Oszustwa i wyłudzenia w KSeF – jak się chronić Źródło: Jakub Żerdzicki na Unsplash

Spis treści

KSeF jako nowe narzędzie oszustów
Jak działają wyłudzenia towarów przez KSeF
Sygnały ostrzegawcze – na co zwracać uwagę
Jak skutecznie chronić swoją firmę
Co zrobić, gdy padłeś ofiarą oszustwa
FAQ

KSeF jako nowe narzędzie oszustów

Od stycznia 2026 roku Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. To ogromna zmiana, która miała przede wszystkim uszczelnić system podatkowy i uprościć rozliczenia między firmami. I faktycznie – KSeF realizuje te cele. Ale jak to zwykle bywa z każdą nową technologią, przestępcy bardzo szybko znaleźli sposób, żeby ją wykorzystać do własnych celów.

Wyłudzenia towarów przy użyciu KSeF to zjawisko, które w 2026 roku narasta w niepokojącym tempie. Przedsiębiorcy, którzy jeszcze niedawno obawiali się jedynie fałszywych faktur papierowych czy e-mailowych, teraz muszą mierzyć się z nową formą oszustw – zakorzenioną głęboko w systemie, który z założenia miał być bezpieczny. Co gorsza, pozorny autorytet KSeF sprawia, że wiele firm traci czujność. Skoro faktura przeszła przez rządowy system – rozumują – to musi być prawdziwa, prawda?

Niestety, to błędne myślenie jest właśnie tym, na co liczą przestępcy.

Czym właściwie jest KSeF i dlaczego ufamy mu za bardzo

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, przez który od 2026 roku muszą przechodzić wszystkie faktury VAT wystawiane między polskimi podatnikami. Każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny (KSEF ID) i jest przechowywana przez administrację skarbową.

Problem polega na tym, że KSeF weryfikuje jedynie poprawność techniczną i formalną faktury – sprawdza, czy dokument ma właściwą strukturę XML, czy sprzedawca istnieje w bazie podatników, czy faktura spełnia wymogi formalne. System nie weryfikuje natomiast, czy transakcja, którą faktura opisuje, faktycznie miała miejsce. I właśnie tę lukę wykorzystują przestępcy.

Mówiąc prościej: KSeF to skrzynka pocztowa, nie policjant. Jeśli ktoś wyśle przez tę skrzynkę fałszywą wiadomość, system ją dostarczy – o ile wiadomość jest technicznie poprawna.

Jak działają wyłudzenia towarów przez KSeF

Przestępcy opracowali kilka sprawdzonych schematów działania. Znajomość tych metod to pierwszy krok do ochrony Twojej firmy.

Schemat „pierwszego zamówienia"

To jeden z najczęściej stosowanych sposobów. Działa następująco:

Oszust rejestruje działalność gospodarczą – często na słupa lub przy użyciu skradzionych danych – i uzyskuje dostęp do KSeF. Następnie kontaktuje się z dostawcą towarów, podszywając się pod rzetelną firmę, i składa zamówienie na towar o znacznej wartości (często w zakresie 50 000–500 000 zł). Powołuje się przy tym na swój numer NIP i numer KSeF jako dowód wiarygodności.

Po uzgodnieniu warunków prosi o dostawę towaru z odroczonym terminem płatności – np. 30 lub 60 dni. Wystawia fakturę przez KSeF (co buduje zaufanie) lub prosi o wystawienie faktury zaliczkowej z krótkim terminem zapłaty… przez niego samego. Towar zostaje odebrany, a następnie szybko sprzedany na czarnym rynku. Gdy nadchodzi termin płatności, firma-oszust przestaje odbierać telefony, a jej właściciel znika.

Schemat podszywania się pod istniejące firmy

W tym wariancie przestępca nie zakłada nowej firmy, lecz podszywa się pod realnie istniejące, renomowane przedsiębiorstwo. Jak to możliwe w systemie, który wymaga uwierzytelnienia?

W praktyce oszuści wykorzystują:

Skradzione dane dostępowe do KSeF – uzyskane przez phishing lub wycieki danych
Podobne nazwy firm i numery NIP różniące się jedną cyfrą – licząc na nieuwagę kontrahenta
Fałszywe pełnomocnictwa – w KSeF można upoważniać inne osoby do wystawiania faktur w imieniu firmy, a oszuści próbują te uprawnienia zdobyć nieuczciwymi metodami

Efekt jest taki, że sprzedawca wydaje towar w przekonaniu, że ma do czynienia ze sprawdzonym kontrahentem. Faktura w KSeF wygląda wiarygodnie, a błąd wychodzi na jaw dopiero po kilku tygodniach.

Schemat fałszywych zaliczek

Ten mechanizm działa w odwrotnym kierunku – to sprzedawca, a nie kupujący, pada ofiarą oszustwa. Przestępca składa zamówienie i wpłaca zaliczkę (często symboliczną – np. 10% wartości towaru). Sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową przez KSeF, a widząc zaksięgowaną wpłatę, wysyła cały towar. Tymczasem wpłata pochodzi z konta, które za chwilę zostanie zablokowane przez bank jako podejrzane, lub jest to zwykły przelew natychmiastowy, który następnie zostaje cofnięty. Sprzedawca traci towar i zostaje z roszczeniem wobec znikającego kontrahenta.

Sygnały ostrzegawcze – na co zwracać uwagę

Znajomość schematów oszustw to jedno, ale w praktyce musisz wiedzieć, co konkretnie powinno zapalić Ci czerwoną lampkę.

Podejrzany kontrahent – sygnały przed transakcją

Zanim wyślesz towar nowemu klientowi, sprawdź:

Krótki staż firmy w połączeniu z dużym zamówieniem – firma zarejestrowana kilka tygodni temu, która chce kupić towar za 200 000 zł, powinna wzbudzić Twoje podejrzenia
Brak historii w internecie – renomowane firmy mają strony www, opinie, wpisy w branżowych katalogach. Jeśli NIP istnieje, ale w sieci nie ma żadnych śladów działalności, to niepokojący sygnał
Presja czasowa – oszuści często wywierają presję, aby przyspieszyć dostawę. „Potrzebujemy towaru na jutro, zapłacimy za ekspresową realizację” to klasyczny chwyt
Prośba o dostawę w inne miejsce niż adres rejestrowy – szczególnie gdy chodzi o magazyn, do którego nie masz żadnych danych kontaktowych
Nieścisłości w danych – numer konta bankowego w innym banku niż zwykle, adres e-mail z darmowej domeny zamiast firmowej, numer telefonu nieprzypisany do firmy

Sygnały ostrzegawcze w samym KSeF

Nawet jeśli faktura jest w KSeF, sprawdź:

Czy numer NIP na fakturze zgadza się co do jednej cyfry z NIP-em firmy, z którą rozmawiałeś?
Czy data rejestracji firmy w rejestrze podatników jest wiarygodna?
Czy firma figuruje w Białej Liście podatników VAT jako aktywny podatnik?
Czy rachunek bankowy widniejący na fakturze jest zgodny z tym w Białej Liście?

Jak skutecznie chronić swoją firmę

Wiedza o zagrożeniach to podstawa, ale prawdziwa ochrona wymaga wdrożenia konkretnych procedur.

Wdróż procedurę weryfikacji nowych kontrahentów

Stwórz w swojej firmie formalną procedurę sprawdzania nowych klientów przed zrealizowaniem pierwszego zamówienia z odroczonym terminem płatności. Powinna ona obejmować:

Sprawdzenie w Białej Liście podatników VAT – to absolutne minimum. Weryfikujesz aktywność VAT i numer rachunku bankowego jednocześnie. Strona: wykaz podatników VAT
Weryfikacja w KRS lub CEIDG – sprawdź datę rejestracji, przedmiot działalności i osoby uprawnione do reprezentacji
Sprawdzenie w BIG lub wywiadowni gospodarczej – dla zamówień powyżej określonego progu (np. 10 000 zł) warto zainwestować w raport z wywiadowni
Rozmowa telefoniczna z weryfikacją – zadzwoń na numer telefonu pobrany samodzielnie z rejestrów (nie ten podany przez kontrahenta) i potwierdź zamówienie
Wymóg przedpłaty lub zabezpieczenia – dla nowych kontrahentów i dużych zamówień stosuj zasadę „najpierw pieniądze, potem towar” lub zabezpiecz się wekslem/gwarancją bankową

Zadbaj o bezpieczeństwo konta KSeF Twojej firmy

Pamiętaj, że Twoje konto w KSeF może stać się celem ataku. Praktyczne zasady ochrony:

Ogranicz liczbę pełnomocników – w KSeF możesz nadawać uprawnienia pracownikom i biuru rachunkowemu. Nadaj tylko te, które są niezbędne, i regularnie przeglądaj listę pełnomocników
Używaj uwierzytelniania dwuskładnikowego – tam, gdzie KSeF na to pozwala, włącz dodatkowe warstwy zabezpieczeń
Szkol pracowników z phishingu – większość włamań na konta KSeF zaczyna się od kliknięcia w fałszywy link przez pracownika. Przeprowadzaj regularne szkolenia (nawet krótkie, 30-minutowe spotkania robią różnicę)
Monitoruj wystawione faktury – regularnie przeglądaj faktury wystawione w Twoim imieniu w KSeF. Jeśli pojawi się faktura, której nie rozpoznajesz, reaguj natychmiast

Umowy i zabezpieczenia prawne

Dobra umowa handlowa to Twoja polisa ubezpieczeniowa. Zadbaj o to, aby:

Umowy z nowymi kontrahentami precyzyjnie określały moment przejścia własności towaru
Stosować klauzule zastrzeżenia własności towaru do czasu pełnej zapłaty
Dla dużych zamówień rozważyć ubezpieczenie należności handlowych – koszty polisy są często wielokrotnie niższe niż potencjalne straty

Co zrobić, gdy padłeś ofiarą oszustwa

Jeśli mimo zachowania ostrożności Twoja firma stała się ofiarą wyłudzenia, działaj szybko – każda godzina ma znaczenie.

Krok 1: Zabezpiecz dowody Zachowaj całą korespondencję e-mailową, SMSy, wydruki z KSeF, potwierdzenia zamówień i dostawy. To będzie kluczowy materiał dowodowy.

Krok 2: Złóż zawiadomienie na policję lub do prokuratury Wyłudzenie towaru to przestępstwo z art. 286 Kodeksu karnego (oszustwo). Złożenie zawiadomienia jak najszybciej zwiększa szansę na zatrzymanie sprawcy i odzyskanie towaru lub pieniędzy.

Krok 3: Poinformuj urząd skarbowy Poinformuj właściwy urząd skarbowy o podejrzanej transakcji – to pomoże organom skarbowym śledzić podobne przypadki i chronić innych przedsiębiorców.

Krok 4: Skontaktuj się z bankiem Jeśli przelałeś pieniądze lub otrzymałeś podejrzaną wpłatę, niezwłocznie skontaktuj się z bankiem. W

KSeF a wyłudzenia towarów – jak się chronić w 2026