Mobilna Faktura
KSeF

Tryb offline i certyfikaty KSeF

Jak wystawiać faktury podczas awarii KSeF: certyfikat offline, dwa kody QR, automatyczne dosyłanie. Logowanie certyfikatem zamiast tokenu.

Dostępność: każdy pakiet.

Co to jest tryb offline

Przepisy KSeF 2.0 przewidują, że podczas awarii lub niedostępności KSeF nadal wystawiasz faktury — poza systemem, w tzw. trybie offline. Taka faktura musi mieć na wydruku dwa kody QR i zostać dosłana do KSeF po ustąpieniu awarii (do następnego dnia roboczego).

Mobilna Faktura obsługuje to automatycznie — tak jak w największych systemach księgowych nie ma ręcznego przełącznika: tryb offline włącza się sam, gdy KSeF faktycznie nie odpowiada, i wyłącza, gdy system wróci.

Krok 1: wgraj certyfikat offline (jednorazowo)

Do kodu QR II (potwierdzenie tożsamości wystawcy) potrzebny jest certyfikat KSeF typu offline:

  1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (portal Ministerstwa Finansów)
  2. Przejdź do Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat
  3. Jako przeznaczenie wybierz „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”, nadaj nazwę i hasło, kliknij Generuj
  4. Pobrane pliki (.crt + .key albo .p12) wgraj w panelu: Ustawienia → KSeF → sekcja „Certyfikat KSeF — tryb offline”

Hasło nadane przy generowaniu zapisz u siebie — nie da się go odzyskać. Panel przechowuje certyfikat zaszyfrowany, a hasła nie zapisuje nigdzie.

Bez certyfikatu wystawianie podczas awarii nie działa — faktura dostaje status błędu i zostanie wysłana przy najbliższej synchronizacji. Dlatego warto wgrać certyfikat zawczasu.

Krok 2: awaria KSeF — co się dzieje

  • Faktura zapisuje się normalnie, a na liście dokumentów dostaje pomarańczową etykietę OFFLINE
  • Wydruk zawiera dwa kody QR: OFFLINE (weryfikacja faktury) oraz CERTYFIKAT (tożsamość wystawcy) — taką fakturę możesz legalnie przekazać kontrahentowi
  • Faktury offline nie można edytować ani usunąć — zmiany tylko przez korektę

Krok 3: dosyłanie do KSeF

  • System automatycznie co godzinę próbuje dosłać faktury offline; po ustąpieniu awarii trafiają do KSeF i dostają numer KSeF
  • Możesz też dosłać ręcznie: strona Faktury z KSeF → przycisk „Wyślij faktury offline”
  • Po nadaniu numeru KSeF kolejne wydruki pokazują zwykły kod QR z numerem
  • Jeśli termin dosłania (następny dzień roboczy) minie, dostaniesz e-mail — a system dalej ponawia wysyłkę

Logowanie certyfikatem zamiast tokenu

Osobny certyfikat typu uwierzytelniającego (przeznaczenie „Uwierzytelnienie” w Aplikacji Podatnika) pozwala logować się do KSeF podpisem XAdES zamiast tokenem — to metoda zalecana przez Ministerstwo Finansów (natychmiastowa weryfikacja, bez oczekiwania na OCSP).

  1. Wgraj certyfikat w Ustawienia → KSeF → sekcja „Certyfikat KSeF — logowanie”
  2. Przełącz Metodę logowania do KSeF na Certyfikat KSeF
  3. Użyj Testuj połączenie, aby potwierdzić konfigurację

Zobacz także