa może od razu zalogować się do systemu własnym identyfikatorem i uzyskać dostęp do Twoich danych podatkowych.

Cały proces trwa zazwyczaj nie dłużej niż 10-15 minut. Warto go wykonać jak najszybciej – tym bardziej że dostęp można w każdej chwili cofnąć lub zmienić jego zakres.

Kiedy nadal potrzebne jest pełnomocnictwo papierowe

Warto wiedzieć, że nadanie dostępu przez e-Urząd Skarbowy nie zastępuje we wszystkich sytuacjach tradycyjnych pełnomocnictw składanych na formularzach. Jeśli chcesz, aby Twoja księgowa mogła:

• reprezentować Cię w trakcie kontroli podatkowej lub postępowania
• składać odwołania i pisma procesowe w Twoim imieniu
• podpisywać deklaracje podatkowe

…konieczne może być złożenie odpowiedniego formularza pełnomocnictwa (UPL-1, PPO-1 lub PPS-1) w tradycyjnej formie lub przez ePUAP. Dostęp w e-Urzędzie to wygodne uzupełnienie, a nie całkowite zastąpienie formalnych pełnomocnictw.

Bezpieczeństwo danych – co warto wiedzieć

Pytanie o bezpieczeństwo danych podatkowych jest absolutnie uzasadnione. Dane podatkowe firmy to wrażliwe informacje – zawierają dane o przychodach, kosztach, zobowiązaniach. Oto co zrobiło Ministerstwo Finansów, żeby je chronić:

**Pełna rejestr