Skan faktury w KSeF 2026 - czy można odliczyć VAT?

Źródło: Invest Europe na Unsplash

Spis treści

• Wprowadzenie do problematyki skanów faktur w KSeF
• Prawne aspekty odliczania VAT ze skanów faktur
• Koszty uzyskania przychodów a skany dokumentów
• Praktyczne wytyczne dla przedsiębiorców w 2026 roku
• FAQ

---

Wprowadzenie do problematyki skanów faktur w KSeF

W 2026 roku, gdy Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, powstaje wiele pytań dotyczących dokumentacji księgowej. Jednym z najczęściej poruszanych tematów jest możliwość wykorzystania skanów faktur do odliczenia podatku VAT oraz zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Problem ten dotyczy szczególnie sytuacji, gdy otrzymujemy fakturę w formie papierowej lub gdy z różnych przyczyn nie możemy uzyskać dostępu do oryginalnej faktury elektronicznej w systemie KSeF. Czy w takich przypadkach skan dokumentu będzie wystarczającą podstawą do rozliczenia podatkowego?

Czym jest KSeF w kontekście 2026 roku

Krajowy System e-Faktur to platforma wprowadzona przez Ministerstwo Finansów, która od 2026 roku będzie obowiązkowa dla wszystkich podatników VAT. System ten ma na celu digitalizację procesu fakturowania oraz zwiększenie kontroli nad obrotem gospodarczym w Polsce.

W ramach KSeF wszystkie faktury muszą być wystawiane elektronicznie i przesyłane przez dedykowaną platformę. To oznacza fundamentalną zmianę w sposobie dokumentowania transakcji biznesowych.

Wyzwania związane ze skanami faktur

Mimo obowiązkowości KSeF, w praktyce gospodarczej mogą wystąpić sytuacje, gdy przedsiębiorca dysponuje jedynie skanem faktury. Może to dotyczyć:

• Faktur wystawionych przez podmioty zagraniczne
• Dokumentów otrzymanych w okresie przejściowym
• Sytuacji awaryjnych w systemie KSeF
• Faktur korygujących starsze transakcje

Prawne aspekty odliczania VAT ze skanów faktur

Zgodnie z przepisami obowiązującymi w 2026 roku, prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje podatnikowi pod warunkiem posiadania faktury VAT spełniającej określone wymogi formalne i merytoryczne.

Wymogi formalne faktury VAT w 2026 roku

Faktura VAT, aby stanowiła podstawę do odliczenia podatku, musi zawierać wszystkie elementy określone w ustawie o VAT:

• Numer faktury nadany w sposób jednoznaczny
• Datę wystawienia faktury
• Dane identyfikujące sprzedawcę i nabywcę
• Numer NIP podatników
• Przedmiot transakcji z dokładnym opisem
• Wartość netto, stawkę VAT i kwotę podatku
• Wartość brutto transakcji

Skan kontra oryginał elektroniczny

W kontekście KSeF 2026, kluczowe znaczenie ma rozróżnienie między:

Oryginalną fakturą elektroniczną - dokumentem utworzonym i przesłanym przez system KSeF, posiadającym podpis elektroniczny i pełną identyfikowalność.

Skanem faktury - obrazem dokumentu, który może pochodzić z różnych źródeł i nie zawsze gwarantuje autentyczność oraz integralność danych.

Przepisy podatkowe generalnie wymagają posiadania faktury, która spełnia wymogi formalne, niezależnie od jej formy. Oznacza to, że teoretycznie skan faktury może stanowić podstawę do odliczenia VAT, jeśli zawiera wszystkie wymagane elementy i można zweryfikować jego autentyczność.

Weryfikacja autentyczności skanu

Kluczowym wyzwaniem przy wykorzystaniu skanów faktur jest możliwość weryfikacji ich autentyczności. W 2026 roku przedsiębiorcy muszą być szczególnie ostrożni w tym zakresie, ponieważ organy podatkowe mogą kwestionować dokumenty, których autentyczność budzi wątpliwości.

Zalecane działania weryfikacyjne obejmują:

• Sprawdzenie kontrahenta w bazie danych VAT
• Weryfikację numeru NIP i statusu podatnika
• Potwierdzenie transakcji z kontrahentem
• Archiwizację korespondencji związanej z otrzymaniem faktury

Koszty uzyskania przychodów a skany dokumentów

Zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów na podstawie skanu faktury jest zagadnieniem nieco odmiennym od odliczenia VAT, ale równie istotnym dla przedsiębiorców w 2026 roku.

Zasady zaliczania kosztów w 2026 roku

Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać podstawowe kryteria:

Poniesienie w celu osiągnięcia przychodu - wydatek musi być uzasadniony działalnością gospodarczą przedsiębiorcy.

Dokumentacja - wydatek musi być udokumentowany fakturą lub innym dokumentem księgowym.

Rzeczywistość transakcji - wydatek musi odnosić się do rzeczywiście wykonanej usługi lub dostarczonego towaru.

Skan jako forma dokumentacji

W praktyce księgowej 2026 roku skan faktury może stanowić wystarczającą dokumentację do zaliczenia kosztu, pod warunkiem że:

• Zawiera wszystkie wymagane elementy faktury
• Można zweryfikować autentyczność dokumentu
• Transakcja jest gospodarczo uzasadniona
• Zachowano inne dokumenty potwierdzające transakcję

Przykład praktyczny: Przedsiębiorca otrzymuje skan faktury za usługi marketingowe o wartości 5 000 zł netto. Może zaliczyć ten wydatek do kosztów, jeśli posiada umowę z kontrahentem, potwierdzenie przelewu i może udokumentować wykonanie usługi.

Dodatkowa dokumentacja wspierająca

Przy wykorzystywaniu skanów faktur zaleca się gromadzenie dodatkowej dokumentacji:

• Umowy z kontrahentami
• Potwierdzenia przelewów bankowych
• Protokoły odbioru usług lub towarów
• Korespondencję email z kontrahentami
• Zestawienia bankowe potwierdzające płatności

Praktyczne wytyczne dla przedsiębiorców w 2026 roku

Biorąc pod uwagę specyfikę funkcjonowania KSeF w 2026 roku, przedsiębiorcy powinni przyjąć określone procedury postępowania ze skanami faktur.

Kiedy można wykorzystać skan faktury

Sytuacje akceptowalne:

• Faktury od kontrahentów zagranicznych nieobjętych KSeF
• Dokumenty z okresu przed pełnym wdrożeniem systemu
• Sytuacje awaryjne w dostępie do platformy KSeF
• Faktury korygujące do starych transakcji

Sytuacje problematyczne:

• Transakcje z polskimi podatnikami VAT objętymi KSeF
• Brak możliwości weryfikacji autentyczności dokumentu
• Podejrzenia co do rzeczywistości transakcji

Procedury bezpieczeństwa

Krok 1: Weryfikacja kontrahenta

• Sprawdź status VAT w bazie podatników
• Zweryfikuj adres i dane kontaktowe
• Potwierdź istnienie firmy w KRS/CEIDG

Krok 2: Dokumentacja transakcji

• Zachowaj korespondencję z kontrahentem
• Udokumentuj sposób otrzymania skanu
• Przygotuj opis gospodarczego uzasadnienia

Krok 3: Archiwizacja

• Zapisz skan w wysokiej rozdzielczości
• Utwórz kopie zapasowe dokumentu
• Sporządź notatkę o okolicznościach otrzymania

Ryzyko kontroli skarbowej

Wykorzystywanie skanów faktur może zwiększyć ryzyko zainteresowania organów podatkowych. W 2026 roku, gdy KSeF będzie w pełni funkcjonalny, odstępstwa od standardowej procedury mogą być szczególnie analizowane.

Rekomendacje:

• Minimalizuj liczbę transakcji rozliczanych na podstawie skanów
• Dokumentuj przyczyny niemożności uzyskania faktury elektronicznej
• Przygotuj pełną dokumentację wspierającą
• Rozważ kontakt z doradcą podatkowym w wątpliwych przypadkach

Alternatywne rozwiązania

Zamiast polegać na skanach, przedsiębiorcy mogą:

Żądać ponownego wysłania faktury przez KSeF od kontrahenta

Wykorzystać funkcje odzyskiwania dokumentów w systemie KSeF

Skontaktować się z helpdesk KSeF w przypadku problemów technicznych

Zastosować procedury zastępcze przewidziane w przepisach przejściowych

FAQ

Czy skan faktury zawsze wystarczy do odliczenia VAT w 2026 roku?

Nie zawsze. Skan faktury może stanowić podstawę do odliczenia VAT, jeśli zawiera wszystkie wymagane elementy i można zweryfikować jego autentyczność. W 2026 roku, przy pełnym funkcjonowaniu KSeF, organy podatkowe będą szczególnie scrutynizować dokumenty spoza systemu.

Jakie są kary za nieprawidłowe odliczenie VAT na podstawie skanu?

Nieprawidłowe odliczenie VAT może skutkować dodrukowaną kwotą podatku wraz z odsetkami (obecnie 13% w skali roku) oraz sankcją podatkową w wysokości 30% dodrukowałej kwoty. W przypadku umyślności może to być uznane za oszustwo podatkowe.

Czy mogę zaliczyć koszt do kosztów uzyskania przychodów na podstawie skanu faktury?

Tak, pod warunkiem że skan zawiera wszystkie wymagane elementy faktury, transakcja jest rzeczywista i gospodarczo uzasadniona, a dodatkowo posiadasz dokumentację wspierającą (umowy, przelewy, potwierdzenia wykonania usług).

Co robić, gdy kontrahent nie może wysłać faktury przez KSeF?

W pierwszej kolejności sprawdź, czy kontrahent faktycznie podlega obowiązkowi KSeF. Jeśli tak, poproś o ponowne wysłanie przez system. Jeśli to niemożliwe z przyczyn technicznych, udokumentuj tę sytuację i zachowaj korespondencję jako dodatkowe uzasadnienie wykorzystania skanu.

Jak długo należy przechowywać skany faktur w 2026 roku?

Skany faktur, podobnie jak inne dokumenty księgowe, należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą. W przypadku skanów szczególnie ważne jest zabezpieczenie ich przed utratą i zachowanie czytelności przez cały okres przechowywania.