Dokumenty prawne i faktura na biurku Źródło: Clay Banks na Unsplash

Spis treści

Kiedy VAT staje się problemem – śmierć kontrahenta
Ulga na złe długi – Twoje narzędzie do odzyskania VAT
Krok po kroku – jak odzyskać VAT po śmierci kontrahenta
Najczęstsze błędy i pułapki, których warto unikać
Praktyczny przykład z życia przedsiębiorcy
FAQ

Kiedy VAT staje się problemem – śmierć kontrahenta

Wystawiłeś fakturę, odprowadziłeś VAT do urzędu skarbowego, a pieniędzy od klienta nigdy nie zobaczyłeś. To już samo w sobie boli. Ale co, jeśli kontrahent nie żyje? Co, jeśli nie ma już komu wysłać wezwania do zapłaty, a spadkobiercy rozkładają ręce?

Dla wielu polskich przedsiębiorców taka sytuacja wydaje się ślepą uliczką. Skoro klient nie żyje, to może przepadł nie tylko należny zarobek, ale i VAT, który trzeba było odprowadzić? Na szczęście – nie musi tak być. Przepisy podatkowe obowiązujące w 2026 roku dają Ci konkretne narzędzia do odzyskania zapłaconego podatku VAT, nawet jeśli dłużnik odszedł i nigdy nie uregulował zobowiązania.

W tym artykule wyjaśniamy, na czym polega tzw. ulga na złe długi w VAT, jak działa w przypadku śmierci kontrahenta i co musisz zrobić krok po kroku, żeby faktycznie odzyskać swoje pieniądze. Bez zbędnego prawniczego żargonu – tak, żebyś mógł działać od razu.

Ulga na złe długi – Twoje narzędzie do odzyskania VAT

Czym właściwie jest ulga na złe długi?

Ulga na złe długi to mechanizm zapisany w ustawie o VAT, który pozwala Ci – jako sprzedawcy – skorygować (czyli cofnąć) VAT należny, jeżeli Twój kontrahent nie zapłacił faktury w określonym czasie. Innymi słowy: najpierw odprowadziłeś podatek do urzędu, ale skoro nie dostałeś zapłaty, możesz ten podatek odzyskać poprzez korektę deklaracji VAT.

W 2026 roku zasady działania tej ulgi nie uległy rewolucyjnym zmianom, jednak praktyczne zastosowanie jej w przypadku śmierci dłużnika wciąż budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców.

Kiedy można skorzystać z ulgi?

Podstawowy warunek to upływ 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie – jeśli do tego czasu kontrahent nie zapłacił, masz prawo do korekty VAT. W 2026 roku ten termin pozostaje bez zmian.

Dodatkowo muszą być spełnione inne warunki:

Wierzytelność nie może być przedawniona w momencie składania korekty.
Transakcja musiała być dokonana między czynnymi podatnikami VAT (z pewnymi wyjątkami, o których za chwilę).
Faktura dotyczyła dostawy towarów lub świadczenia usług opodatkowanych VAT na terytorium kraju.
Wierzytelność nie może być objęta zabezpieczeniem (np. gwarancją bankową, ubezpieczeniem).

Śmierć kontrahenta a ulga – co mówi Skarbówka?

Tutaj pojawia się clou problemu. Klasycznie ulga na złe długi zakłada, że dłużnik (nabywca) również musi dokonać korekty odliczonego przez siebie VAT. Logiczne – skoro sprzedawca odzyskuje podatek, nabywca powinien go „oddać”. Ale co z dłużnikiem, który już nie żyje?

Organy podatkowe w 2026 roku prezentują w tej kwestii podejście korzystne dla wierzycieli. Skoro dłużnik zmarł i jego działalność gospodarcza ustała, obowiązek korekty VAT po jego stronie wygasa lub przechodzi na spadkobierców – ale to nie blokuje Twojego prawa do korekty jako sprzedawcy. Oznacza to w praktyce, że możesz odzyskać VAT, nawet jeśli kontrahent już nie żyje.

Krok po kroku – jak odzyskać VAT po śmierci kontrahenta

Krok 1: Zbierz dokumenty i sprawdź terminy

Zanim cokolwiek zrobisz, upewnij się, że masz komplet dokumentów:

Oryginał wystawionej faktury z widocznym terminem płatności.
Potwierdzenie, że należność nie została uregulowana (wyciąg bankowy, brak wpłaty w systemie księgowym).
Jeśli posiadasz – informacje o postępowaniu spadkowym lub dokumenty potwierdzające śmierć kontrahenta (akt zgonu nie jest formalnie wymagany, ale może być pomocny).
Dowody na to, że wierzytelność nie jest przedawniona – ogólny termin przedawnienia wynosi 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Koniecznie sprawdź, czy od terminu płatności wskazanego na fakturze upłynęło już co najmniej 90 dni.

Krok 2: Złóż korektę w JPK_VAT z deklaracją

Korekta VAT odbywa się przez złożenie odpowiednio wypełnionego pliku JPK_VAT z deklaracją za okres rozliczeniowy, w którym upłynął 90-dniowy termin lub za późniejszy okres – jeżeli wtedy dopiero decydujesz się skorzystać z ulgi.

W pliku JPK_VAT musisz:

Wykazać korygowaną wierzytelność w odpowiedniej ewidencji sprzedaży (oznaczenie „ZD” w JPK).
Zmniejszyć podatek należny o kwotę VAT z niezapłaconej faktury.
Wskazać numer faktury, której dotyczy korekta.

Pamiętaj, że korekty można dokonać nie wcześniej niż za okres, w którym upłynęło 90 dni, i nie później niż w ciągu 3 lat od końca roku, w którym wystawiłeś fakturę.

Krok 3: Przygotuj się na ewentualne pytania urzędu

W sytuacji śmierci kontrahenta urząd skarbowy może poprosić o dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty potwierdzające nadzwyczajne okoliczności – choćby informacje wskazujące na ustanie działalności dłużnika. Warto wtedy:

Dołączyć do akt pisemne wyjaśnienie okoliczności (śmierć kontrahenta, ustanie działalności).
Wskazać, czy toczyło się postępowanie spadkowe i z jakimi efektami.
Zachować wszelką korespondencję z ewentualnymi spadkobiercami lub wezwania do zapłaty.

Krok 4: Skorzystaj ze zwrotu lub kompensaty

Po złożeniu korekty masz dwie opcje:

Jeżeli po korekcie Twoja deklaracja VAT wykazuje nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, możesz wnioskować o zwrot VAT na rachunek bankowy (termin podstawowy to 60 dni od złożenia deklaracji).
Jeśli regularnie rozliczasz VAT i masz stałą nadwyżkę VAT do zapłaty, kwota korekty po prostu zmniejszy Twoje bieżące zobowiązanie.

Najczęstsze błędy i pułapki, których warto unikać

Błąd 1: Czekanie aż do przedawnienia

To jeden z najczęstszych błędów. Przedsiębiorcy czekają zbyt długo, licząc że może coś się zmieni – a tymczasem prawo do korekty VAT wygasa. Pamiętaj: masz 3 lata od końca roku, w którym wystawiono fakturę. Jeżeli faktura pochodzi z 2023 roku, możliwość korekty w ramach tej ulgi zamknie się z końcem 2026 roku.

Błąd 2: Brak oznaczenia „ZD" w JPK_VAT

Korekta w ramach ulgi na złe długi musi być prawidłowo oznaczona w pliku JPK_VAT. Brak oznaczenia „ZD” to błąd formalny, który może skutkować zakwestionowaniem korekty przez urząd.

Błąd 3: Korekta tylko części faktur

Jeżeli masz kilka niezapłaconych faktur od tego samego kontrahenta, który zmarł, pamiętaj aby przeanalizować każdą z nich osobno pod kątem terminu płatności i prawa do korekty. Terminy 90-dniowe liczą się indywidualnie dla każdej faktury.

Błąd 4: Brak dokumentacji potwierdzającej brak zapłaty

Urząd skarbowy może chcieć zweryfikować, że należność rzeczywiście nie wpłynęła. Prowadź staranne rejestry i przechowuj wyciągi bankowe lub inne dowody braku płatności przez cały wymagany okres archiwizacji.

Praktyczny przykład z życia przedsiębiorcy

Wyobraź sobie, że jesteś właścicielem firmy budowlanej. W marcu 2025 roku wykonałeś usługę dla Jana Kowalskiego prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą i wystawiłeś fakturę na kwotę 24 600 zł brutto (20 000 zł netto + 4 600 zł VAT 23%). Termin płatności: 30 dni od wystawienia faktury, czyli koniec marca 2025.

Niestety, w maju 2025 roku Jan Kowalski niespodziewanie zmarł. Faktura pozostała niezapłacona. Spadkobiercy nie prowadzą działalności i twierdzą, że masa spadkowa nie wystarczy na pokrycie wszystkich zobowiązań.

Co możesz zrobić w 2026 roku?

Minęło ponad 90 dni od terminu płatności – warunek czasowy jest spełniony.
Wierzytelność nie jest jeszcze przedawniona (3 lata od działalności gospodarczej – termin upływa z końcem 2028 roku).
Faktura była wystawiona między czynnymi podatnikami VAT – warunek podmiotowy spełniony.
Możesz więc złożyć korektę JPK_VAT i odzyskać 4 600 zł VAT, które odprowadził eś do urzędu.

To realne pieniądze, które możesz odzyskać – zamiast pogodzić się ze stratą. Do korekty warto dołączyć krótkie pisemne wyjaśnienie okoliczności i zachować wszelkie dokumenty na wypadek ewentualnej kontroli.

Podsumowanie

Śmierć kontrahenta to tragiczna sytuacja, która – poza wymiarem ludzkim – może oznaczać dla Ciebie poważne straty finansowe. Jednak polskie przepisy podatkowe, także w 2026 roku, nie pozostawiają Cię bez wyjścia.

Ulga na złe długi w VAT pozwala odzyskać podatek nawet wtedy, gdy dłużnik już nie żyje. Kluczowe zasady to:

90 dni od terminu płatności – dopiero wtedy możesz złożyć korektę.
3 lata od końca roku wystawienia faktury – nie przekrocz tego terminu.
Prawidłowe oznaczenie „ZD” w JPK_VAT – obowiązkowo.
Kompletna dokumentacja – na wypadek pytań ze strony urzędu skarbowego.

Jeśli masz wątpliwości lub Twoja sytuacja jest bardziej skomplikowana (np. kontrahent był w trakcie postępowania spadkowego albo faktura

VAT po śmierci kontrahenta – jak go odzyskać w 2026