Do czego to służy
Faktura zakupowa bez wskazanej kolumny KPiR nie trafia do księgi. Program nie zgaduje kolumny sam, bo błędne przypisanie zniekształca remanent i roczny dochód. Zamiast zostawiać takie dokumenty bez ruchu, panel proponuje kolumnę, a Ty ją zatwierdzasz.
Adres: Wystawianie dokumentów → Propozycje kategorii kosztów (/panel/koszty_propozycje).
Dostępność: propozycje z historii — każdy pakiet. Propozycje z modelu AI, przypomnienia o brakujących fakturach i odczyt trudnych skanów — pakiet Mini i wyższe. Propozycja kont Wn/Ma — pakiet Księgowość.
Skąd bierze się propozycja
Kolejność jest stała — od najpewniejszego źródła do najdroższego:
- Twoja reguła — jeśli zapamiętałeś kolumnę dla tego dostawcy, obowiązuje ona i nic innego nie jest sprawdzane.
- Historia dostawcy — ten NIP był już u Ciebie księgowany co najmniej dwa razy w jednej kolumnie. Działa w każdym pakiecie, nie wymaga internetu.
- Historia biura — jeśli Twoje konto obsługuje biuro rachunkowe, a tego samego dostawcę księgowano u innych jego klientów (co najmniej trzy dokumenty u dwóch klientów). Nie dowiesz się, u kogo — przy propozycji widać wyłącznie liczby, nigdy nazw ani NIP-ów innych klientów.
- Model językowy — dopiero gdy żadnej historii nie ma. Widzi tylko nazwę i NIP sprzedawcy, pozycje faktury oraz profil Twojej firmy (PKD, forma opodatkowania, status VAT). Nie widzi danych nabywcy ani numerów rachunków.
Przy każdej propozycji widać źródło, pewność w procentach i jednozdaniowe uzasadnienie.
Nic nie księguje się samo. Dokument trafia do księgi dopiero po Twojej akceptacji.
Reguły: „od tego dostawcy zawsze ta kolumna”
Przy akceptacji propozycji (i przy zapisie faktury zakupu) możesz zaznaczyć „zapamiętaj dla tego dostawcy”. Każda kolejna faktura od tego NIP-u dostanie tę kolumnę od razu, bez pytania modelu.
Reguła jest mocniejsza niż podpowiedź z historii, bo to Twoja jawna decyzja. Zapisanie jej poprawia też propozycje tego dostawcy, które już czekają na liście. Swoje reguły widzisz pod tabelą propozycji i możesz je stamtąd usunąć — wtedy wraca zwykła podpowiedź.
Pojazd i odliczenie VAT
Jeśli faktura wygląda na wydatek samochodowy (paliwo, myjnia, opony, serwis, przegląd, autostrada, parking, leasing, OC/AC), a Twoje konto ma wpisane pojazdy, propozycja wskazuje też pojazd. Bierze ten, pod którym księgowałeś ostatnio tego dostawcę, a gdy masz jedno auto — po prostu to jedno. Przy kilku autach bez historii wybierasz sam.
Przy każdym wierszu widać od razu, ile z tego odliczysz:
| Sposób użytkowania | VAT | Koszt podatkowy |
|---|---|---|
| mieszany (firmowo-prywatny) | 50 % | 75 % |
| wyłącznie firmowy, VAT-26 złożony | 100 % | 100 % |
| prywatny | 0 % | 20 % |
Akceptacja przypisuje pojazd przed zaksięgowaniem, więc limity trafiają do księgi od razu. Możesz też wybrać „— bez pojazdu —”, jeśli wydatek nie dotyczy żadnego auta.
Ostrzeżenia
Przy dokumencie może pojawić się żółty trójkąt:
- Nietypowa kwota — netto mocno odbiega od tego, co ten dostawca wystawiał dotąd (liczone od co najmniej trzech jego faktur). W opisie widać obie liczby.
- Możliwy duplikat — ten sam dostawca, ta sama kwota co do grosza i data w odstępie do siedmiu dni od innego dokumentu. Wykrywa to, czego nie widzi porównywanie numerów: tę samą fakturę wpisaną ręcznie i pobraną z KSeF. Faktura cykliczna na stałą kwotę raz w miesiącu ostrzeżenia nie wywoła.
Ostrzeżenie nie blokuje księgowania — panel nie wie, czy większa kwota to pomyłka, czy większe zamówienie. Taki wiersz wypada natomiast z akceptacji zbiorczej: trzeba go zatwierdzić osobno.
Brakujące faktury od stałych dostawców
Pod listą propozycji jest sekcja „Brakujące faktury kosztowe”. Panel zapamiętuje, którzy dostawcy wystawiają Ci fakturę co miesiąc (abonament, czynsz, leasing, hosting) — wystarczą trzy miesiące z fakturą w zbliżonym dniu — i pokazuje, których w bieżącym miesiącu jeszcze nie ma.
Przypomnienie pojawia się dopiero, gdy minie spodziewany dzień wystawienia (z zapasem pięciu dni) albo gdy miesiąc się zamknie — 2. dnia miesiąca panel nie alarmuje o fakturze, która zwykle przychodzi 10.
Przy każdej pozycji są dwa przyciski: „Mam już” (wycisza na ten jeden miesiąc) i kosz (usuwa wzorzec na stałe, gdy dostawca przestał wystawiać).
Skąd biorą się propozycje
Propozycje powstają w trzech momentach:
- przy zapisie faktury zakupu — od razu, jeśli historia dostawcy jest znana,
- w nocy — proces cykliczny o 4:30 przygotowuje je dla dokumentów bez kolumny, także dla faktur pobranych z KSeF,
- na żądanie — przycisk „Zaproponuj brakujące” sprawdza do 15 zakupów na jedno kliknięcie.
Model jest wołany tylko wtedy, gdy faktura ma pozycje — sama nazwa sprzedawcy to za mało, żeby wskazać kolumnę.
Gdy wybierzesz kolumnę ręcznie w formularzu faktury, otwarta propozycja zamyka się sama: zgodna z Twoim wyborem jako zaakceptowana, inna jako odrzucona.
Pytanie o konkretną fakturę
Przy każdej propozycji są dwa przyciski:
- ikona robota — otwiera asystenta z gotowym pytaniem o ten dokument. Asystent widzi tę fakturę: pozycje, stawki, kwoty i proponowaną kolumnę, więc odpowiada o niej, a nie ogólnikami.
- ikona komentarza — pisze o tym dokumencie do biura rachunkowego (a jeśli jesteś biurem — do klienta). Wątek zapamiętuje, której faktury dotyczy.
Jeśli propozycji nie ma
Najczęstsze powody:
- faktura nie ma pozycji — model nie dostanie z czego wnioskować; uzupełnij pozycje albo wybierz kolumnę ręcznie,
- pakiet poniżej Mini — działa wtedy sama historia dostawcy i historia biura,
- dostawca jest nowy i nie masz jeszcze historii — pierwsza propozycja przyjdzie z modelu, a Twoje akceptacje zbudują historię na przyszłość.