Mobilna Faktura
Zaloguj
Handel

Zwroty i reklamacje

Zgłoszenia zwrotów i reklamacji od klientów oraz zwrotów do dostawców: pozycje z faktury, statusy, przyjęcie towaru dokumentem ZW/RZ, decyzja, korekta faktury i protokół do wydruku (pakiet Max).

Zrzuty ekranu

Screenshot 1 - Zwroty i reklamacje

Gdzie to jest

Pakiet Max. Menu Handel → Zwroty i reklamacje: lista zgłoszeń oraz + Zwrot od klienta, + Reklamacja, + Zwrot do dostawcy. Nad listą zgłoszeń są przyciski Zwrot od klienta, Reklamacja, Wymiana i Zwrot do dostawcy.

Zgłoszenie założysz też z Listy dokumentów — ikona Zwrot / reklamacja przy fakturze. Formularz otworzy się z pozycjami tej faktury; przy fakturze zakupu powstaje zwrot do dostawcy.

Lista zgłoszeń

Filtry Kierunek (od klienta / do dostawcy) i Status. Kolumny: Numer, Rodzaj, Kierunek, Zgłoszono, Termin, Kontrahent, Faktura / powód, Status, Decyzja, Wartość brutto, Akcje. Zgłoszenia po terminie rozpatrzenia są wyróżnione.

Numery mają przedrostek rodzaju: ZWR (zwrot), REK (reklamacja), WYM (wymiana).

Nowe zgłoszenie

  1. Wybierz + Zwrot od klienta, + Reklamacja, Wymiana (przycisk nad listą) albo + Zwrot do dostawcy.
  2. Z faktury: w polu wyszukiwania wpisz numer faktury albo nazwę kontrahenta i wybierz dokument z listy. Dane kontrahenta i pozycje faktury wczytają się same — zmniejsz ilości do faktycznie zwracanych i usuń wiersze, których zwrot nie dotyczy. Bez faktury: wybierz kontrahenta z listy i dodaj towary przyciskiem Dodaj towar z magazynu albo Pozycja spoza kartoteki (taka pozycja nie zmienia stanu magazynowego).
  3. Sekcja Zgłoszenie:
    • Data zgłoszenia,
    • Termin rozpatrzenia — przy reklamacji puste pole oznacza 14 dni od zgłoszenia (termin ustawowy dla konsumenta),
    • Magazyn — — wg kartoteki towaru — albo konkretny magazyn, do którego wróci (lub z którego zejdzie) towar,
    • Powód zgłoszenia (wymagany), Opis wady / okoliczności, Uwagi wewnętrzne (nie trafiają na protokół).
  4. Zwracane pozycje: ilość, cena netto, VAT i opcjonalnie powód dla każdej pozycji.
  5. Przy wymianie jest dodatkowa sekcja Towar zastępczy — przyciskiem Dodaj towar zastępczy wybierasz z kartoteki towar, który klient dostanie w zamian.
  6. Zapisz zgłoszenie.

Wymiana

Wymiana dotyczy tylko zgłoszeń od klienta. Składa się z dwóch dokumentów magazynowych z tego samego magazynu:

  • ZW — przyjęcie zwracanego towaru (status Przyjęty / wydany magazynowo),
  • WZ — wydanie towaru zastępczego klientowi. Panel wystawia je, gdy towar jest już przyjęty (ZW) i decyzja to Uznana albo Uznana częściowo. Przy decyzji Odrzucona towaru zastępczego się nie wydaje.

Jeśli WZ nie powstało od razu (np. zabrakło towaru zastępczego na stanie), karta zgłoszenia pokazuje ostrzeżenie i przycisk Wystaw WZ na towar zastępczy. Wystawione WZ widać na karcie zgłoszenia (z linkiem Otwórz dokument). Wartość zgłoszenia liczy się z towaru zwracanego.

Zgłoszenie Wymiana — zwracane pozycje i towar zastępczy

Statusy

StatusZnaczenie
Zgłoszonyzgłoszenie przyjęte do systemu
Przyjęty / wydany magazynowotowar wrócił od klienta albo został wydany do dostawcy — powstaje dokument magazynowy
Rozpatrzonyzapadła decyzja
Zamkniętysprawa zakończona
Anulowanyzgłoszenie wycofane

Status zmieniasz przyciskiem Zmień status na karcie zgłoszenia → Nowy status → Zmień status. Dozwolone przejścia:

  • z Zgłoszony → Przyjęty / wydany, Rozpatrzony albo Anulowany (reklamację można rozpatrzyć, np. odrzucić, bez przyjmowania towaru),
  • z Przyjęty / wydany → Rozpatrzony albo Anulowany,
  • z Rozpatrzony → Przyjęty / wydany (gdy towar dotarł po decyzji), Zamknięty albo Anulowany,
  • Zamknięty i Anulowany są końcowe.

Przyjęcie towaru — dokument ZW lub RZ

Status Przyjęty / wydany magazynowo wystawia dokument magazynowy:

  • ZW (zwrot od odbiorcy) przy zwrocie od klienta — towar wraca na stan,
  • RZ (zwrot do dostawcy) przy zwrocie do dostawcy — towar schodzi ze stanu (z blokadą stanów ujemnych, jeśli jest włączona).

Dokument powstaje tylko raz — ponowna zmiana statusu go nie dubluje. Zgłoszenie bez pozycji nie może zostać przyjęte. Więcej o dokumentach: Dokumenty magazynowe PW/RW/ZW/RZ.

Rozpatrzenie — decyzja

Przy zmianie na Rozpatrzony podajesz:

  • Decyzję: Uznana, Odrzucona albo Uznana częściowo (wymagana),
  • Sposób załatwienia: Zwrot pieniędzy (korekta faktury), Wymiana towaru, Naprawa, Obniżka ceny (korekta częściowa),
  • Uzasadnienie — trafia na protokół,
  • opcjonalny Komentarz.

Karta zgłoszenia

Przyciski u góry: Lista, Protokół, Edytuj, Zmień status, Wystaw korektę (gdy zgłoszenie dotyczy faktury) i Nadaj przesyłkę (przy zwrocie do dostawcy).

Na karcie: dane kontrahenta, kierunek, faktura źródłowa, magazyn, powód, opis, decyzja, uwagi wewnętrzne, zwracane pozycje, terminy (zgłoszono, termin rozpatrzenia, rozpatrzono, zamknięto), historia statusów oraz dokument magazynowy i korekty do faktury.

  • Wystaw korektę otwiera zwykłą korektę do faktury źródłowej — patrz Korekty faktur. Wystawione korekty pokazują się na karcie zgłoszenia.
  • Protokół — wydruk dla klienta: strony, powód, towary, decyzja z uzasadnieniem i miejsca na podpisy. Uwagi wewnętrzne nie trafiają na protokół.
  • Nadaj przesyłkę — przesyłka kurierska do dostawcy, patrz Wysyłki i kurierzy.

Edycja i usuwanie

  • Zgłoszenie edytujesz do momentu przyjęcia towaru — po wystawieniu dokumentu magazynowego oraz w statusie Zamknięty i Anulowany edycji nie ma.
  • Zgłoszenia z dokumentem magazynowym nie można usunąć — trzeba je anulować.