Zrzuty ekranu
Moduł Serwis — przegląd
Moduł prowadzi całe zlecenie naprawy — od przyjęcia sprzętu od klienta, przez diagnozę i wymianę części, aż po wydanie i fakturę.
Bez modułu Serwis naprawę da się zafakturować tylko jako zwykłą pozycję „usługa” na fakturze. Ginie wtedy wszystko, co przy naprawie ważne: co było zepsute, kto to naprawiał, jakie części poszły, ile trwała robocizna i czy sprzęt był na gwarancji. Przy kolejnej wizycie tego samego klienta nie ma do czego wrócić.
Moduł rozwiązuje ten problem: zlecenie jest dokumentem, który żyje od przyjęcia do wydania, a każdy krok zostaje w historii.
Dostępność: pakiet MAX.
Adresy:
| Widok | Adres |
|---|---|
| Lista zleceń | /panel/serwis/zlecenia |
| Przyjęcie zlecenia | /panel/serwis/dodaj |
| Karta zlecenia | /panel/serwis/podglad/{id} |
| Kartoteka urządzeń | /panel/serwis/urzadzenia |
W menu panelu Serwis jest osobną pozycją (sekcja Firma, między Handlem a Sklepami).
Przyjęcie zlecenia
Serwis → Przyjmij zlecenie (albo przycisk na liście zleceń).
| Pole | Opis |
|---|---|
| Klient | Wybór z bazy kontrahentów (ikona listy przy polu Nazwa) lub wpisanie ręczne |
| Urządzenie | Wybór z kartoteki klienta albo opis wpisany ręcznie |
| Nr seryjny | Numer seryjny sprzętu — pozwala odnaleźć historię napraw |
| Opis usterki | Co zgłasza klient |
| Diagnoza | Ustalenia serwisanta (można uzupełnić później) |
| Wykonane czynności | Co zostało zrobione — trafia na protokół dla klienta |
| Uwagi wewnętrzne | Niewidoczne dla klienta, nie trafiają na protokół |
| Serwisant | Pracownik z modułu Kadry |
| Priorytet | Niski / Normalny / Wysoki |
| Data przyjęcia | Domyślnie dzisiejsza |
| Termin realizacji | Planowana data zakończenia |
| Naprawa gwarancyjna | Zaznaczenie oznacza naprawę bezpłatną |
Wymagane są trzy pola: nazwa klienta, opis urządzenia i opis usterki.
Numer nadawany jest automatycznie przy zapisie w formacie ZS numer/rok (np. ZS 1/2026),
z osobną numeracją na każdy rok.
Statusy naprawy
Zlecenie przechodzi przez siedem statusów:
Nowe → Diagnoza → Oczekiwanie na części → W naprawie → Gotowe → Wydane
↓
Anulowane
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Nowe | Sprzęt przyjęty, jeszcze nietknięty |
| Diagnoza | Serwisant ustala przyczynę usterki |
| Oczekiwanie na części | Naprawa wstrzymana do czasu dostawy |
| W naprawie | Trwa naprawa |
| Gotowe | Naprawa zakończona, sprzęt czeka na odbiór |
| Wydane | Klient odebrał sprzęt |
| Anulowane | Zlecenie odrzucone lub wycofane |
Statusy robocze (Nowe … Gotowe) można zmieniać w dowolnej kolejności — pomyłkę da się cofnąć. Ze statusu Wydane możliwy jest tylko powrót do Gotowe (reklamacja), a Anulowane jest stanem końcowym.
Każda zmiana statusu zapisuje się w historii na karcie zlecenia: z jakiego statusu, na jaki, kiedy i z komentarzem. Przy zmianie można dopisać notatkę (np. „czekamy na zasilacz”).
Części z magazynu
Do zlecenia dodaje się dwa rodzaje pozycji:
- Części — wybierane z asortymentu (przycisk Dodaj część z magazynu), z ceną i stawką VAT pobraną z kartoteki towaru,
- Robocizna — wpisywana ręcznie (przycisk Dodaj robociznę), rozliczana w godzinach.
Wartość zlecenia przelicza się na bieżąco podczas wpisywania.
Zdjęcie stanu magazynowego
Przejście zlecenia w status Gotowe automatycznie:
- tworzy dokument WZ z listą użytych części (opis: „Części do zlecenia serwisowego ZS …”),
- zdejmuje te części ze stanu magazynowego,
- kolejkuje synchronizację stanów do sklepów (WooCommerce, Shopify), jeśli są podłączone.
Robocizna nie ma stanu magazynowego, więc jest przy tej operacji pomijana.
Uwaga: części schodzą ze stanu tylko raz. Cofnięcie zlecenia do „W naprawie” i ponowne ustawienie „Gotowe” nie zdejmie stanu drugi raz ani nie wystawi drugiego WZ.
Stany aktualizują się w trybie magazyn (pakiet MAX). W trybie cennikowym dokument WZ powstaje, ale ilości nie są zmieniane.
Protokół serwisowy
Przycisk Protokół na karcie zlecenia otwiera wydruk dla klienta, gotowy do podpisania.
Protokół zawiera dane serwisu i klienta, opis urządzenia z numerem seryjnym, zgłoszoną usterkę, diagnozę, wykonane czynności, listę użytych części i robocizny, podsumowanie wartości oraz miejsce na podpis serwisanta i klienta (odbiór sprzętu).
Uwagi wewnętrzne nigdy nie trafiają na protokół — są widoczne tylko w panelu.
Przy naprawie gwarancyjnej protokół pokazuje kwotę 0,00 w pozycji „Do zapłaty”.
Faktura ze zlecenia
Po zakończeniu naprawy nie trzeba przepisywać pozycji do nowego dokumentu. Przycisk Rozlicz na karcie zlecenia wystawia dokument sprzedaży z wszystkimi pozycjami — częściami i robocizną:
- Faktura VAT
- Faktura uproszczona / rachunek
- Paragon
Dokument trafia na zwykłą listę dokumentów, a w uwagach dostaje numer zlecenia i opis usterki. Na karcie zlecenia pojawia się informacja o rozliczeniu.
Ograniczenia:
- zlecenie można rozliczyć tylko raz — druga próba zostanie odrzucona,
- naprawy gwarancyjnej nie da się zafakturować (brak podstawy do dokumentu sprzedaży),
- nie można rozliczyć zlecenia anulowanego ani takiego, które nie ma żadnych pozycji.
Kartoteka urządzeń i historia napraw
Serwis → Kartoteka urządzeń (/panel/serwis/urzadzenia).
Kartoteka przechowuje sprzęt klientów: nazwę, producenta, model, numer seryjny, numer rejestracyjny (dla serwisów pojazdów), datę zakupu, datę końca gwarancji i uwagi.
Urządzenie z aktywną gwarancją jest oznaczone etykietą na liście — widać od razu, czy naprawa powinna być bezpłatna.
Kliknięcie urządzenia otwiera jego kartę z historią napraw: wszystkie zlecenia dotyczące tego egzemplarza, ich statusy, opisy usterek i wartości, wraz z licznikiem napraw i łączną kwotą. Przy kolejnej wizycie klienta widać, co już było naprawiane.
Urządzenia powiązanego ze zleceniem nie można usunąć — najpierw trzeba usunąć powiązane zlecenia. Chroni to historię napraw przed przypadkową utratą.
Uprawnienia pracowników
Dostęp do modułu podlega rolom pracowników (Ustawienia → Konta i role użytkowników). Rola bez zaznaczonego modułu Serwis nie zobaczy go w menu, a wejście bezpośrednio pod adres zostanie zablokowane.
Najczęstsze pytania
Czy mogę prowadzić serwis bez magazynu? Tak. Części można wpisywać ręcznie jako pozycje — wtedy nic nie schodzi ze stanu. Wybór z asortymentu i automatyczne zdejmowanie stanu to opcja, nie wymóg.
Co jeśli klient nie odbierze sprzętu? Zlecenie zostaje w statusie Gotowe aż do odbioru. Status Wydane ustawia się dopiero w momencie faktycznego wydania — wtedy zapisywana jest data wydania.
Czy mogę usunąć zlecenie? Tylko takie, które nie ma jeszcze wystawionej faktury ani dokumentu WZ. Zlecenie powiązane z dokumentami należy anulować, a nie usuwać — inaczej rozjechałyby się dokumenty księgowe i stany magazynowe.
Jak rozliczyć naprawę częściowo gwarancyjną? Nie zaznaczaj „naprawa gwarancyjna” i dodaj do zlecenia tylko te pozycje, za które klient płaci. Części gwarancyjne opisz w polu „Wykonane czynności” — pojawią się na protokole, ale nie na fakturze.