Absencje pracowników 2026: koszty i ulgi podatkowe

Źródło: Vitaly Gariev na Unsplash

Spis treści

• Skala absencji w Polsce – co mówią liczby?
• Ile naprawdę kosztuje pracodawcę zwolnienie lekarskie?
• Programy wellbeing jako odpowiedź na absencje – co wolno wrzucić w koszty?
• Praktyczne strategie dla przedsiębiorców na 2026 rok
• FAQ

---

Skala absencji w Polsce – co mówią liczby?

Każdego roku polscy pracownicy wystawiają ponad 27,5 miliona zwolnień lekarskich. Przekłada się to na astronomiczną liczbę niemal 290,5 miliona dni nieobecności w pracy. Dla przeciętnego przedsiębiorcy brzmi to jak abstrakcja – dopóki nie policzy, ile dni absencji wygenerowali jego własni pracownicy w minionym roku.

8 września obchodzimy Światowy Dzień Wellbeingu. To dobry moment, żeby spojrzeć na temat zdrowia pracowników nie tylko przez pryzmat troski o ludzi (choć to oczywiście ważne), ale też przez pryzmat twardych liczb w firmowej księdze przychodów i rozchodów. Bo absencja to nie tylko problem kadrowy – to przede wszystkim realne koszty, które wpływają na wynik finansowy Twojej firmy.

W tym artykule pokażę Ci, ile faktycznie kosztuje pracodawcę jeden dzień nieobecności pracownika, jakie wydatki na wellbeing możesz legalnie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w 2026 roku oraz jakie konkretne działania warto wdrożyć, żeby zmniejszyć liczbę zwolnień lekarskich w swojej firmie.

Dlaczego Polacy biorą coraz więcej zwolnień?

Przyczyny są złożone. Eksperci wskazują przede wszystkim na:

• Wypalenie zawodowe – dotyczy już nie tylko branż uważanych za stresujące, ale praktycznie każdego sektora
• Zaburzenia psychiczne – depresja i stany lękowe to jedna z najszybciej rosnących przyczyn absencji
• Choroby układu mięśniowo-szkieletowego – bóle pleców, szyi i kończyn wynikające z pracy siedzącej
• Choroby układu oddechowego – w tym sezonowe infekcje, które w wielu firmach wciąż nie są objęte żadną profilaktyką
• Długi czas pracy i nadgodziny – paradoksalnie firmy, które wymuszają nadgodziny, często w efekcie notują wyższe wskaźniki absencji

W 2026 roku trend niestety się nie odwraca. Dane ZUS za pierwsze półrocze 2026 potwierdzają, że liczba wystawionych zaświadczeń lekarskich utrzymuje się na poziomie porównywalnym z rekordowym rokiem poprzednim.

Ile naprawdę kosztuje pracodawcę zwolnienie lekarskie?

To pytanie, które większość właścicieli firm zadaje sobie dopiero wtedy, gdy problem absencji staje się naprawdę poważny. A szkoda, bo wyliczenia potrafią zaskoczyć.

Bezpośrednie koszty finansowe

Zacznijmy od podstaw. W 2026 roku obowiązują następujące zasady wypłaty wynagrodzenia i zasiłku chorobowego:

• Pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym (lub 14 dni, jeśli pracownik ukończył 50 lat) – pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe ze swoich środków w wysokości 80% podstawy wymiaru (lub 100% w przypadkach wskazanych w umowie lub przepisach)
• Od 34. dnia (lub od 15. dnia u pracowników 50+) – zasiłek chorobowy wypłaca ZUS (lub pracodawca, jeśli jest płatnikiem zasiłków, i rozlicza się z ZUS)

Warto pamiętać, że wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę to koszt uzyskania przychodu – możesz go odliczyć od podstawy opodatkowania. Ale to nie oznacza, że absencja jest “darmowa”. Wciąż ponosisz:

• koszt wynagrodzenia chorobowego (pomniejszony o tarczę podatkową, ale jednak realny wydatek)
• koszt zastępstwa – albo pracownik tymczasowy, albo nadgodziny pozostałych członków zespołu
• koszt spadku produktywności w zespole
• koszt opóźnień w projektach lub obsłudze klientów

Ukryte koszty absencji – o których nikt nie mówi

Ekonomiści szacują, że tzw. “koszt zastępczy” jednego dnia absencji pracownika wynosi od 1,5 do nawet 3-krotności jego dziennego wynagrodzenia. Dlaczego aż tyle?

Wyobraź sobie, że Twój specjalista ds. obsługi klienta zarabia 6 000 zł brutto miesięcznie. Jego dzienny koszt pracy to około 286 zł. Ale gdy jest nieobecny:

• Ktoś inny musi przejąć jego obowiązki (i robi to wolniej lub mniej efektywnie)
• Część zadań nie zostanie wykonana lub zostanie opóźniona
• Możliwe jest pogorszenie relacji z klientami
• Po powrocie pracownik potrzebuje czasu na “wdrożenie się” z powrotem

Realny koszt jednego dnia nieobecności tego pracownika może wynosić 400–800 zł, a przy dłuższych absencjach jeszcze więcej.

Dla firmy zatrudniającej 20 osób, gdzie każdy pracownik bierze średnio 10 dni zwolnienia rocznie (a to i tak mniej niż krajowa średnia), łączny koszt ukryty to nawet 80 000–160 000 zł rocznie. To kwoty, które spokojnie wystarczyłyby na sfinansowanie porządnego programu wellbeingowego.

Programy wellbeing jako odpowiedź na absencje – co wolno wrzucić w koszty?

Tutaj dochodzimy do sedna tego artykułu. Skoro wydatki na zdrowie pracowników mogą realnie zmniejszyć absencję (a co za tym idzie – koszty firmy), to pytanie brzmi: co możesz odliczyć od podatku?

ZFŚS i świadczenia pozapłacowe – zasady na 2026 rok

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to narzędzie, które wielu pracodawców wciąż traktuje jako obowiązek administracyjny, a nie narzędzie strategiczne. Tymczasem odpis na ZFŚS w 2026 roku wynosi 2 570,01 zł na jednego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy (odpis podstawowy, obliczony od aktualnej podstawy – sprawdź aktualną kwotę w obwieszczeniu Prezesa GUS na 2026 r.).

Środki z ZFŚS możesz przeznaczyć m.in. na:

• dofinansowanie zajęć sportowych i rekreacyjnych dla pracowników
• dofinansowanie opieki medycznej i profilaktycznych badań zdrowotnych
• organizację wypoczynku dla pracowników i ich dzieci
• wsparcie psychologiczne i programy antystresowe

Co ważne – odpis na ZFŚS jest kosztem uzyskania przychodu w całości. Nie musisz udowadniać związku z przychodem – ustawodawca z góry zakłada, że dbanie o pracowników służy firmie.

Prywatna opieka medyczna – jak to rozliczyć?

Pakiety medyczne dla pracowników to jedna z najpopularniejszych form benefitu w polskich firmach. Z punktu widzenia podatkowego sytuacja wygląda następująco:

Dla pracodawcy: Składki na pakiety medyczne opłacane przez pracodawcę stanowią koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że:

• pakiet dotyczy pracowników (nie tylko zarządu)
• jest dokumentowany prawidłową fakturą VAT
• wynika z umowy o pracę, układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania

Dla pracownika: Wartość pakietu medycznego sfinansowanego przez pracodawcę jest co do zasady przychodem pracownika ze stosunku pracy, od którego należy odprowadzić podatek dochodowy i składki ZUS. Wyjątek stanowią świadczenia finansowane z ZFŚS – tu obowiązują odrębne limity zwolnień.

W 2026 roku warto zwrócić uwagę na pakiety obejmujące opiekę psychologiczną i psychiatryczną – coraz więcej pracodawców włącza je do standardowych pakietów, a pracownicy korzystają z nich chętnie.

Karnety sportowe i fitness – co z VAT-em?

Popularne karnety na siłownię czy basen to kolejny element wellbeingowej układanki. Tutaj kwestia podatkowa jest nieco bardziej skomplikowana:

• Koszty uzyskania przychodu: tak, jeśli korzyść dla pracownika wynika z dokumentów wewnętrznych firmy
• Odliczenie VAT: co do zasady VAT od karnetów sportowych nie podlega odliczeniu – usługi wstępu na obiekty sportowe są zwolnione z VAT lub podlegają stawce 8%, a odliczenie jest ograniczone przepisami o usługach niemających związku z działalnością opodatkowaną VAT
• Podatek dochodowy pracownika: wartość karnetu opłaconego przez pracodawcę to przychód pracownika, od którego należy odprowadzić zaliczkę na PIT i składki ZUS

Praktyczna wskazówka: rozważ dofinansowanie karnetów zamiast ich pełnego finansowania. Pracownik sam kupuje karnet i składa wniosek o dofinansowanie z ZFŚS – to upraszcza rozliczenia i może obniżyć podstawę opodatkowania.

Szkolenia z zarządzania stresem i programy EAP

Employee Assistance Program (EAP), czyli programy wsparcia pracowniczego obejmujące m.in. dostęp do psychologa, doradcy finansowego czy prawnika – to rosnący trend w polskich firmach.

Dobre wieści: koszty wdrożenia EAP są kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy, a korzystanie z anonimowych form wsparcia (np. infolinia psychologiczna) nie generuje przychodu po stronie pracownika – nie jest możliwe przypisanie konkretnej wartości do konkretnej osoby.

Podobnie szkolenia z zarządzania stresem, komunikacji czy work-life balance – jeśli mają związek z wykonywaną pracą, są kosztem firmy.

Praktyczne strategie dla przedsiębiorców na 2026 rok

Teoria to jedno. Ale co konkretnie możesz zrobić już teraz, żeby zmniejszyć absencję w swojej firmie i jednocześnie zoptymalizować koszty podatkowe?

Krok 1: Policz rzeczywisty koszt absencji w Twojej firmie

Zanim cokolwiek wdrożysz, zrób diagnozę. Weź dane z ostatnich 12 miesięcy:

• łączna liczba dni absencji
• liczba pracowników dotkniętych zwolnieniami
• główne przyczyny (jeśli są dostępne)

Pomnóż liczbę dni absencji przez 1,5-krotność dziennego wynagrodzenia danego pracownika. To da Ci orientacyjny “prawdziwy” koszt absencji. Wynik często jest zaskakujący.

Krok 2: Zaplanuj budżet wellbeingowy i optymalnie go rozlicz

Mając dane o kosztach absencji, możesz racjonalnie zaplanować, ile warto zainwestować w wellbeing. Ogólna zasada: jeśli inwestycja zwraca się w postaci zmniejszonej absencji w ciągu 2-3 lat, jest uzasadniona biznesowo.

Przy planowaniu budżetu wellbeingowego pamiętaj o hierarchii rozwiązań podatkowych:

1. ZFŚS – najtańsza opcja podatkowo, odpis jest kosztem, część świadczeń wolna od PIT i ZUS
2. Pakiety medyczne – koszt firmowy, ale generują przychód pracownika
3. Szkolenia i EAP – koszt firmowy, często bez przychodu pracownika
4. Karnety i benefity rekreacyjne – koszt firmowy, przychód pracownika

<h