Pełnomocnik w e-Urzędzie Skarbowym 2026

Źródło: Vitaly Gariev na Unsplash

Spis treści

• Koniec z telefonowaniem do urzędu – co się zmieniło?
• Jak działa dostęp pełnomocnika w e-Urzędzie Skarbowym?
• Krok po kroku: jak upoważnić księgową do wglądu w dane firmy?
• Co księgowa może zobaczyć, a czego nie?
• Korzyści dla przedsiębiorców i biur rachunkowych
• FAQ

---

Koniec z telefonowaniem do urzędu – co się zmieniło?

Wyobraź sobie sytuację: Twoja księgowa potrzebuje sprawdzić, czy urząd skarbowy zaksięgował ostatnią wpłatę VAT, jaki jest aktualny stan zaległości albo czy deklaracja dotarła na czas. Do niedawna oznaczało to jedno – telefon do urzędu, oczekiwanie w kolejce i rozmowa z pracownikiem, który sam musiał wyszukiwać dane w systemie.

W 2026 roku ta rzeczywistość odchodzi do przeszłości. Ministerstwo Finansów rozbudowało funkcjonalności e-Urzędu Skarbowego o możliwość przyznania osobom trzecich – w tym biurom rachunkowym i księgowym – bezpośredniego dostępu do wybranych danych podatkowych Twojej firmy. Wszystko odbywa się online, bez wychodzenia z domu i bez angażowania pracowników urzędu.

To zmiana, która realnie oszczędza czas – zarówno Tobie jako przedsiębiorcy, jak i Twojej księgowej, która zamiast czekać na linii telefonicznej, może w kilka sekund sprawdzić to, czego potrzebuje.

Jak działa dostęp pełnomocnika w e-Urzędzie Skarbowym?

Czym jest e-Urząd Skarbowy i co oferuje?

E-Urząd Skarbowy to platforma internetowa dostępna pod adresem eurzadskarbowy.gov.pl, za pomocą której podatnicy – zarówno osoby fizyczne, jak i firmy – mogą załatwiać większość spraw podatkowych bez wizyty w urzędzie. Można tam wysyłać deklaracje, sprawdzać zwroty VAT, pobierać zaświadczenia, składać wnioski czy przeglądać historię swoich rozliczeń.

Do tej pory wgląd w dane miał wyłącznie sam podatnik lub jego pełnomocnik ustanowiony formalnie przez druk UPL-1 (pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji). Brakowało jednak wygodnego, szybkiego sposobu na to, by księgowa mogła podejrzeć bieżące dane bez konieczności posiadania pełnego pełnomocnictwa lub dzwonienia z zapytaniem.

Nowa funkcja upoważnienia do wglądu

W 2026 roku w e-Urzędzie Skarbowym pojawiła się dedykowana funkcja upoważnienia do wglądu w dane podatkowe. Działa ona odrębnie od klasycznego pełnomocnictwa podatkowego (UPL-1) i nie uprawnia do składania deklaracji ani podpisywania dokumentów w imieniu firmy.

Chodzi wyłącznie o dostęp do odczytu – możliwość sprawdzenia konkretnych informacji, takich jak stan rozliczeń, historia wpłat czy status złożonych dokumentów. Upoważnienie jest nadawane przez samego przedsiębiorcę z poziomu jego konta w e-Urzędzie Skarbowym i można je w dowolnym momencie cofnąć.

Co ważne – osoba upoważniona loguje się na własne konto (np. przez profil zaufany lub aplikację mObywatel), a następnie przełącza widok na konto firmy, do której ma nadany dostęp. Nie ma tu mowy o udostępnianiu haseł ani loginów – każda czynność jest odnotowywana w systemie i przypisana do konkretnej osoby.

Krok po kroku: jak upoważnić księgową do wglądu w dane firmy?

Logowanie i ustawienia konta

Cały proces jest prosty i zajmuje kilka minut. Oto co musisz zrobić jako przedsiębiorca:

1. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego na eurzadskarbowy.gov.pl – możesz użyć profilu zaufanego, e-dowodu, aplikacji mObywatel lub bankowości elektronicznej.
2. Przejdź do sekcji „Moje konto” lub „Zarządzanie dostępami” (nazwa może się nieznacznie różnić w zależności od aktualizacji interfejsu).
3. Wybierz opcję „Dodaj upoważnioną osobę” lub „Zarządzaj pełnomocnikami”.
4. Wpisz numer PESEL osoby, którą chcesz upoważnić (Twojej księgowej lub osoby z biura rachunkowego).
5. Określ zakres dostępu – możesz wybrać, do których danych ma mieć wgląd upoważniona osoba.
6. Potwierdź upoważnienie.

Co musi zrobić księgowa po otrzymaniu dostępu?

Po nadaniu upoważnienia księgowa:

• Loguje się na własne konto w e-Urzędzie Skarbowym.
• W panelu powinna pojawić się opcja „Działaj w imieniu innego podmiotu” lub podobna zakładka z listą firm, do których ma dostęp.
• Po wybraniu firmy widzi przypisane jej dane w zakresie, jaki określił przedsiębiorca.

Nie trzeba nic instalować, nie trzeba wysyłać żadnych papierowych dokumentów do urzędu. Całość działa cyfrowo.

Co księgowa może zobaczyć, a czego nie?

Zakres danych dostępnych dla upoważnionej osoby

Wgląd upoważnionej osoby obejmuje przede wszystkim:

• Stan konta podatkowego – czy są zaległości, nadpłaty, jakie kwoty i z jakiego tytułu
• Historię wpłat i rozliczeń – kiedy i w jakiej kwocie wpłynęły płatności podatków
• Status złożonych deklaracji – czy deklaracja VAT, CIT lub PIT została przyjęta i przetworzona
• Informacje o zwrotach VAT – na jakim etapie jest zwrot, kiedy planowane jest jego wypłacenie
• Zaświadczenia i dokumenty – możliwość podglądu wystawionych zaświadczeń (np. o niezaleganiu z podatkami)

Czego upoważniona osoba NIE może zrobić?

Samo upoważnienie do wglądu nie daje prawa do:

• Składania deklaracji podatkowych w imieniu firmy
• Podpisywania dokumentów elektronicznych
• Wnioskowania o zwrot lub zmianę danych
• Reprezentowania firmy przed organami podatkowymi

Do tych czynności nadal niezbędne jest pełnomocnictwo UPL-1 lub UPL-1P (dla profesjonalnych pełnomocników, np. doradców podatkowych). Nowa funkcja wglądu to uzupełnienie, a nie zastępstwo dla formalnego pełnomocnictwa.

Korzyści dla przedsiębiorców i biur rachunkowych

Oszczędność czasu i nerwów

Trudno przecenić praktyczną wartość tej zmiany. W codziennej pracy biura rachunkowego pytania o stan kont podatkowych klientów pojawiają się regularnie – przed terminem płatności, po wysłaniu deklaracji, przy okazji ubiegania się o kredyt czy zamówienie publiczne.

Wcześniej każde takie sprawdzenie wymagało albo telefonu klienta do urzędu (i późniejszego przekazania informacji księgowej), albo telefonu samej księgowej – co wiązało się z długim oczekiwaniem, ponieważ urząd musiał zweryfikować tożsamość dzwoniącego. Teraz wystarczy kilka kliknięć.

Szacuje się, że biuro rachunkowe obsługujące 50–100 klientów może zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin miesięcznie, które dotychczas pochłaniały telefoniczne weryfikacje i oczekiwanie na połączenie z urzędnikiem.

Bezpieczeństwo i pełna kontrola po stronie przedsiębiorcy

Ważną zaletą nowego rozwiązania jest to, że przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy przegląda jego dane. W każdej chwili można:

• Sprawdzić listę osób posiadających dostęp
• Zobaczyć historię logowań i działań tych osób
• Cofnąć dostęp jednym kliknięciem – na przykład przy zmianie biura rachunkowego

To znacznie bezpieczniejsze niż dotychczasowe praktyki, gdzie niektóre firmy udostępniały dane logowania do różnych systemów zewnętrznym osobom – co narażało je na ryzyko nieuprawnionego dostępu.

Mniej papierologii i wizyt w urzędzie

Cyfrowe upoważnienie nie wymaga wizyty w urzędzie skarbowym ani wypełniania papierowych druków. To kolejny krok w kierunku w pełni cyfrowej obsługi podatkowej, który dobrze wpisuje się w szerszy trend digitalizacji administracji publicznej w Polsce – obejmujący między innymi KSeF (Krajowy System e-Faktur), który w 2026 roku obowiązuje już w pełnym zakresie.

Podsumowanie – co warto zapamiętać?

Nowa funkcja e-Urzędu Skarbowego to konkretna, praktyczna zmiana dla wszystkich przedsiębiorców korzystających z usług biura rachunkowego lub zatrudniających księgową. Zamiast tracić czas na telefony do urzędu i czekanie w kolejce na infolinii, wystarczy raz skonfigurować dostęp – i od tej pory Twoja księgowa sama sprawdzi to, czego potrzebuje.

Pamiętaj jednak, że:

• Upoważnienie do wglądu nie zastępuje pełnomocnictwa UPL-1 do składania deklaracji
• Zakres dostępu możesz w każdej chwili ograniczyć lub cofnąć
• Całość działa wyłącznie online – nie jest potrzebna wizyta w urzędzie

Jeśli jeszcze nie korzystasz z e-Urzędu Skarbowego – to dobry moment, żeby założyć konto i sprawdzić, jakie inne funkcje mogą ułatwić zarządzanie podatkami Twojej firmy w 2026 roku.

---

FAQ

Czy upoważnienie księgowej do wglądu w e-Urzędzie Skarbowym jest płatne?

Nie, nadanie upoważnienia do wglądu w dane podatkowe w e-Urzędzie Skarbowym jest całkowicie bezpłatne. Nie pobiera się żadnych opłat skarbowych ani administracyjnych – całość odbywa się przez internet bez żadnych kosztów.

Czy muszę mieć podpisaną umowę z biurem rachunkowym, żeby nadać mu dostęp?

Od strony technicznej system e-Urzędu Skarbowego nie weryfikuje, czy istnieje umowa między Tobą a osobą upoważnioną. Jednak z punktu widzenia bezpieczeństwa i odpowiedzialności – zdecydowanie powinieneś upoważniać wyłącznie osoby, z którymi łączy Cię formalna umowa o prowadzenie księgowości. W razie naruszenia danych możesz też ponosić odpowiedzialność za nieuprawnione ujawnienie informacji podatkowych.

Co się stanie z dostępem, gdy zmienię biuro rachunkowe?

Musisz ręcznie cofnąć dostęp poprzedniemu biuru rachunkowemu – system nie robi tego automatycznie. Dlatego przy zmianie księgowości warto od razu zalogować się do e-Urzędu Skarbowego i usunąć upoważnienie dla osób z poprzedniego biura. To jeden z pierwszych kroków,