Pracownicy w biurze podczas upałów piją wodę Źródło: Zulfugar Karimov na Unsplash

Spis treści

Fala upałów 2026 – co to oznacza dla Twojej firmy?
Obowiązki pracodawcy podczas upałów – co mówią przepisy?
Jak rozliczyć koszty związane z upałami?
Praktyczne rozwiązania – co warto wdrożyć?
FAQ

Fala upałów 2026 – co to oznacza dla Twojej firmy?

Lato 2026 roku przynosi kolejne fale ekstremalnych upałów w Polsce. Temperatury regularnie przekraczają 30°C, a w wielu regionach kraju notuje się wartości bliskie 38–40°C. Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko dyskomfort – to konkretne obowiązki prawne, za których niedopełnienie grożą poważne konsekwencje.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydało w 2026 roku aktualizowane rekomendacje dla pracodawców dotyczące organizacji pracy w czasie upałów. Dokument ten, choć nie jest aktem prawnym, stanowi ważny punkt odniesienia podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Ignorowanie tych zaleceń może skończyć się mandatem lub postępowaniem wyjaśniającym.

Ale jest też dobra wiadomość: wiele wydatków związanych z zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy podczas gorących dni możesz wliczyć w koszty działalności. W tym artykule wyjaśniamy – krok po kroku – co musisz zrobić jako pracodawca i jak mądrze rozliczyć te wydatki.

Obowiązki pracodawcy podczas upałów – co mówią przepisy?

Podstawowe obowiązki pracodawcy w zakresie BHP podczas upałów wynikają przede wszystkim z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. W 2026 roku przepisy te nie uległy zasadniczym zmianom, ale wzrosła częstotliwość kontroli PIP właśnie w sezonie letnim.

Woda dla pracowników – obowiązek, nie dobra wola

Najważniejszy i najbardziej podstawowy obowiązek to zapewnienie pracownikom zimnych napojów w czasie upałów. Przepisy BHP mówią jasno: jeśli temperatura w miejscu pracy przekracza 25°C przy pracach biurowych lub 28°C przy pracach fizycznych, pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje chłodzące.

Co ważne, woda musi być dostępna bezpłatnie i w nieograniczonych ilościach. Nie możesz tego traktować jako “benefitu” ani odliczać od wynagrodzenia pracownika. To Twój ustawowy obowiązek.

W praktyce oznacza to:

dystrybutory z wodą lub chłodzone bidony,
dostęp do lodówki z napojami,
możliwość korzystania z napojów przez całą zmianę – nie tylko w wyznaczonych przerwach.

Rekomendacje ministerstwa z 2026 roku wskazują ponadto na napoje izotoniczne jako uzupełnienie przy ciężkiej pracy fizycznej w terenie. Choć nie jest to obowiązek ustawowy, warto o tym pamiętać – zwłaszcza przy pracownikach budowlanych, magazynierach czy kurierach.

Dodatkowe przerwy i elastyczny czas pracy

Ministerstwo rekomenduje w 2026 roku kilka rozwiązań organizacyjnych, które warto rozważyć:

Dodatkowe przerwy regeneracyjne – poza standardowymi 15-minutowymi przerwami (lub dłuższymi wynikającymi z umów), zaleca się wdrożenie krótkich, 5–10-minutowych przerw co godzinę przy pracach wykonywanych w wysokich temperaturach.

Skrócony czas pracy – w szczytowych godzinach upałów (zwykle 11:00–16:00) można rozważyć wcześniejsze kończenie pracy lub przeniesienie jej na chłodniejsze pory dnia – rano lub wieczorem. Wymaga to jednak odpowiednich zapisów w regulaminie pracy.

System rotacyjny – szczególnie istotny przy pracach na otwartym powietrzu lub w nieventylowanych halach produkcyjnych. Polega na naprzemiennym wykonywaniu prac w gorących i chłodniejszych strefach.

Klimatyzacja lub wentylacja – pracodawca powinien zadbać o to, by temperatura w pomieszczeniach pracy nie przekraczała dopuszczalnych norm. W przypadku biur jest to 30°C, jednak ministerstwo sugeruje dążenie do utrzymania maksymalnie 26°C. Przy pracach fizycznych granica jest niższa.

Praca zdalna jako rozwiązanie na czas upałów

Przepisy o pracy zdalnej, które weszły w życie w poprzednich latach i obowiązują w pełni w 2026 roku, dają pracodawcom elastyczne narzędzie. W dni, gdy temperatura w biurze zagraża zdrowiu, można doraźnie skierować pracowników na pracę zdalną bez konieczności zawierania odrębnych porozumień – wystarczy polecenie pracodawcy, o ile pracownik ma techniczne możliwości wykonywania pracy z domu.

To rozwiązanie jest szczególnie atrakcyjne dla małych firm, które nie dysponują klimatyzowanymi biurami.

Jak rozliczyć koszty związane z upałami?

Tu dochodzimy do sedna z perspektywy przedsiębiorcy: czy wydatki na wodę, wentylatory, klimatyzację czy napoje izotoniczne można wrzucić w koszty firmy?

Krótka odpowiedź brzmi: tak, ale z pewnymi warunkami i rozróżnieniami.

Woda i napoje – koszty uzyskania przychodu

Wydatki na wodę i napoje dla pracowników podczas upałów stanowią koszt uzyskania przychodu zarówno w rozliczeniu PIT (dla firm na zasadach ogólnych lub podatku liniowym), jak i CIT. Warunek: muszą być związane z działalnością firmy i udokumentowane fakturą.

Co ważne z perspektywy podatku dochodowego pracownika – napoje i posiłki profilaktyczne przekazywane w ramach obowiązku BHP są zwolnione z PIT pracownika. Nie musisz ich doliczać do przychodu zatrudnionej osoby, nie odprowadzasz od nich składek ZUS. To czysta ulga dla obu stron.

Przykład: Kupujesz wodę w sklepie hurtowym za 500 zł miesięcznie dla swoich 10 pracowników w lipcu. Ta kwota trafia w całości w koszty Twojej firmy. Pracownicy nie zapłacą od tego ani grosza podatku.

Klimatyzacja i wentylatory – jak rozliczyć?

Zakup klimatyzatora lub systemu klimatyzacyjnego to inwestycja, którą rozliczasz nieco inaczej w zależności od wartości:

Do 10 000 zł netto – możesz wrzucić jednorazowo w koszty w miesiącu zakupu lub amortyzować. Wybór należy do Ciebie.
Powyżej 10 000 zł netto – klimatyzacja staje się środkiem trwałym i podlega amortyzacji. Stawka amortyzacyjna dla urządzeń klimatyzacyjnych wynosi zazwyczaj 10% lub 20% rocznie, w zależności od klasyfikacji.

VAT od klimatyzacji – jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, odliczasz VAT na zasadach ogólnych (100%, jeśli urządzenie służy wyłącznie działalności opodatkowanej).

Wentylatory przemysłowe lub biurowe o wartości poniżej 10 000 zł to sprawa prosta – faktura, wrzucasz w koszty, koniec historii.

Odzież ochronna i środki BHP – koszty firmowe

Jeśli ze względu na upały decydujesz się na zakup:

lekkich koszulek roboczych z certyfikatem BHP,
kremów z filtrem UV dla pracowników pracujących na zewnątrz,
okularów ochronnych z filtrem przeciwsłonecznym,

…to wszystkie te wydatki stanowią koszty BHP i w całości możesz je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Pracownik nie zapłaci od nich podatku dochodowego, jeśli wynikają z przepisów BHP.

Praktyczne rozwiązania – co warto wdrożyć już teraz?

Świadomość obowiązków to jedno, ale liczy się działanie. Oto lista konkretnych kroków, które możesz podjąć jako przedsiębiorca:

Checklista BHP na czas upałów

Krok 1: Oceń warunki termiczne w miejscu pracy Sprawdź, czy masz termometr w miejscach pracy. Zrób pomiary w różnych godzinach – rano, w południe i po południu. Dokumentuj wyniki – to Twoje zabezpieczenie w razie kontroli PIP.

Krok 2: Zapewnij dostęp do wody Minimum 1,5 litra na osobę na dzień roboczy – tyle sugerują rekomendacje. W praktyce warto mieć dystrybutor lub dużą lodówkę. Zbieraj faktury zakupowe.

Krok 3: Zaktualizuj regulamin pracy lub wydaj zarządzenie Jeśli planujesz wprowadzić dodatkowe przerwy lub zmodyfikować godziny pracy, zrób to pisemnie. Zarządzenie pracodawcy lub aneks do regulaminu to podstawa – chroni Ciebie i daje pracownikom pewność.

Krok 4: Przejrzyj polisę OC i NNW Sprawdź, czy Twoje ubezpieczenie pracodawcy obejmuje zdarzenia związane z udarem cieplnym pracownika. W razie wypadku przy pracy w warunkach ekstremalnych upałów, dokumentacja działań prewencyjnych jest kluczowa.

Krok 5: Poinformuj pracowników Wyślij krótki komunikat – mailowo lub poprzez tablicę ogłoszeń – o zasadach obowiązujących podczas upałów. Informuj o dostępnych napojach, przerwach i możliwości sygnalizowania złego samopoczucia.

Błędy, które mogą Cię drogo kosztować

Oto najczęstsze błędy pracodawców w czasie upałów – i ich konsekwencje:

Brak wody lub płatna woda → mandat PIP do 30 000 zł, możliwe postępowanie sądowe w razie wypadku.
Brak dokumentacji temperatury → trudna obrona w razie sporu z pracownikiem lub kontroli.
Ignorowanie zgłoszeń złego samopoczucia → odpowiedzialność za wypadek przy pracy, możliwy zarzut naruszenia przepisów BHP.
Nieodliczenie kosztów napojów → przepłacasz podatek dochodowy bez powodu. Zbieraj faktury!

Podsumowanie

Fala upałów to dla przedsiębiorcy nie tylko logistyczny problem, ale też konkretne zobowiązania prawne i podatkowe. W 2026 roku rekomendacje ministerstwa kładą nacisk na profilaktykę: wodę, przerwy, elastyczną organizację pracy i systemy rotacyjne. Kluczowe jest to, że wydatki na zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa termicznego są kosztem firmowym – nie tracisz dwukrotnie, płacąc i za napoje, i za podatek.

Działaj proaktywnie: zanim PIP zapuka do Twoich drzwi, zadbaj o termometr, fakturę za wodę i krótkie zarządzenie wewnętrzne. To naprawdę niewiele, a chroni Ciebie, Twoich pracowników i Twój biznes.

FAQ

Czy muszę zapewnić wodę pracownikom pracującym zdalnie podczas upałów?

Obowiązek zapewnienia napojów dotyczy co do zasady pracowników wykonujących pracę w siedzibie pracodawcy lub miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. W przypadku pracy zdalnej wykonywanej w domu pracownika przepisy BHP stosuje się w ograniczonym zakresie – pra

Upały w pracy 2026: obowiązki pracodawcy i koszty