Ulga B+R a projekty AI – co wolno odliczyć w 2026?

Źródło: Priscilla Du Preez 🇨🇦 na Unsplash

Spis treści

• Czym jest ulga B+R i dlaczego AI wszystko komplikuje
• Kupiona innowacja to nie badanie – kluczowa granica
• Kiedy projekt AI naprawdę kwalifikuje się do ulgi
• Jakie koszty możesz odliczyć w 2026 roku
• Jak udokumentować projekt AI na wypadek kontroli
• Najczęstsze błędy, które kończą się zakwestionowaniem ulgi
• FAQ

---

Czym jest ulga B+R i dlaczego AI wszystko komplikuje

Ulga badawczo-rozwojowa istnieje w polskim prawie podatkowym od lat i od dawna była domeną firm produkcyjnych czy farmaceutycznych. Dziś jednak coraz więcej przedsiębiorców technologicznych – startupów, software house’ów, a nawet małych firm wdrażających rozwiązania sztucznej inteligencji – pyta: czy ja też mogę z niej skorzystać?

Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami. I właśnie te warunki są często niezrozumiane lub celowo pomijane, co kończy się nieprzyjemną niespodzianką podczas kontroli skarbowej.

W 2026 roku temat stał się szczególnie gorący. Boom na narzędzia AI sprawił, że dziesiątki firm zaczęły deklarować projekty sztucznej inteligencji jako działalność badawczo-rozwojową – i odliczać od podstawy opodatkowania pokaźne kwoty. Urząd Skarbowy to zauważył. Kontrole w obszarze ulgi B+R są dziś jednym z priorytetów organów podatkowych.

Zanim więc wpiszesz projekt AI do kosztów kwalifikowanych, musisz rozumieć jedną fundamentalną zasadę: nie każde wdrożenie technologii jest działalnością badawczo-rozwojową.

Kupiona innowacja to nie badanie – kluczowa granica

To jest punkt, w którym większość przedsiębiorców popełnia błąd. Wyobraź sobie dwie firmy:

Firma A kupuje gotowe narzędzie AI – np. subskrypcję platformy do analizy danych opartej na modelu językowym. Integruje je ze swoim systemem CRM, konfiguruje według dostępnej dokumentacji i zaczyna używać. Efekt? Sprawniejsza obsługa klientów.

Firma B zatrudnia zespół data scientistów, którzy przez kilka miesięcy tworzą własny model predykcyjny do oceny ryzyka kredytowego. Piszą kod od zera, testują hipotezy, popełniają błędy, iterują. Efekt? Autorski system, którego wcześniej nie było.

Która firma prowadzi działalność badawczo-rozwojową? Wyłącznie Firma B.

Ustawa o CIT definiuje działalność B+R jako działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny, w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Każde słowo w tej definicji ma znaczenie.

Twórczość i systematyczność – dwa filary definicji

Twórczość oznacza, że efekt pracy musi być oryginalny – nie może to być jedynie powielenie istniejącego rozwiązania. Skonfigurowanie gotowego chatbota GPT do odpowiadania na pytania klientów to nie jest twórczość w rozumieniu ustawy. Stworzenie własnego systemu dialogowego opartego na własnych danych treningowych – już tak.

Systematyczność oznacza zaplanowane, metodyczne podejście. Nie chodzi o jednorazowy eksperyment, ale o zorganizowany proces: stawianie hipotez, testowanie, dokumentowanie wyników, wyciąganie wniosków. Firma musi być w stanie pokazać, że prowadziła projekt w ustrukturyzowany sposób – z harmonogramem, zasobami i mierzalnymi etapami.

Niepewność technologiczna – warunek, o którym mało kto mówi

Jest jeszcze jeden warunek, który organy podatkowe coraz chętniej egzekwują: element niepewności technologicznej. Projekt B+R musi zakładać, że nie wiadomo z góry, czy i jak uda się osiągnąć zamierzony efekt. Jeśli firma jedynie stosuje znane metody w znany sposób – nawet jeśli robi to z użyciem AI – to nie jest B+R, to jest rutynowe wytwarzanie oprogramowania lub wdrożenie.

Kiedy projekt AI naprawdę kwalifikuje się do ulgi

Dobra wiadomość jest taka, że wiele projektów AI faktycznie spełnia kryteria działalności badawczo-rozwojowej. Oto konkretne przykłady, które w 2026 roku mają szansę przejść weryfikację:

Przykłady projektów, które mogą kwalifikować się do ulgi

Tworzenie własnych modeli ML na danych własnych lub branżowych – jeśli firma zbiera własne dane (np. z czujników IoT, z systemu ERP, z procesów produkcyjnych) i trenuje na nich model predykcyjny, który rozwiązuje problem nierozwiązany przez gotowe narzędzia rynkowe – to jest działalność B+R.

Badanie i adaptacja istniejących architektur do nowych zastosowań – jeśli zespół badań bierze znany framework (np. transformer) i modyfikuje jego architekturę, aby działał efektywnie w konkretnej domenie (np. analiza języka prawniczego, diagnoza medyczna) – to spełnia kryterium twórczości i niepewności.

Budowa systemów AI rozwiązujących problem, dla którego nie ma gotowego rozwiązania – jeśli na rynku nie istnieje narzędzie odpowiadające na konkretny problem branżowy, a firma samodzielnie poszukuje metody jego rozwiązania – projekt ma charakter badawczo-rozwojowy.

Eksperymentowanie z nowymi technikami uczenia maszynowego – testowanie nowych metod (np. uczenie ze wzmocnieniem, uczenie federacyjne) w kontekście konkretnego problemu biznesowego, gdzie wynik eksperymentu jest niepewny.

Projekty, które NIE kwalifikują się do ulgi

Dla równowagi, oto co nie przejdzie kontroli:

• Zakup i wdrożenie gotowego oprogramowania AI (nawet bardzo zaawansowanego)
• Integracja API modeli językowych (OpenAI, Anthropic, Google itp.) z własnym systemem
• Konfiguracja gotowych narzędzi analitycznych
• Automatyzacja procesów za pomocą dostępnych narzędzi no-code/low-code opartych na AI
• Rutynowe utrzymanie i aktualizacja istniejącego systemu AI

Jakie koszty możesz odliczyć w 2026 roku

Jeśli projekt spełnia definicję B+R, możesz odliczyć od podstawy opodatkowania koszty kwalifikowane. W 2026 roku katalog tych kosztów obejmuje:

Katalog kosztów kwalifikowanych

Wynagrodzenia pracowników bezpośrednio zaangażowanych w prace B+R – to największa pozycja w większości firm IT. Możesz odliczyć część wynagrodzenia (wraz z narzutami pracodawcy) proporcjonalną do czasu poświęconego na prace B+R. Jeśli programista poświęca 60% czasu na projekt badawczo-rozwojowy, 60% jego wynagrodzenia to koszt kwalifikowany.

Koszty umów zlecenia i o dzieło zawartych z osobami fizycznymi – jeśli angażujesz zewnętrznych specjalistów (np. data scientistów na B2B lub jako osoby fizyczne), część ich wynagrodzenia może być kosztem kwalifikowanym.

Nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z projektem B+R – np. specjalistyczny sprzęt do obliczeń, serwery używane wyłącznie do trenowania modeli.

Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych używanych w działalności B+R (z wyłączeniem samochodów osobowych).

Koszty uzyskania patentu – jeśli projekt B+R kończy się wynalazkiem.

Usługi nabyte od jednostek naukowych – czyli współpraca z uczelniami, instytutami badawczymi.

Ile można faktycznie odliczyć?

W 2026 roku standardowe odliczenie wynosi 100% kosztów kwalifikowanych dla większości przedsiębiorców. Firmy posiadające status centrum badawczo-rozwojowego (CBR) mogą odliczyć nawet 200% kosztów kwalifikowanych w przypadku kosztów pracowniczych.

Co ważne – ulga B+R i ulga IP Box (preferencyjne opodatkowanie dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej stawką 5%) mogą być stosowane łącznie, ale wymaga to starannego planowania i odrębnej dokumentacji.

Jak udokumentować projekt AI na wypadek kontroli

To jest serce całego zagadnienia. Możesz prowadzić najbardziej innowacyjny projekt AI na świecie, ale jeśli nie masz odpowiedniej dokumentacji – ulga zostanie zakwestionowana. W 2026 roku organy podatkowe dysponują wyspecjalizowanymi zespołami kontrolnymi i wiedzą, czego szukać.

Ewidencja czasu pracy – absolutna podstawa

Zacznij od systemu ewidencji czasu pracy przypisanego do konkretnych projektów B+R. Każdy pracownik uczestniczący w projekcie powinien regularnie (najlepiej tygodniowo) rejestrować, ile godzin poświęcił na prace badawczo-rozwojowe, a ile na inne zadania.

Narzędzia takie jak Jira, GitLab, Harvest czy nawet arkusze Google mogą posłużyć do takiej ewidencji – ważne, żeby były uzupełniane na bieżąco, a nie odtworzone post-factum przed kontrolą. Kontrolerzy potrafią sprawdzić daty modyfikacji plików.

Dokumentacja techniczna projektu

Każdy projekt B+R powinien mieć kartę projektu zawierającą:

• Cel badania i hipotezę, którą chcesz zweryfikować
• Opis problemu technicznego lub naukowego, który projekt ma rozwiązać
• Wskazanie elementu niepewności – czego nie wiadomo na początku
• Harmonogram prac z podziałem na etapy
• Opis metody badawczej
• Wyniki poszczególnych etapów (w tym negatywne – zakończone fiaskiem próby też są dowodem na prowadzenie badań!)
• Wnioski i dokumentację techniczną efektu końcowego

Dokumentacja kosztowa

Równolegle z dokumentacją techniczną musisz prowadzić ewidencję kosztów kwalifikowanych w wydzielonej ewidencji rachunkowej. Oznacza to, że w systemie księgowym projekt B+R powinien mieć własne konto analityczne lub centrum kosztów, do którego przypisujesz wszystkie wydatki B+R.

Faktury za materiały, sprzęt, usługi zewnętrzne – wszystko musi być przypisane do konkretnego projektu. Nie można odtworzyć tej ewidencji na podstawie ogólnych zapisów księgowych.

Opinia wewnętrzna lub zewnętrzna eksperta

Coraz więcej firm decyduje się na przygotowanie opinii eksperta technicznego (wewnętrznego lub zewnętrznego), która potwierdza, że projekt ma charakter badawczo-rozwojowy, a nie rutynowe wytwarzanie oprogramowania. Choć nie jest to wymóg ustawowy, taki dokument może być bezcenny podczas kontroli – szczególnie gdy organ podatkowy nie ma odpowiednich kompetencji technicznych do samodzielnej oceny.

Warto też rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. To daje pewność prawną, że projekt kwalifikuje się do ulgi – a interpretacja chroni podatnika nawet jeśli organ zmieni zdanie.

Najczęstsze błędy, które k