Śmierć pracownika - wypłaty i obowiązki pracodawcy 2026

Źródło: 2H Media na Unsplash

Spis treści

• Podstawowe obowiązki pracodawcy
• Jakie wypłaty przysługują spadkobiercom
• Komu i w jakich terminach wypłacać
• Procedury i dokumentacja
• FAQ

---

Podstawowe obowiązki pracodawcy

Śmierć pracownika to jedna z najtrudniejszych sytuacji, z jakimi musi zmierzyć się pracodawca. Oprócz aspektów ludzkich i emocjonalnych, występują także konkretne obowiązki prawne i finansowe. W 2026 roku przepisy w tym zakresie pozostają jasno określone, ale warto je systematycznie omówić.

Pracodawca ma obowiązek wypłacić spadkobiercom wszystkie należności, które przysługiwałyby pracownikowi do dnia jego śmierci oraz dodatkowe świadczenia wynikające z faktu zakończenia stosunku pracy z powodu śmierci.

Moment wygaśnięcia umowy o pracę

Umowa o pracę wygasa z dniem śmierci pracownika. To oznacza, że wszystkie wzajemne zobowiązania między pracodawcą a pracownikiem kończą się w tym dniu. Jednak pracodawca nie jest zwolniony z obowiązku rozliczenia się z rodziną zmarłego.

Podstawa prawna obowiązków

Głównym aktem prawnym regulującym te kwestie jest Kodeks pracy, szczególnie art. 92¹ oraz przepisy dotyczące rozwiązywania umów o pracę. Dodatkowo stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące dziedziczenia.

Jakie wypłaty przysługują spadkobiercom

Lista należności, które pracodawca musi wypłacić spadkobiercom, jest dość rozbudowana i obejmuje zarówno bieżące wynagrodzenie, jak i dodatkowe świadczenia.

Wynagrodzenie za przepracowany czas

Podstawową należnością jest wynagrodzenie za faktycznie przepracowany czas w miesiącu, w którym nastąpiła śmierć pracownika. Jeśli pracownik zmarł np. 15 dnia miesiąca, spadkobiercom przysługuje wynagrodzenie za przepracowane 15 dni.

Przy obliczaniu tej kwoty uwzględnia się:

• Wynagrodzenie zasadnicze proporcjonalnie do przepracowanego czasu
• Dodatki stałe (np. funkcyjny, za staż pracy)
• Premie, jeśli zostały już naliczone
• Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Jedną z najważniejszych wypłat jest ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W 2026 roku przysługuje on za wszystkie dni urlopu, których pracownik nie wykorzystał do dnia śmierci.

Wysokość ekwiwalentu oblicza się według wzoru: Średnie wynagrodzenie dzienne × liczba dni niewykorzystanego urlopu

Średnie wynagrodzenie dzienne ustala się na podstawie wynagrodzenia z 3 miesięcy poprzedzających śmierć pracownika, podzielonego przez liczbę dni roboczych w tym okresie.

Odprawa pośmiertna

Spadkobiercom przysługuje również specjalna odprawa pośmiertna, której wysokość zależy od stażu pracy zmarłego:

• 1 miesięczne wynagrodzenie - przy stażu pracy krótszym niż 10 lat
• 2 miesięczne wynagrodzenia - przy stażu pracy 10 lat i więcej
• 3 miesięczne wynagrodzenia - przy stażu pracy 15 lat i więcej

Podstawą do obliczenia odprawy jest wynagrodzenie, które stanowiłoby podstawę do obliczania ekwiwalentu za urlop.

Inne należności

Do wypłaty należą również:

• Premie i nagrody już naliczone, ale jeszcze nie wypłacone
• Dodatki za delegacje służbowe
• Ryczałty na wydatki służbowe
• Inne świadczenia wynikające z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania

Komu i w jakich terminach wypłacać

Kwestia określenia uprawnionej do wypłaty osoby i terminów jest kluczowa dla prawidłowego wypełnienia obowiązków przez pracodawcę.

Kto jest uprawniony do wypłaty

Zgodnie z art. 92¹ Kodeksu pracy, należności wypłaca się w następującej kolejności:

1. Małżonek zmarłego pracownika
2. Dzieci zmarłego (w przypadku braku małżonka lub gdy małżonek nie żyje)
3. Rodzice zmarłego (gdy nie ma małżonka ani dzieci)
4. Inne osoby uprawnione do dziedziczenia według przepisów kodeksu cywilnego

Ważne jest, że pracodawca może wypłacić należności bez konieczności przedstawienia postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, jeśli okoliczności wskazują jednoznacznie na uprawnienie konkretnej osoby.

Terminy wypłat

W 2026 roku obowiązują następujące terminy:

• Wynagrodzenie za przepracowany czas - w zwykłym terminie płatności wynagrodzeń w firmie
• Ekwiwalent za urlop i odprawa - niezwłocznie po zgłoszeniu się uprawnionej osoby, jednak nie później niż w ciągu 7 dni

Wymagane dokumenty

Od osoby zgłaszającej się po wypłatę pracodawca może żądać:

• Odpis aktu zgonu
• Dokumenty potwierdzające pokrewieństwo (np. odpis aktu małżeństwa, urodzenia)
• Oświadczenie o braku innych osób uprawnionych lub o zgodzie na odbiór świadczeń

Procedury i dokumentacja

Prawidłowe udokumentowanie całego procesu jest niezwykle istotne zarówno z punktu widzenia prawa pracy, jak i przepisów podatkowych.

Dokumentacja kadrowa

Po otrzymaniu informacji o śmierci pracownika należy:

1. Wprowadzić stosowną adnotację w aktach osobowych
2. Sporządzić notatkę służbową z datą i okolicznościami otrzymania informacji o śmierci
3. Zakończyć prowadzenie karty czasu pracy
4. Sporządzić zestawienie wszystkich należności do wypłaty

Rozliczenia podatkowe i składkowe

Wypłaty dla spadkobierców mają różny charakter podatkowy:

Wynagrodzenie za przepracowany czas:

• Podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym
• Składki ZUS nalicza się tylko do dnia śmierci pracownika

Ekwiwalent za urlop:

• Podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym
• Nie podlega składkom ZUS

Odprawa pośmiertna:

• Zwolniona z podatku dochodowego do wysokości 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia
• Nie podlega składkom ZUS

Składanie informacji do urzędów

Pracodawca ma obowiązek:

• Złożyć do ZUS formularz zwolnienia z ubezpieczeń społecznych (ZWUA)
• Przekazać informację o wypłaconych kwotach w rocznym rozliczeniu PIT
• Uwzględnić wypłaty w deklaracjach podatkowych zgodnie z ich charakterem

Praktyczne porady dla pracodawców

Komunikacja z rodziną

W tak trudnej sytuacji niezwykle ważna jest empatyczna i profesjonalna komunikacja z rodziną zmarłego pracownika. Warto:

• Wyrazić kondolencje w imieniu firmy
• Jasno przedstawić procedury i wymagane dokumenty
• Ustalić dogodny termin załatwienia formalności
• Zapewnić dyskrecję i szacunek dla żałoby rodziny

Wewnętrzne procedury w firmie

Dobrą praktyką jest opracowanie wewnętrznej procedury postępowania w przypadku śmierci pracownika, która będzie zawierać:

• Listę osób odpowiedzialnych za poszczególne działania
• Wzory dokumentów i pism
• Terminarze i checklisty do wykonania
• Kontakty do instytucji (ZUS, urząd skarbowy)

FAQ

Czy pracodawca musi wypłacić "trzynastkę" spadkobiercom?

Jeśli pracownik miał już ustalone prawo do premii rocznej lub “trzynastki” w momencie śmierci, świadczenie to należy wypłacić spadkobiercom. Jeśli prawo do premii nie było jeszcze ustalone, decyzja zależy od regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę.

Co z samochodem służbowym po śmierci pracownika?

Samochód służbowy należy do pracodawcy i powinien zostać zwrócony. Rodzina zmarłego nie ma prawa do jego używania. Pracodawca może jednak z własnej woli udzielić rodzinie dodatkowego czasu na załatwienie spraw związanych ze śmiercią.

Czy można potrącać należności z wypłat dla spadkobierców?

Z wypłat dla spadkobierców można potrącać tylko należności, które zmarły pracownik był zobowiązany zwrócić pracodawcy (np. zaliczki, pożyczki). Potrąceń dokonuje się według zasad określonych w Kodeksie pracy.

Ile czasu ma pracodawca na dokonanie wypłat?

Pracodawca powinien dokonać wypłat niezwłocznie po zgłoszeniu się uprawnionej osoby z wymaganymi dokumentami, jednak nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od tego momentu.

Co ze składkami ZUS za miesiąc śmierci pracownika?

Składki ZUS nalicza się proporcjonalnie za okresy do dnia śmierci włącznie. Za pozostałą część miesiąca składki nie są należne, nawet jeśli pracodawca wypłaca wynagrodzenie spadkobiercom za ten okres.