Co się zmieniło
Wystawienie faktury automatycznie tworzy wpis w księdze podatkowej. Nie musisz pamiętać, żeby raz w miesiącu wejść do księgi i kliknąć „Uzupełnij z faktur”.
Księga dobierana jest według formy opodatkowania ustawionej w danych firmy:
| Forma opodatkowania | Księga |
|---|---|
| skala podatkowa / podatek liniowy | KPiR |
| ryczałt od przychodów ewidencjonowanych | Ewidencja Przychodów |
Formę ustawisz w Ustawienia → Dane firmy. Ona decyduje też o tym, którą księgę widzisz w menu.
Które faktury się księgują
Automat obejmuje wszystkie ścieżki powstawania faktury, nie tylko ręczne wystawienie:
- faktura wystawiona w panelu
- faktura cykliczna wygenerowana automatycznie
- faktura z importu (EPP, JPK_FA)
- faktura odebrana z KSeF
- dokumenty z integracji sklepowych
Pomijane są dokumenty, które nie są dowodem księgowym:
- faktury pro-forma — to nie dowód księgowy
- dokumenty zakupowe — księga przychodów wykazuje sprzedaż
- pozycje o zerowej kwocie
Pod jaką datą trafia do księgi
To pytanie ma konkretną odpowiedź w ustawie, nie jest kwestią ustawienia.
Zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT przychód powstaje w dniu wydania rzeczy lub wykonania usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności. Liczy się więc najwcześniejsze z tych zdarzeń.
W praktyce dla faktury sprzedaży oznacza to wcześniejszą z dat: sprzedaży albo wystawienia.
Przykład: sprzedaż 10 marca, faktura wystawiona 15 marca → do księgi wchodzi pod 10 marca.
Data KSeF nie ma znaczenia dla księgi
To częste nieporozumienie, warte wyjaśnienia.
Przepis mówiący, że „fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF” (art. 106na ustawy o VAT) dotyczy wyłącznie VAT. Ustawy o podatku dochodowym nie zostały znowelizowane razem z KSeF — nadal mówią po prostu o „dniu wystawienia faktury”.
Do KPiR i Ewidencji Przychodów faktura wchodzi więc pod datą wystawienia, nigdy pod datą nadania numeru KSeF. Dotyczy to również trybu offline: faktura wystawiona dziś, a przesłana do KSeF za kilka dni, i tak księguje się pod dzisiejszą datą.
Konsekwencja: jedna faktura, dwie daty
Przy przełomie miesiąca ta sama faktura może trafić do dwóch różnych okresów:
Faktura wystawiona: 31 marca
Numer KSeF nadany: 4 kwietnia
─────────────────────────────────
Księga (PIT): MARZEC
Odliczenie VAT: KWIECIEŃ
To nie błąd — to dwa różne podatki rozliczane według dwóch różnych przepisów.
Data jest edytowalna
Automat obsługuje przypadek typowy, ale nie zna wyjątków — na przykład usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych (art. 14 ust. 1e) czy korekt wstecznych.
Dlatego datę ujęcia w księdze możesz poprawić w samym wpisie. Ponowne zapisanie faktury nie nadpisze Twojej zmiany.
Co robi przycisk „Uzupełnij z faktur”
Przycisk został w obu księgach, ale jego rola się zmieniła — to teraz narzędzie naprawcze:
- dociągnięcie faktur wystawionych przed wdrożeniem automatu
- przeliczenie całego miesiąca, gdy chcesz się upewnić, że nic nie umknęło
Jest bezpieczny do wielokrotnego użycia — nie tworzy duplikatów. Wpis dla tej samej faktury zostanie zaktualizowany, a nie dopisany drugi raz.
W KPiR znajdziesz go na pasku nad tabelą (ikona różdżki). Jeśli firma rozlicza się ryczałtem, zobaczysz komunikat:
Firma rozlicza się ryczałtem — przychody trafiają do Ewidencji Przychodów, nie do KPiR.
Wpisy dodane ręcznie są bezpieczne
Automat modyfikuje wyłącznie wpisy, które sam utworzył. Pozycje dodane ręcznie oraz wpisy z amortyzacji nie są dotykane — ani przy ponownym księgowaniu, ani przy usuwaniu faktury.
Co przy edycji i usunięciu faktury
- Edycja — wpis w księdze aktualizuje się automatycznie
- Usunięcie faktury — wpis znika razem z nią
Powiązane
- KPiR — księga dla skali i podatku liniowego
- Ewidencja przychodów — ryczałt
- Rozliczenie ryczałtu
- Faktury cykliczne