Skrzynka wydatków — OCR faktur kosztowych

Co to jest Skrzynka Wydatków?

Skrzynka Wydatków to moduł, który zmienia sposób wprowadzania faktur kosztowych. Zamiast ręcznie wpisywać dane z papierowej lub PDF-owej faktury, przeciągasz plik do panelu — system rozpoznaje dane przez OCR i tworzy fakturę zakupu w ewidencji VAT.

Workflow

Krok 1: Drag&drop pliku

Przejdź do Skrzynka Wydatków w bocznym menu. Przeciągnij PDF lub zdjęcie (JPG, PNG) faktury do okienka uploadu. Możesz też kliknąć i wybrać pliki z dysku.

Wspierane:

• PDF (faktura elektroniczna lub skan)
• JPG / PNG / WebP (zdjęcie telefonem)
• Wielu plików naraz (przeciągasz folder lub kilka plików)

Krok 2: OCR w tle

System uruchamia w tle:

1. Spatie PDF-to-Image — rozkłada PDF na obrazy stron (jedna strona = jeden obraz)
2. Tesseract OCR (PL) — z obrazu wyciąga tekst (działa też na zdjęciach z aparatu)
3. Parser regex + heurystyka — z tekstu wyciąga:
   • NIP sprzedawcy (10 cyfr)
   • Numer faktury (różne formaty: FV/2026/01, FK 12/2026, 2026-01-15-INV-001)
   • Datę wystawienia + datę sprzedaży
   • Kwoty netto / VAT / brutto per stawka

Status w panelu: „Skanowanie…” → „Gotowe do akceptacji”.

Krok 3: Sprawdzenie

W liście Skrzynki Wydatków widzisz nowy wpis ze statusem „Do akceptacji”. Klikasz — otwiera się formularz wstępnie wypełniony danymi z OCR.

System dodatkowo:

• Sprawdza NIP w białej liście MF (zwolnienie z odpowiedzialności solidarnej VAT)
• Pobiera dane firmowe z GUS (jeśli NIP rozpoznany w bazie)
• Jeśli kontrahent już istnieje w Twoim CRM — używa zapisanych danych

Krok 4: Akceptacja → Faktura zakupu

Sprawdzasz, korygujesz (jeśli OCR coś źle odczytał), klikasz „Zaakceptuj”. Faktura trafia:

• Do ewidencji VAT zakupów (z prawidłową stawką)
• Do KPiR (kolumna 10–13 wg typu kosztu)
• Do listy do zapłaty (jeśli niezapłacona)

Obsługiwane przypadki

Dostawcy krajowi — pełna detekcja, biała lista, GUS auto-fill.

Dostawcy zagraniczni — rozpoznawanie kraju z VAT UE, walidacja w VIES, kursy NBP do przeliczenia walut.

Paragony (mniejsze, bez NIP) — OCR rozpoznaje datę i kwotę, Ty przypisujesz kategorię kosztu ręcznie.

Faktury od zwolnionych z VAT — obsługa pól „np.” zamiast stawki VAT, brak naliczania VAT, ujęcie w ewidencji w stawce „zwolnione”.

Awaryjny zamiennik dla KSeF — gdy bramka KSeF jest niedostępna, możesz nadal prowadzić bieżącą ewidencję kosztów przez Skrzynkę.

Częste problemy

OCR nie rozpoznał kwoty — sprawdź jakość skanu/zdjęcia. Najlepiej: prosto, dobre światło, faktura w pełnym kadrze. Lub: użyj PDF zamiast zdjęcia.

Zły NIP — popraw ręcznie w formularzu akceptacji. System nadpisze również kontrahenta jeśli się zmieni.

Wiele faktur w jednym PDF — system traktuje każdą stronę PDF jako osobną fakturę. Jeśli to nie pasuje (np. dwustronicowa faktura jednego dostawcy), zaakceptuj jedną stronę, drugą usuń.

Wielkość pliku — limit 20 MB na plik. Dla większych skompresuj PDF lub zrób zdjęcie zamiast skanu.